Microsoft 365とは？office 365との違いや導入メリットを解説

Microsoft365とは、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションに加え、クラウドサービスやセキュリティ機能を統合したサブスクリプション型のソリューションです。従来のOffice365との違いや、導入するメリット、料金プランなどについて解説します。Microsoft365の導入を検討しているビジネスパーソンや企業、個人事業主の方々にとって役立つ情報を提供します。

Microsoft 365の概要

Microsoft365は、Word、Excel、PowerPointといったおなじみのOfficeアプリのほか、クラウドストレージやコラボレーションツール、セキュリティ機能が統合されたサービスです。サブスクリプションモデルで提供され、常に最新の機能を利用できます。ビジネス用途はもちろん、個人や家庭での利用にも対応できるよう、多様なプランが用意されています。このサービスによって、業務の効率化と安全性の向上が期待できます。

Microsoft 365とは何か

Microsoft365とは、Microsoft社が提供するサブスクリプション型のクラウドサービスです。従来の買い切り型Officeとは異なり、月額または年額の料金を支払うことで、Word、Excel、PowerPointといったOfficeアプリの最新版を常に利用できるのが特徴です。Officeアプリだけでなく、オンラインストレージのOneDrive、ビデオ会議ツールのTeams、メールサービスのOutlook(Exchange Online)、デジタルノートのOneNote、データベースのAccess、DTPソフトのPublisherなども含まれる総合的なアプリスイートとして提供されています。さらに、クラウドベースのサービスであるため、インターネット環境があれば、PCやMac、モバイル、タブレットなど複数のデバイスからアクセスし、オンラインで共同作業を行うことも可能です。常に最新のセキュリティ機能やアップデートが自動で適用されるため、安心して利用を継続できます。ビジネスにおける生産性向上やリモートワーク環境の整備に大きく貢献するソリューションと言えるでしょう。

Office 365との相違点

Microsoft365とOffice365の主な違いは、機能の範囲とサービス統合にあります。Office365は、2011年にパッケージ版Office製品のサブスクリプションサービスとして提供が開始されました。Word、Excel、PowerPointといった基本的なOfficeアプリに加え、TeamsやSharePointなどのグループウェアをサブスクリプション形式で利用できるサービスでした。一方、Microsoft365は、Office365のサービスに加えて、WindowsOSやセキュリティ機能であるEnterpriseMobility+Security(EMS)などが一体となった包括的なソリューションです。つまり、Office365はOfficeアプリと一部のクラウドサービスに特化していましたが、Microsoft365はこれらに加えてOSや高度なセキュリティ対策、デバイス管理機能も統合した点が大きな違いです。2020年4月には、Office365の多くのプランがMicrosoft365に名称変更され、ブランド統合が進められました。しかし、大企業向けの一部のプランでは、「Office365」と冠したプラン名が現在でも提供されています。これにより、Microsoft365は常に最新のWindowsOSとOfficeアプリ、そして強力なセキュリティ機能を利用できる、より広範なサービスとして位置づけられています。

主要なアプリケーションとサービスの種類

Microsoft365には、ビジネスや個人の生産性を向上させるための多彩なアプリとサービスが含まれています。主要なOfficeアプリとして、文書作成のWord、表計算のExcel、プレゼンテーションのPowerPointは、共同編集機能やAI翻訳、デザインサポートなどを活用することで、従来の作業スタイルを大きく変革できます。メールとスケジュール管理にはOutlookとExchangeOnlineが連携し、円滑なコミュニケーションをサポートします。チームでのコラボレーションを強化するTeamsは、チャットやビデオ会議、ファイル共有、タスク管理などを一元的に行えるため、リモートワーク環境でも円滑な業務遂行を支援します。大容量のオンラインストレージであるOneDriveforBusinessや、組織内の情報共有や文書管理を効率化するSharePointも利用できます。データベース管理にはAccess、デジタルノートにはOneNoteといったアプリも含まれています。さらに、セキュリティ面では、MicrosoftDefenderによるマルウェアやランサムウェアからの保護機能も提供され、より高度なセキュリティ対策が可能です。これらのを組み合わせることで、情報の一元化、共同作業の促進、セキュリティ強化など、多角的なメリットを享受できます。

