いつもビズらくのお役立ち情報を読んでくださっているみなさま、こんにちは！コンテンツ担当の佐伯です。

深刻な人手不足が叫ばれている現在、多くの企業は若手人材の確保に苦戦をしています。
「人材不足」と言われる世の中で、理想とする人材を採用するのは容易なことではありません。特に新卒採用においては、各社採用が激化しています。

そこで今回は、採用業務手順を振り返りながら、採用業務を効率化する方法とおすすめツールをご紹介します。企業の人事担当者さんや採用に力を入れていきたいと考えている役員・管理職のみなさま、その他、採用活動に限らず業務効率化に関心の高い方々必見です！

こんなに大変！採用業務フロー！

一言で「採用担当」と言っても、さまざまな工程があり業務は多岐にわたります。採用だけでなく内定者対応等の対応もあり、担当の範囲や担当者の人数によっては業務量がとても多くなるケースもあるでしょう。
まずは、採用業務の流れなど、「採用担当」の現状についてご紹介します。
採用業務のフローをイラストにまとめてみました。

主な業務を挙げているのでこれ以外の業務もあると思いますが、採用担当者さんは人材採用の際、こんなに業務をこなしているんですね！！

しかし採用活動は人を相手にする業務のため、あらゆる対応にコミュニケーションが発生し、都度対応を行う必要があり、どうしても効率化がしにくい業務です。
さらに、中小企業における採用担当者さんの場合、採用以外の業務を掛け持ちしている方も少なくありません。
例えば、部署名が「人事総務部」となっており、人事採用だけでなく総務としての役割を兼務されている場合もあるでしょう。また、人と関わる仕事ということで、個人情報を取り扱うことが多く、ミスが許されない環境であることも、大変さを助長させる要因になっているかと思います。

このように常に忙しく、やるべきことが山ほどある採用担当者さんが、採用業務を効率化するためにはどのような方法があるのでしょうか？ここからはビズらくがおすすめする採用業務効率化の方法を３つご紹介します。

①Web会議ツールで採用面接を効率化！

今では会議や商談などで一般的に使われるZoomなどのWEB会議ツールを採用業務に活用するのがおすすめです。

2024年現在、遠方や忙しい応募者にわざわざ来てもらう必要がなくなるため、日程調整がしやすく選考のスピードアップが図れることから様々な職場で利用されています。 対面での面談・面接の採用活動も有効ですが、早期のフラットで気軽な面接には、WEB会議ツールを活用する企業が多く、近年では採用担当者さんにとってはなくてはならない存在になりました。

WEB会議ツールは応募者や採用担当者、面接の対応を行う全ての人のスケジュールの調整がしやすく、面接件数を多くこなすこともでき、採用活動がスピードアップすること間違いありません！そのほかにもZoomを活用するメリットはたくさんあります。

このようにZoomをうまく活用できれば、採用面接にかかる時間的、金銭的コストを抑えつつ、より採用したい人材と密につながれそうですね！Zoomを使って採用業務を行う際には、有償プランのZoomがおすすめです。
無料プランとの違いが気になる方は以下の資料をご確認ください！

Zoom導入検討中の方におすすめ資料

さらにZoomオプションのウェビナーを活用すればオンライン説明会などを気軽に開催することができます。オンライン説明会やウェビナーは今では新しい採用活動の形として、定着しつつあります。自社の情報を知ってもらうと同時に、職場の雰囲気を感じてもらったり、学生側からの疑問に答えたりと、就職活動の序盤で効果的にアプローチすることができるのでぜひご検討ください！

②チャットを使って内定者とのコミュニュケーション！

採用活動を行って、内定してほしい人と巡り会えたとしても、実際に内定者さんが入社されるまでの間にコミュニケーションが全くないという状態は、採用担当者さんにも内定者さんにも、お互いにとって不安ですよね。
実は他社からも内定を受けているなど、内定者の状況を速やかに把握して対応することは、採用担当者さんにとって大切です。

そこで、内定者と継続的なコミュニケーションで状態を把握するためにおすすめのサービスがLINE WORKSです。LINE WORKSの使い方は普段使っている LINEとほぼ同じですが、LINEはプライベート用のチャットツール で、LINE WORKSはビジネス専用のチャットツールです。業務効率化を進めるだけでなく、個人のLINEと繋がることができる営業・内定者フォローなどにも使えるツールといえるでしょう。さらに、個人で使っているLINEを使う必要がなくなるので従業員のプライバシーも守ることができます。

採用活動におけるLINE WORKSの利用はちょっとした質問やお知らせを送るのに有効ですし、受け止める方の内定者さんにとっても手軽にやり取りでき、双方にとって気軽にコミュニケーションをとることができるといったメリットがあります。

入社されるまでの内定者さんの気持ちを、自社につなぎ止めるという意味でも、ぜひ活用したいものですね！

いかがでしょうか？採用担当者さん、内定者さんの双方にメリットがあるため気軽に相談できる環境を実現することができます。さらにグループ機能を活用すれば､内定者同士の繋がり強化も期待できます｡

LINEWORKSってどんなサービス？まずはここから！

③人事労務サービスで入社書類電子化！

入社にあたっては、書類の作成や提出だけでも手間のかかる作業が数多く発生します。もちろんこれは採用担当者さんだけでなく採用される側にもかなりの負担となります。そこでおすすめなのが入社までの膨大な必要資料を電子化してしまうことです。
とはいえ「入社手続きや雇用契約の電子化を検討する」といっても、どうすればよいかわからない。そんな方におすすめのツールがSmartHRです。

SmartHRはクラウド上で情報を一元管理しながら、煩雑な入社手続きを簡潔にすることが可能なツールです。入社情報の提出を電子上で依頼し、従業員がスマートフォン・PCで入力するだけなので入社手続きにかかるステップを大幅に短縮できます。

これまで入社手続きには膨大かつ煩雑な手間が発生していましたが、SmartHRなら簡単に手間を削減できそうですね！会社と従業員をつなぐ窓口ツールとしてSmartHRの導入はいかがでしょうか？

入社手続きから年末調整まで人事労務の業務効率化ならSmartHR！

まとめ：ツールを使って採用業務をもっとラクに！

ビズらくでは本記事でご紹介した採用担当者の皆さんの業務を効率化するツールを取り扱いしております。
膨大な仕事が発生する採用業務ですが、サービスのいろいろな機能を活用して採用業務を効率化しましょう！