ビジネスチャットツールの比較や選び方、おすすめをご紹介

ビジネスチャットツールは、社内外のコミュニケーションを効率化し、生産性向上に貢献する重要なツールです。
本記事では、ビジネスチャットツールの比較や選び方について詳しく解説し、様々なおすすめツールをランキング形式や目的別に紹介していきます。無料版の注意点など、導入前に知っておきたい情報も網羅的にご紹介するため、ぜひ自社に最適なツール選定の参考にしてください。

ビジネスチャットツールとは？メールや個人チャットとの違いを解説

ビジネスチャットツールとは、業務に特化したコミュニケーションアプリやサービスを指します。
個人向けチャットとは異なり、高いセキュリティとビジネスに必要な機能が充実している点が特徴です。メールや個人チャットとの違いを理解し、自社に最適なツールを選びましょう。

業務のコミュニケーションを効率化するツール

ビジネスチャットツールは、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率を大幅に向上させることを目的としたツールです。
主なメリットとして、リアルタイムでのメッセージ交換、ファイル共有、音声・ビデオ通話機能などが挙げられます。これにより、迅速な情報伝達と共有が可能となり、テレワークにおけるコミュニケーションの課題解決にも貢献します。
チームメンバー間の連携を強化し、生産性向上を支援するツールとして注目されています。

メールと比較した際の大きな違い

ビジネスチャットツールとメールの大きな違いは、リアルタイム性と手軽さにあります。ビジネスチャットは短文でスピーディなやり取りが可能であり、ちょっとした確認や情報共有に適しています。
一方、メールは定型的な挨拶や署名を必要とし、形式的な文章でのやり取りに向いているため、社外との連絡や記録を残したい内容に適しています。
また、ビジネスチャットは複数人が参加するグループチャット機能を活用することで、関係者全員に一瞬で情報を伝達し、認識の齟齬を防ぐことが可能です。
このように、用途や相手に応じて使い分けることが重要になります。

個人向けチャットアプリを仕事で使う危険性

個人向けチャットアプリを仕事で利用することは、セキュリティ面で大きなデメリットを伴います。
プライベートの連絡と混同し、誤って機密情報を送信してしまうリスクがあるほか、個人向けチャットはビジネス利用を前提としていないため、セキュリティ対策が不十分である場合が多いです。例えば、情報漏洩のリスクや、企業としての情報管理が難しくなるなどの問題が挙げられます。
これらのリスクを避けるためにも、ビジネスに特化したセキュリティ機能が強化されたビジネスチャットツールを導入することが推奨されます。

ビジネスチャットツール導入で得られる5つのメリット

ビジネスチャットツールを導入することで、企業は様々なメリットを享受できます。ここでは、特に重要な5つのメリットについて詳しく解説します。

リアルタイムな情報共有で意思決定が速くなる

ビジネスチャットツールの導入によるメリットは、情報共有の迅速化と意思決定のスピードアップです。メールよりも要件を端的に伝えられるため、コミュニケーションの効率化に貢献します。
急なトラブル対応やプロジェクトの進捗確認など、スピードが求められる場面で迅速な情報共有が可能です。グループチャット機能を使えば、関係者全員に一度に情報を伝達し、認識の齟齬を防ぎ、スムーズな意思決定を促します。

プロジェクト単位で情報を一元管理できる

ビジネスチャットツールを導入するメリットの一つに、プロジェクト単位での情報の一元管理が挙げられます。多くのツールにはタスク管理機能が搭載されており、チャット上での指示をそのままタスクとして管理できるため、対応漏れや見落としを防ぐことができます。
また、業務に関連するファイルを共有・管理することも容易で、プロジェクト資料などをすぐに確認できるため、プロジェクト進行や管理がスムーズになります。

場所を問わない柔軟なコミュニケーションが実現する

ビジネスチャットツールは、時間や場所を問わない柔軟なコミュニケーションを可能にするメリットがあります。リモートワークや遠隔地でのプロジェクト、社外で活動する営業チームなど、一堂に会することが困難な状況でも、パソコンやスマホさえあれば、場所に関係なく情報共有や意見交換が可能です。これにより、社外との連携もスムーズになり、多様な働き方を促進し、業務効率を向上させます。

過去のやり取りやファイルの検索が簡単になる

ビジネスチャットツールのメリットとして、過去のやり取りやファイルの検索が容易になる点が挙げられます。
多くのビジネスチャットツールには、高度な検索機能が備わっており、特定のキーワードや期間でメッセージやファイルを一覧にして素早く見つけ出すことができます。これにより、以前の決定事項や共有資料を再確認する手間が省け、業務効率の向上に繋がります。このログ管理のしやすさも、ビジネスチャットの大きな利点です。