Microsoft 365の主な機能と利用方法

Microsoft365は、日々の業務を効率化するための多様な機能と利用方法を提供しています。Word、Excel、PowerPointといったOfficeアプリケーションとクラウドサービスが密接に連携し、場所やデバイスを問わず作業を進められる点が大きな特徴です。また、Teamsなどのコラボレーションツールを活用することで、チーム内のコミュニケーションやファイル共有がスムーズに行えます。さらに、多層的なセキュリティ機能と一元的な管理機能も備わっており、企業のデジタル環境を安全に保ち、効率的に運用することが可能です。

Officeアプリケーションとクラウド連携

Microsoft365の最大の特徴の一つは、Word、Excel、PowerPoint、OutlookといったおなじみのOfficeアプリとクラウドサービスが密接に連携している点です。この連携により、ユーザーは場所やデバイスを問わずに作業を進められるようになります。例えば、Wordで作成した文書はOneDriveなどのクラウドストレージに保存され、PCだけでなく、モバイルやタブレットからもアクセス・編集が可能です。これにより、外出先や自宅からでもオフィスと同じ環境で作業を継続でき、リモートワークやテレワーク環境の整備に大きく貢献します。また、クラウド上でファイルが管理されるため、常に最新バージョンのファイルにアクセスでき、複数人での共同編集もリアルタイムで行えます。Microsoft365のサブスクリプションには、常に最新のOfficeアプリが自動的にアップデートされるため、手動でのインストールやバージョンアップの必要がありません。これにより、常に最新の機能とセキュリティ対策が施された状態でオフィスアプリを利用でき、業務の効率化と安全性の向上を両立できます。Web版のOfficeonlineアプリも提供されており、アプリのインストールが不要な環境でも基本的な編集作業が可能です。

コラボレーションツールの活用

Microsoft365は、チームでの共同作業を円滑にするための多様なコラボレーションツールを提供しています。その中心となるのがMicrosoftTeamsです。Teamsを使えば、チャット、オンライン会議、ビデオ通話、ファイル共有、プロジェクト管理などを一元的に行えます。チームごとに専用のチャネルを作成し、特定の話題に関するコミュニケーションを集約したり、ファイルを共有して共同編集したりすることが可能です。また、Teamsの会議機能では、メンバーのスケジュールや会議室の空き状況をOutlookの予定表と連携して確認できるため、スムーズな会議設定が行えます。ファイル共有にはOneDriveやSharePointが活用され、クラウド上でファイルを安全に管理し、チームメンバーや外部のパートナーとの共有や共同作業を容易にします。特にリアルタイムでの共同編集機能は、チームの生産性向上に非常に効果的です。さらに、MicrosoftFormsを活用すれば、アンケートやクイズを簡単に作成・共有し、メンバーからのフィードバックを効率的に収集できます。これらのツールを組み合わせることで、チーム内の情報共有が迅速化され、タスク管理も効率的に行えるため、円滑なチームワークと生産性の向上が実現できます。

セキュリティと管理機能

Microsoft365は、ビジネスのデータを保護し、セキュアな環境を維持するための高度なセキュリティ対策と管理機能を提供します。法人向けプランでは、従来のOffice365のサービスに加えて、クラウドベースでデバイス管理やセキュリティ管理を行うEnterpriseMobility+Security（EMS）が一体となっているため、包括的なセキュリティ強化が可能です。具体的なセキュリティ機能としては、多要素認証（MFA）の導入により、IDとパスワードだけでなく、別の要素（スマートフォンなど）を使った認証を必須とすることで、不正アクセスのリスクを大幅に軽減できます。データ暗号化も施されており、通信中のデータやクラウドストレージに保存されたデータが保護されるため、情報漏洩のリスクを低減できます。また、MicrosoftDefenderによってマルウェアやランサムウェアなどの脅威からシステムが継続的に監視され、リアルタイムでのアラートや専門家のガイダンスが提供されるため、オンラインでの安全性が高まります。管理機能としては、Microsoft365管理センターから、ユーザーアカウントの管理、ライセンスの割り当て、セキュリティ設定、利用状況のレポート作成などを一元的に行うことができます。これにより、IT管理者の負担を軽減し、効率的なシステム運用を実現します。さらに、アクセス権限の管理やスパム・マルウェアの自動検出機能も備わっており、組織の機密情報を保護し、コンプライアンスを遵守する上でも有効なサービスです。これらのセキュリティと管理機能により、リモートワーク環境下でも安心して業務を遂行できる強固な環境を構築できます。

