無料で使えるOffice WEB版とは？利用方法や有料のMicrosoft 365との違いをご紹介

無料でWordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリを使いたいと考えている方にとって、Web版Officeは非常に魅力的な選択肢です。Web版Officeは、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、インストール不要で手軽に利用できるのが大きな特徴といえるでしょう。しかし、無料版であるため機能には一部制限があり、有料のMicrosoft365とはいくつかの違いがあります。本記事では、Web版Officeで何ができるのか、基本的な使い方、そして無料版と有料版（Microsoft365）の明確な違いについて詳しく解説し、利用を検討している個人利用者や学生、企業担当者の方々に役立つ情報を提供します。

Web版Officeの概要

Web版Officeは、Microsoftが提供する無料のオンラインサービスであり、パソコンにOfficeアプリをインストールしていなくても、Webブラウザを通じてWord、Excel、PowerPointといった基本的なOfficeアプリを利用できる点が特徴です。インターネットに接続できる環境であれば、場所やデバイスを問わずにMicrosoftアカウントでログインし、Officeアプリを無料で利用できます。Web版OfficeはOfficeOnlineとも呼ばれ、手軽にOfficeアプリを利用したい場合に便利なサービスといえるでしょう。

Web版Officeについて

Web版Officeは、インターネット環境があれば、Webブラウザを通じてWord、Excel、PowerPointなどのMicrosoftOfficeの主要アプリを無料で利用できるオンラインサービスです。このWeb版Officeは、パソコンへのアプリのインストールが不要であり、ネットに接続できる環境であれば、どのデバイスからでも手軽にアクセスしてOfficeの機能を使うことが可能です。Officeアプリが利用できるため、急遽Officeファイルを確認したり、簡単な編集を加えたりする際に非常に役立ちます。オンラインストレージサービスのOneDriveと連携しており、作成したドキュメントは自動的にOneDriveに保存される仕組みです。これにより、異なるデバイスから同じMicrosoftアカウントでログインすれば、どこからでも作業の続きを行える利便性があります。個人利用や学生の方々にとって、Officeアプリの基本的な機能を利用できるのは大きなメリットといえるでしょう。

Web版Officeでできること

Web版Officeでは、Word、Excel、PowerPointといった主要なOfficeアプリの基本的な機能を利用することが可能です。具体的には、これらのアプリで新規ファイルの作成、既存ファイルの閲覧、そして簡単な編集を行うことができます。例えば、Wordを使って文書を作成したり、Excelでスプレッドシートのデータを編集したり、PowerPointでプレゼンテーションを準備したりするといった作業がWebブラウザ上で行えます。また、OneDrive上のファイルを読み込んだり、作成・編集したファイルをOneDriveに保存したりすることも可能です。Web版Officeはクラウドサービスの特徴を活かし、他のユーザーとデータを共有して共同編集を行う機能も提供しています。これにより、複数人で同じドキュメントをリアルタイムで編集する共同作業もスムーズに行えるため、グループでのプロジェクトや課題に取り組む学生にとって非常に便利です。

Web版Officeの利用手順

Web版Officeを利用する際は、まずMicrosoftアカウントを作成し、その後Web版Officeのサイトにアクセスしてログインするという流れになります。この使い方を習得することで、インターネット環境があればどこからでもOfficeアプリの利用が可能となります。

Microsoftアカウントの作成

Web版Officeを利用するには、まずMicrosoftアカウントを作成する必要があります。Microsoftアカウントは無料で作成でき、OfficeOnline（Web版Office）を初めて利用する際には、このアカウントが必須となります。アカウント作成の際には、Web上でWord、Excel、PowerPointなどを無料で利用できる公式ページにアクセスし、「無料でサインアップ」をクリックして手続きを進めます。画面の指示に従い、メールアドレスやパスワード、セキュリティコードの入力、本人確認などを行い、アカウント作成を完了させます。既に個人用のMicrosoftアカウントを所有している場合は、改めて作成する必要はなく、既存のアカウントを使用してWeb版Officeにログインできます。