高度なセキュリティで情報漏洩リスクを低減する

ビジネスチャットツールを導入する重要なメリットの一つは、高度なセキュリティ機能によって情報漏洩リスクを低減できる点です。
プライベートなチャットツールとは異なり、ビジネスチャットは企業の機密情報や顧客情報を安全に管理するための専用のセキュリティ機能を備えています。二段階認証、通信の暗号化、アクセス制限、IPアドレス制限、ログの保存機能などが挙げられ、これにより企業は安心して機密性の高い情報を共有・取り扱うことが可能です。

導入前に確認すべきビジネスチャットツールの注意点

ビジネスチャットツールは多くのメリットをもたらしますが、導入前に確認すべきデメリットや注意点も存在します。これらの点を理解し、適切なルールを設けることで、より効果的な運用が可能となります。

通知が多くて業務への集中が妨げられる可能性

ビジネスチャットツール導入のデメリットとして、通知が多くなりすぎて業務への集中が妨げられる可能性があります。手軽なコミュニケーションがメリットである反面、不要なメッセージや通知が頻繁に届くことで、集中力が途切れてしまうことがあるでしょう。これを防ぐためには、通知設定のカスタマイズや、緊急性の低い連絡を避けるといった社内ルールの整備が重要です。

重要な情報が他のメッセージに埋もれやすい

ビジネスチャットツールにおけるデメリットの一つは、メッセージのやり取りが活発になるあまり、重要な情報が他のメッセージに埋もれて見落としが発生しやすい点です。
特に、グループチャットでの会話量が多い場合、過去の重要な決定事項や共有されたファイルを探すのが困難になることがあります。この問題に対処するには、テーマごとにチャンネルを分ける、重要なメッセージにはスターを付けるなど、情報を整理するための運用や機能活用が求められます。検索機能の充実度も、この埋もれを防ぐために重要なポイントです。

失敗しないビジネスチャットツールの選び方｜5つの比較ポイント

ビジネスチャットツールの導入を成功させるためには、自社に合ったツールを慎重に選定することが不可欠です。
ここでは、失敗しないための「選び方」として、特に重要な5つのポイントを解説します。

【ポイント1】導入目的や解決したい課題は明確か

ビジネスチャットツールの選び方において、最も重要なのが導入目的と解決したい課題を明確にすることです。
社内のコミュニケーションを活性化したい、業務効率を向上させたい、テレワーク環境での連携を強化したいなど、企業によって導入目的は異なります。目的が明確でなければ、従業員がツールをどのように活用すればよいか理解しにくく、効果的な運用が難しくなります。自社の具体的なニーズに合致した機能を持つツールを選ぶことで、導入後の効果を最大限に引き出すことができます。

【ポイント2】誰でも直感的に使える操作性か

ビジネスチャットツールの選び方として、誰でも直感的に使える操作性であるかを確認することは非常に重要です。
便利な機能が豊富に搭載されていても、従業員が使いこなせなければ、導入効果は限定的になってしまいます。特にITリテラシーに自信がない従業員でもスムーズに利用開始できるよう、シンプルで分かりやすいインターフェースを持つツールを選ぶことが肝心です。無料トライアルなどを活用し、実際に使用感を試して判断することをおすすめします。

【ポイント3】会社のセキュリティポリシーを満たしているか

ビジネスチャットツールの選び方で欠かせないのが、会社のセキュリティポリシーを満たしているかという点です。
ビジネスチャットでは機密情報をやり取りする機会が多いため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるための対策が必須です。具体的には、アカウント管理や権限設定の柔軟性、IPアドレス制限、二段階認証、通信暗号化、ログ保存機能などが挙げられます。ISO27001などの情報セキュリティ規格を取得しているかどうかも、信頼性の高いツールを選ぶ上での重要な指標となります。

【ポイント4】利用人数や機能に見合った料金プランか

ビジネスチャットツールの選び方では、利用人数や必要な機能に見合った料金プランであるかどうかの比較が不可欠です。
無料で利用できるプランもありますが、多くの場合、ユーザー数やストレージ容量、利用できる機能に制限があります。大規模な組織や高度な機能が必要な場合は、有料プランを検討する必要がありますが、その際には初期費用や月額費用が予算に収まるかを確認しましょう。
コストを抑えつつも、自社の成長に合わせて柔軟にプランをアップグレードできるかどうかも確認しておくと安心です。

【ポイント5】既存の社内システムや外部ツールと連携できるか

ビジネスチャットツールの選び方において、既存の社内システムや外部ツールとの連携機能の有無も重要なポイントです。
例えば、タスク管理ツール、スケジュール管理ツール、CRM（顧客関係管理）システムなど、日頃から利用しているツールと連携できることで、業務の効率化をさらに促進できます。連携機能が充実しているツールであれば、情報の一元管理が容易になり、業務ごとに複数のツールを使い分ける手間を省くことが可能です。