AIアシスタントツールcopilotとの連携について

Microsoft 365は、AIアシスタントツールであるCopilot for Microsoft 365との連携により、その機能をさらに拡張しています。Copilotは、生成AIの技術をOfficeアプリケーションに統合し、ユーザーの生産性を飛躍的に向上させる可能性を秘めています。

copilotとは

Copilotは、Microsoftが開発した先進的なAIアシスタントツールであり、OpenAIのGPT（特にGPT-4）を用いた生成的人工知能の一種です。自然言語処理技術を活用しており、ユーザーの質問やリクエストを理解し、直接的な回答を生成するだけでなく、文章作成や画像生成、データ分析などもサポートします。Copilotは、チャット機能ベースのアプリとして提供され、ユーザーが自分の言葉でやりたいことを伝えるだけで、タスクの実行、情報の検索、コンテンツ生成など多岐にわたる作業を行うことができます。例えば、メールや資料の作成、コードの生成といった文章コンテンツの生成はもちろん、OpenAIが開発した画像生成AI「DALL-E 3」が組み込まれており、ユーザーの指示に基づいて画像を生成することも可能です。対応言語も豊富で、英語、中国語、日本語、スペイン語、フランス語、ドイツ語など、主要な自然言語に対応しています。個人向けのCopilot in Windowsから、法人向けのMicrosoft 365 Copilotまで提供されており、幅広いユーザーのニーズに応える設計となっています。

Microsoft 365との連携によるメリット

Copilot for Microsoft 365は、Microsoft 365のアプリケーションとシームレスに連携することで、業務効率化と生産性向上に大きなメリットをもたらします。Copilotは、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリに統合されており、ユーザーは慣れ親しんだ環境でAIの機能を活用できます。これにより、新しいツールの導入や学習コストを最小限に抑えながら、AIの恩恵を享受することが可能です。

具体的な連携によるメリットは多岐にわたります。例えば、Wordでは文書の自動生成や編集支援、校正、翻訳が行え、PowerPointではプレゼンテーション資料の要約や翻訳、ゼロからのアイデア出し、さらにはDALL-Eを活用した画像生成も可能です。Excelでは、データの分析や可視化、適切な関数の提案、データの特徴の読み取りなどをスムーズに行えるため、複雑なデータでも視覚的に理解しやすい形で表現できます。Outlookでは、メールの作成サポートや管理、文面提案、誤字脱字チェック、大量のメールの整理やスレッドの要約などが可能となり、メール業務を大幅に効率化できます。Teamsでは、オンライン会議で話された内容の自動記録や議事録作成、会議内容の要約、タスクのリマインダー設定、アイデア出しのサポートなどが実現し、会議の効率化に貢献します。

また、Copilot for Microsoft 365の大きな特徴は、Microsoft製品間での横断的な作業に対応できる点です。例えば、Wordで作成した文章とExcelで作成したデータを使ってPowerPointでスライドを作成したり、Outlookで送られてくる請求書データを取引先ごとにExcelで集計したりといった自動化が可能になります。Microsoft 365 Copilotでは、プロンプト、応答、およびMicrosoft Graph経由でアクセスされるデータが、基盤となる大規模言語モデル（LLM）のトレーニングには使用されないとされています。これにより、個人情報や機密情報がAIを通じて漏洩するリスクを防ぎ、安心して利用できる点も大きなメリットです。ただし、Copilotの機能を使用する際には、プライバシー設定の選択が可能です。 これらの連携機能により、日々の業務における時間のかかる単純作業やミスが起こりやすい作業をAIがサポートし、ユーザーがより創造的で重要な業務に集中できる環境を提供します。