Web版Officeへのアクセス

Web版Officeを利用するには、まずMicrosoftアカウントでログインする必要があります。Web版Officeの公式サイトにアクセスし、「サインイン」または「無料でサインアップ」をクリックします。ログインページでMicrosoftアカウントのメールアドレスとパスワードを入力してサインインすることで、Web版Officeのホームページが表示されます。ここからWord、Excel、PowerPointなどのアプリのアイコンをクリックすれば、すぐに利用を開始できます。端末にアプリのインストールは不要であり、インターネットに接続されたWebブラウザがあれば、どこからでも手軽にOfficeアプリを利用できる点が、このWeb版Officeの大きな利便性です。

ファイルの保存方法

Web版Officeで作成または編集したファイルの保存は、主にクラウドストレージであるOneDriveに自動で行われます。Web版Officeのアプリで直接開くことができるのはOneDrive上のファイルのみであり、新規作成したファイルの保存先もOneDriveがデフォルトとなります。そのため、ローカルに保存されているファイルを開いて編集したい場合は、あらかじめOneDriveにアップロードしておく必要があります。OneDriveは、WordやExcel、PowerPointといったOfficeドキュメントのバックアップや、複数ユーザーでのファイル共有に利用できるクラウドストレージであり、Web版Officeとの連携が非常にスムーズです。無料版のWeb版OfficeではOneDriveのストレージ容量が5GBまで無料で利用可能ですが、この保存容量には制限があるため注意が必要です。OneDriveに保存されたファイルは、他のパソコンから同じMicrosoftアカウントでログインすることで、どこからでも続きの編集作業を行うことができ、非常に便利です。

Web版Officeの留意点

Web版Officeは無料で手軽に利用できる一方で、いくつかの留意点や制限が存在します。これらの制限を理解しておくことは、利用目的と合致しているかを確認するために重要です。

オフラインでの利用

Web版Officeはブラウザ上で動作するアプリであるため、インターネット接続が必須であり、オフライン環境では利用できません。オフラインの状態では、ファイルを開くことすらできないだけでなく、Webアプリを起動すること自体が不可能です。これは、Web版Officeがクラウドベースのサービスとして提供されているため、常にネットに接続していることが前提となるためです。そのため、インターネット環境がない場所での作業が必要な場合は、Web版Officeは使えないため、パソコンにアプリをインストールしてオフラインでも利用できるMicrosoft365などの有料版Officeを検討する必要があります。デスクトップ版のOfficeアプリが提供されているMicrosoft365のプランであれば、オフラインでの利用も可能です。オフラインでの作業の有無は、Web版Officeの利用を検討する上で重要な違いの一つといえるでしょう。

機能の制限

Web版Officeは、有料版のデスクトップアプリと比較して、機能にいくつかの制限があります。特に、マクロ機能に関しては、Web版Excelでは従来のExcelマクロ（VBA）の作成、編集、実行が基本的にできません。代わりに「Officeスクリプト」という機能が存在しますが、これはOneDriveforBusinessのライセンスが必要となる場合があり、従来のVBAとは異なる利用方法となります。PDFファイルの直接編集機能も制限されており、PDFファイルをWeb版Officeで開くと、閲覧は可能でも編集ができないといったケースが見られます。また、一部の高度な編集機能やアドインなども使えない場合があります。これらの制限は、無料で手軽に利用できる反面、複雑な作業や特定の機能が必要な場合には、Web版Officeでは対応できない可能性があることを意味します。そのため、Web版Officeの利用を検討する際は、これらの機能制限を考慮し、自身の必要な機能が利用可能かどうかを確認することが重要です。

保存先の制限

Web版Officeで作成または編集したファイルの保存先は、MicrosoftのクラウドストレージであるOneDriveの他、ローカルPCのストレージも選択可能です。Web版Officeはクラウドベースのサービスですが、ファイルの新規作成時や保存時に、OneDriveとローカルPCのどちらに保存するかを選択できます。 また、デフォルトの保存先をOneDriveではなくローカルPCに設定することも可能です。

既存のローカルファイルをWeb版Officeで開いて編集したい場合は、まずそのファイルをOneDriveにアップロードしてから作業を行う必要があります。

保存先の選択肢がある一方で、OneDriveの無料版ストレージ容量は通常5GBまでです。これを超えるデータを保存したい場合は、有料プランへのアップグレードや他のクラウドストレージサービスの利用を検討する必要があるでしょう。