Microsoft 365の料金プラン

Microsoft365の料金プランは、利用するユーザーの規模や目的に合わせて多様な選択肢が用意されています。個人向けから法人向け、大企業向けのエンタープライズプランまで幅広く提供されており、サブスクリプションモデルのため、月額または年額の費用を支払うことで常に最新の機能を利用できます。買い切り型のOfficeとは異なり、更新作業やサポート終了によるバージョンアップの心配がない点もメリットです。

個人向けプラン

Microsoft365の個人向けプランは、主に「Microsoft365Personal」と「Microsoft365Family」の2種類が提供されています。これらのプランは、個人や家庭での利用、あるいは個人事業主やスモールビジネスでの利用に適しています。
「Microsoft365Personal」は1ユーザー向けのプランで、年間契約で21,300円、月額契約で2,130円の費用がかかります。Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNoteなどの主要なOfficeアプリがフル機能で利用でき、1TBのOneDriveクラウドストレージも含まれています。同時に5台までのデバイスにサインインして利用できるため、複数のデバイスを使い分ける個人ユーザーにとって便利です。また、MicrosoftCopilotが搭載されており、AIを活用した生産性向上アプリやデータおよびデバイスセキュリティ機能も利用できます。
「Microsoft365Family」は最大6人まで利用できるプランで、年間27,400円、月額2,740円とPersonalより高価ですが、1人あたり約4,567円/年となり、複数人で利用する場合には非常にお得な価格設定です。各ユーザーに1TBのOneDriveストレージが提供され、合計で最大6TBのセキュアなクラウドストレージが利用可能です。Personalプランと同様に、MicrosoftCopilot搭載の生産性向上アプリやデータ・デバイスセキュリティ、広告なしの安全なメール機能が利用できます。ファミリーセーフティ機能も含まれており、家族での情報共有や連絡、個人のスケジュール管理など、幅広い用途に対応します。これらのプランは、買い切り型のOffice製品とは異なり、サブスクリプション型であるため、常に最新バージョンに自動更新され、追加料金なしで新機能が利用できます。契約期間は1か月または1年から選択でき、契約の更新はMicrosoftアカウントでキャンセルしない限り自動で行われます。これにより、常に最新かつ安全な環境でOfficeアプリを利用できるメリットがあります。

ビジネス向けプラン

Microsoft365のビジネス向けプランは、従業員規模300人以下の中小企業を主なターゲットとしており、企業のニーズに合わせて複数のオプションが用意されています。これらのプランは、Officeアプリだけでなく、クラウドサービスやセキュリティ機能を統合したソリューションを提供し、生産性向上とセキュリティ強化を両立させます。
主要なビジネス向けプランとしては、「Microsoft365BusinessBasic」「Microsoft365BusinessStandard」「Microsoft365BusinessPremium」「Microsoft365Appsforbusiness」の4種類があります。
「Microsoft365BusinessBasic」は、主にWeb版とモバイル版のOfficeアプリとクラウドサービス（Teams、OneDrive、ExchangeOnlineなど）を利用したい企業向けのプランです。価格は比較的安価で、リモートワークや場所を問わない共同作業に重点を置く企業に適しています。
「Microsoft365BusinessStandard」は、BusinessBasicの機能に加え、Word、Excel、PowerPointなどのデスクトップ版Officeアプリが含まれる標準的なプランです。ExchangeOnlineやSharePointOnline、Teamsなどのコラボレーションツールも備わっており、幅広い業務に対応できます。多くの企業にとってバランスの取れた選択肢となるでしょう。
「Microsoft365BusinessPremium」は、BusinessStandardのすべての機能に加えて、高度なセキュリティ機能であるEnterpriseMobility+Security(EMS)とデバイス管理機能が利用できる最上位プランです。MicrosoftDefenderによるマルウェアやランサムウェアからの保護強化、Intuneによる端末管理が可能となり、テレワークに必要な環境とセキュリティ対策を高いレベルで実現したい企業におすすめです。
「Microsoft365Appsforbusiness」は、常に最新バージョンのデスクトップ版OfficeアプリケーションとOneDriveのみが利用できるプランです。メールやグループウェアは含まれないため、Office製品を柔軟に利用したいが、その他のクラウドサービスは別途契約している企業に適しています。
これらのプランはすべてサブスクリプション型で提供されており、月額または年額で料金を支払うことで常に最新の機能とセキュリティアップデートを利用できます。契約人数の増減にも柔軟に対応できるため、企業の成長や組織変更に合わせてプランを調整しやすい点もメリットです。

エンタープライズ向けプラン

Microsoft365のエンタープライズ向けプランは、主に大企業や301名以上の従業員を抱える組織を対象として設計されており、高度なセキュリティ、管理機能、コンプライアンス要件に対応するための包括的なサービスを提供しています。主要なエンタープライズ向けプランには、「Microsoft365E3」と「Microsoft365E5」があります。
「Microsoft365E3」は、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリケーションに加え、ExchangeOnline、SharePointOnline、Teamsといったコラボレーションツール、そしてセキュリティ機能が統合された包括的なプランです。E3プランでは、EnterpriseMobility+Security（EMS）の一部機能が提供され、基本的なデバイス管理やID保護が可能となります。これにより、大企業が必要とする生産性ツールとセキュリティ基盤の両方を網羅しています。
「Microsoft365E5」は、E3プランの全機能に加え、より高度なセキュリティ、コンプライアンス、音声通話機能が追加された最上位のエンタープライズプランです。具体的には、高度な脅威保護（MicrosoftDefenderforEndpointなど）、情報ガバナンス機能、コンプライアンスツール、PowerBIによる高度なデータ分析機能などが含まれます。特に、サイバーセキュリティ脅威への対策や、規制要件への対応が厳しく求められる企業にとって、E5プランは最適な選択肢となります。
また、現在でもOffice365EnterpriseE1、E3、E5といったプラン名で購入が可能な場合があり、これらは主にOfficeアプリケーションとグループウェアに特化しています。しかし、Microsoft365のエンタープライズプランは、Office365のサービスに加え、WindowsOSやEnterpriseMobility+Security(EMS)を含むことで、より広範なIT環境をカバーします。これらのエンタープライズ向けプランは、サブスクリプション形式で提供されるため、常に最新の機能とセキュリティアップデートが適用され、大規模な組織のIT管理を簡素化し、運用コストを最適化するメリットがあります。企業規模やセキュリティ要件に応じて、最適なプランを選択することが重要です。

Microsoft 365を導入するメリットとは

Microsoft365の導入は、ビジネスにおいて多大なメリットをもたらします。サブスクリプション型であるため、常に最新のOfficeアプリケーションを利用できるだけでなく、クラウドベースのサービス連携により、生産性の向上、コスト削減、リモートワーク環境の整備、セキュリティ対策の強化が実現されます。

生産性の向上とコスト削減

Microsoft365を導入することで、生産性の向上とコスト削減の両面で大きなメリットを享受できます。生産性の向上においては、Word、Excel、PowerPointといったOfficeアプリの共同編集機能や、Teamsによるリアルタイムのコミュニケーションが挙げられます。これにより、チームでの共同作業がスムーズになり、情報共有の遅延やファイルのバージョンの食い違いといった問題を解消できます。また、Microsoft365は常に最新バージョンに自動更新されるため、新しい機能や改善点がすぐに利用でき、業務効率の最適化に繋がります。
コスト削減の面では、初期費用の抑制が大きなメリットです。買い切り型のOffice製品とは異なり、高額な初期投資が不要で、月額または年額のサブスクリプション料金を支払うことで利用を開始できます。これにより、特に中小企業や個人事業主にとって導入のハードルが低くなります。さらに、クラウドベースのサービスであるため、社内サーバーの導入や維持管理にかかるコストや手間を削減できます。システムのアップデートやバックアップもMicrosoft側で行われるため、IT管理者の運用負担が軽減され、人件費の削減にも繋がる可能性があります。また、1つのライセンスで複数のデバイスにOfficeアプリをインストールできるため、デバイスごとのライセンス購入費用を抑えることも可能です。これらのメリットにより、Microsoft365は費用対効果の高いIT投資として、ビジネスの効率化に貢献します。