Microsoft 365との比較

Web版Officeが無料で提供されている一方、Microsoft365は有料のサブスクリプションサービスであり、両者には機能や利用方法に大きな違いがあります。この違いを理解することは、自身の利用目的に合ったOffice環境を選ぶ上で非常に重要です。

Microsoft 365とは

Microsoft 365は、Word、Excel、PowerPointといったOfficeアプリに加えて、クラウドストレージのOneDriveやコミュニケーションツールのMicrosoft Teamsなど、多様なサービスを統合したサブスクリプション型のMicrosoft Officeサービスです。かつて「Office 365」という名称で提供されていたサービスと基本的に同じであり、常に最新バージョンのアプリを利用できる点が特徴です。Microsoft 365を契約すると、これらのOfficeアプリをパソコンにインストールして利用できるデスクトップアプリ版が提供されます。デスクトップアプリ版は、オフライン環境でも利用できるため、インターネット接続がない場所でも作業が可能です。また、インストール可能なデバイス数はプランによって異なり、家庭向けプランでは台数制限なくインストールでき、法人向けプランではPC、タブレット、スマートフォンそれぞれ5台まで（合計15台）インストールして利用できる柔軟性も持ち合わせています。Microsoft 365は、ファイル共有の容易さ、常に最新バージョンで利用できること、複数の端末での活用、豊富なアプリケーションやストレージの利用、そして高度なセキュリティ機能など、多くのメリットを提供しており、特にビジネス利用においては利便性が高いとされています。

Web版OfficeとMicrosoft 365の違い

Web版OfficeとMicrosoft365の最も大きな違いは、利用料金と機能の範囲、そしてアプリの提供形態です。Web版Officeは無料で利用できますが、ブラウザ上での利用に限定され、機能に制限があります。例えば、マクロ機能や高度な編集機能はWeb版では利用できないか、制限されることが多いです。また、Web版Officeはインターネット接続が必須であり、オフラインでは利用できません。保存先もOneDriveのみに限定され、ローカルファイルへの直接保存は不可能です。一方、Microsoft365は有料のサブスクリプションサービスであり、デスクトップ版のOfficeアプリをパソコンにインストールして利用できます。これにより、オフラインでの作業が可能になるだけでなく、より多くの高度な機能やツールが利用できます。Microsoft365のライセンスには、Word、Excel、PowerPointのフル機能版が含まれ、大容量のOneDriveストレージ（通常1TB）や、MicrosoftTeamsなどの追加サービスも提供されます。加えて、常に最新の機能やセキュリティ更新プログラムが提供されるため、安心して利用できる点も大きな違いです。企業でOffice導入を検討している場合、ビジネス利用の商用ライセンスはMicrosoft365のような有料版のみで許可されており、Web版Officeは個人利用や学生向けと位置づけられています。

Microsoft 365のプラン

Microsoft365には、個人利用者向け、家庭向け、一般企業向け、大企業向け、教育機関向けなど、利用目的に応じて様々な有料プランが用意されています。例えば、個人向けには「Microsoft365Personal」があり、1ユーザーが複数のWindowsPC、Mac、スマートフォン、タブレットでOfficeアプリを利用でき、1TBのクラウドストレージが付属します。家族など複数人で利用する場合は「Microsoft365Family」があり、最大6ユーザーまで利用可能です。企業向けには、従業員数300人以下の中小企業を対象とした「Microsoft365BusinessBasic」「Microsoft365AppsforBusiness」「Microsoft365BusinessStandard」「Microsoft365BusinessPremium」といったプランがあります。これらのプランによって、デスクトップ版のOfficeアプリの利用可否、クラウドストレージの容量、MicrosoftTeamsやセキュリティ機能の有無などが異なります。大企業向けには「Enterpriseプラン」が提供されており、契約人数の制限がなく、より高度な管理・セキュリティサービスが利用できる点が特徴です。Microsoft365の有料プランは、月額払いと年額払いの選択が可能で、利用する機能や人数、企業の規模に合わせて最適なプランを選ぶことが重要です。