リモートワーク環境の整備

Microsoft365を導入するメリットの一つは、リモートワーク環境の整備に大きく貢献する点です。現代の多様な働き方に対応するためには、場所やデバイスにとらわれずに業務を遂行できる環境が不可欠であり、Microsoft365はその要件を満たす包括的なソリューションを提供します。
まず、Microsoft365はクラウドベースのサービスであるため、Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリや、業務データにインターネット経由でどこからでもアクセス可能です。これにより、社員は自宅や外出先など、オフィス以外の場所からでもPC、タブレット、スマートフォンといった複数のデバイスを使用して作業を進めることができます。特に、1つのライセンスでPC、タブレット、スマートフォンそれぞれ5台までOfficeをインストールし、サインインできるため、デバイス間の連携もスムーズです。
次に、コラボレーションツールであるMicrosoftTeamsの活用は、リモートワーク環境下でのコミュニケーションとチームワークを劇的に改善します。Teamsは、チャット、ビデオ会議、ファイル共有、プロジェクト管理機能を統合しており、離れた場所にいるチームメンバー間でも円滑な情報共有や意思決定を可能にします。オンライン会議では、資料の共有や共同編集もリアルタイムで行えるため、対面と変わらない効率で議論を進めることができます。
さらに、OneDriveforBusinessによる大容量のクラウドストレージは、ファイルの安全な保存と共有を可能にし、PCの故障や紛失に備えたデータのバックアップ先としても機能します。これにより、リモート環境でも重要なデータへのアクセスを確保し、情報共有の遅延を防ぎます。
これらの機能の組み合わせにより、Microsoft365は、出社しなくても円滑に業務を遂行できる環境を整備し、場所にとらわれない柔軟な働き方を実現する上で不可欠なツールとなります。結果として、社員のワークライフバランスの向上や、災害時などの事業継続性の確保にも繋がるといえるでしょう。

セキュリティ対策の強化

Microsoft365を導入する大きなメリットの一つは、セキュリティ対策の強化が図れる点です。特にリモートワークが普及する中で、情報漏洩やサイバー攻撃のリスクは高まっており、強固なセキュリティ基盤の構築は企業の喫緊の課題となっています。Microsoft365は、多様なセキュリティ機能と管理機能を提供し、安心して業務を遂行できる環境を提供します。
まず、Microsoft365の上位プランでは、EnterpriseMobility+Security(EMS)など高度なセキュリティ機能が利用可能です。これにより、スパムやマルウェアの自動検出、データ漏洩防止(DLP)、アクセス権限の管理など、多層的なセキュリティ対策を講じることができます。MicrosoftDefenderによるマルウェアやランサムウェアからの保護も強化されており、常に脅威を監視し、リアルタイムでアラートを発することで、情報資産を保護します。
次に、認証まわりの強化として、多要素認証（MFA）の導入が挙げられます。MFAは、IDとパスワードだけでなく、スマートフォンや生体認証など複数の認証要素を組み合わせることで、不正ログインのリスクを大幅に低減します。また、条件付きアクセス機能により、特定のデバイスや場所からのアクセスのみを許可するなど、より厳格なアクセス制御が可能です。
さらに、Microsoft365はクラウドサービスであるため、データセンター内外での冗長管理やTLSを使用した通信の暗号化など、Microsoft側で徹底したセキュリティ対策が実施されています。ISO27001などの情報セキュリティに関する国際基準にも準拠しており、高い信頼性のもとでサービスが提供されています。
Microsoft365のサブスクリプションモデルでは、常に最新のセキュリティアップデートが自動的に適用されるため、新たな脅威にも迅速に対応できます。これにより、IT管理者が個別にセキュリティ対策を行う負担が軽減され、常に最適なセキュリティ環境を維持することが可能です。これらのメリットにより、Microsoft365は、企業の重要な情報資産を守り、コンプライアンスを遵守する上で不可欠なセキュリティ基盤を提供します。

Microsoft 365の利用開始ガイド

Microsoft365の利用を始めるには、まずアカウントの作成と初期設定が必要です。その後、基本的な使い方を理解し、便利なヒントを活用することで、より効率的にMicrosoft365を使いこなすことができます。

アカウント作成と初期設定

Microsoft365の利用を開始するには、まずMicrosoftアカウントを作成し、適切なプランに申し込みを行う必要があります。個人向けプランの場合は、Microsoftの公式サイトや家電量販店、ECショップなどでライセンスキーを購入し、Microsoftアカウントに紐付けることでサインインが可能になります。法人、企業、個人事業主向けのビジネスプランを導入する場合は、Microsoftの公式ページだけでなく、ITディストリビューターやその販売代理店を通じての申し込みも可能です。ベンダーから申し込むメリットとして、導入や移行、活用に関する独自のサポートサービスを利用できる点が挙げられます。特に大企業の場合は、自社のリソースだけでは導入が難しいケースもあるため、専門家からのサポートは非常に有効です。
アカウント作成後、初期設定として、Microsoft365管理センターにログインし、ユーザーの追加やライセンスの割り当て、ドメイン設定などを行う必要があります。管理センターは、アプリケーションとサービスを一元的に管理するための重要なハブとなります。この管理センターを通じて、ユーザーごとのアクセス権限の設定や、セキュリティポリシーの適用なども行えます。初期設定を適切に行うことで、セキュリティが確保された状態でスムーズにMicrosoft365の利用を開始し、ビジネスに活用できる環境を構築できます。

基本的な使い方と便利なヒント

Microsoft365の基本的な使い方としては、まずWord、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリをインストールし、サインインして利用を開始します。これらのアプリは、PC、Mac、モバイル、タブレットなど複数のデバイスで利用できるため、場所を選ばずに作業が可能です。OneDriveを活用することで、作成したファイルをクラウドに保存し、どこからでもアクセス・共有・共同編集ができるようになります。
MicrosoftTeamsは、チャット、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理を一元的に行うための中心的なツールです。チーム内でチャネルを作成し、特定のプロジェクトや話題に関するコミュニケーションを集約することで、情報共有を効率化できます。Outlookはメール送受信だけでなく、連絡先やスケジュールの管理、チームメンバーとの予定共有にも活用できます。
より便利に使いこなすためのヒントとしては、まず「PowerPlatform」の活用が挙げられます。PowerPlatformは、PowerBI（ビジネスデータ分析）、PowerApps（アプリ開発）、PowerAutomate（業務プロセス自動化）、PowerVirtualAgents（AIチャットボット）から成り、業務の自動化や独自のアプリ構築、チャットボット活用によるDX化を促進できます。例えば、PowerAutomateを使って繰り返しの業務を自動化することで、作業効率を大幅に向上させることが可能です。
また、Officeテンプレートの活用は、資料作成の時短に繋がります。Microsoft365はロイヤリティフリーのテンプレートやストック写真、アイコン、フォントなどのクリエイティブコンテンツも提供しており、質の高いドキュメントを効率的に作成できます。各アプリケーションの言語設定変更やエディター機能のカスタマイズにより、個人に最適化された作業環境を構築することも可能です。
さらに、Microsoft365は常に最新の機能が提供されるため、定期的に新機能に関する情報やサポートドキュメントを確認し、積極的に活用していくことが重要です。トラブルが発生した際には、Microsoftのテクニカルサポート（電話やチャット）を利用することで、迅速な解決を図ることができます。これらの基本的な使い方と便利なヒントを習得することで、Microsoft365のポテンシャルを最大限に引き出し、業務の生産性を向上させることができるでしょう。