【目的別】おすすめのビジネスチャットツールをご紹介

多様なビジネスチャットツールの中から、自社の目的に合ったおすすめのツールを見つけるために、ここではいくつかのタイプに分けて主要なツールをご紹介します。それぞれの特徴を比較しながら、自社に最適なツールを選定する参考にしてください。

豊富な機能で大規模な組織にも対応できるツール

大規模な組織での利用や多機能性を重視する場合、「Slack」、「Microsoft Teams」、「Google Chat」がおすすめです。
Microsoft Teamsは、個人利用であれば無料で利用できますが、Microsoft 365のサブスクリプションを利用することで、より長時間の会議や大規模な会議、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリとの連携、共同編集といった追加機能が利用可能です。
Slackは、豊富な拡張機能と1,500種類以上の外部サービスとの連携のしやすさが特徴で、世界中で利用されています。
Google ChatもGoogle Workspace（旧G Suite）と連携し、グループでの情報共有やビデオ会議などが可能です。
これらのツールは、音声・ビデオ通話、ファイル共有、画面共有といった基本機能に加え、高度な管理機能や幅広い連携オプションを提供し、大規模組織の複雑なニーズに対応できます。

シンプルな操作性で誰でも手軽に始められるツール

シンプルな操作性で誰でも手軽に始められるツールを求める企業には、ChatworkやLINEWORKSがおすすめです。
Chatworkはチャット、ビデオ/音声通話、タスク管理、ファイル管理の4つの機能に特化しており、操作が非常に分かりやすいため、ITツールに不慣れな方でも直感的に利用できます。
国内での導入企業数のシェアも高く、幅広い業種で活用されています。
LINEWORKSは、普段使い慣れているLINEと同じインターフェースを持つため、導入障壁が低く、スムーズな利用開始が期待できます。
これらのツールは、必要最小限の機能を分かりやすく提供することで、ユーザーの学習コストを抑え、迅速な導入と社内浸透をサポートします。

無料プランでも十分に活用できるツール

コストを抑えてビジネスチャットツールを導入したい場合、無料プランでも十分に活用できるツールがおすすめです。SlackやChatwork、Microsoft Teams、LINE WORKSなどは無料プランを提供しており、小規模なチームや試用目的での利用に適しています。
ただし、無料プランにはユーザー数、メッセージの保存期間、ストレージ容量、利用可能な機能などに制限がある場合が多いので注意が必要です。例えば、Slackの無料プランは直近90日間のメッセージしかアクセスできないといった制限があります。
無料プランでツールの使い勝手や基本機能を試した後、必要に応じて有料プランへの移行を検討するのが賢明です。

タスク管理機能が充実しているプロジェクト向けツール

プロジェクト管理やタスク管理機能を重視する企業には、ChatworkやCrewWorksがおすすめです。Chatworkは、チャット機能と連携したタスク管理機能を備えており、メッセージから直接タスクを作成し、進捗を管理できるため、プロジェクトの抜け漏れを防ぎ、効率的な進行をサポートします。
CrewWorksは、チャット機能が情報と紐付けられており、プロジェクトやタスクごとに会話を管理できる点が特徴です。また、関連情報を自動で整理しナレッジとして蓄積できるため、プロジェクトにおける情報の一元管理に役立ちます。
これらのツールは、単なるコミュニケーションだけでなく、具体的な業務遂行を強力に支援する機能を備えています。

無料でビジネスチャットを始める際に確認すべきこと

無料でビジネスチャットツールを導入する際には、いくつかの重要な確認事項があります。
これらの点を事前に把握しておくことで、導入後の予期せぬトラブルや機能不足に悩まされることなく、スムーズな運用につなげられます。

利用できるユーザー数や機能の制限

無料でビジネスチャットツールを利用する場合、まず確認すべきは「利用できるユーザー数や機能の制限」です。多くの無料プランでは、利用可能なユーザー数に上限が設けられているほか、有料プランに比べて使える機能が一部制限されていることがあります。
例えば、ビデオ通話の参加人数や時間、ファイル共有の容量などに制限がある場合があるので、自社の利用規模や必要な機能を十分に満たしているかを確認することが重要です。また、無料プランの利用期間が限定されているツールもあるため、その点も事前に確認しましょう。

メッセージの保存期間やストレージ容量

無料でビジネスチャットを始める際に確認すべき重要なポイントは、「メッセージの保存期間やストレージ容量」です。
多くの無料プランでは、過去のメッセージ履歴にアクセスできる期間が制限されていたり、ファイル共有に利用できるストレージ容量が有料プランに比べて少なかったりする場合があります。例えば、Slackの無料プランでは直近90日間のメッセージのみしかアクセスできないため、長期的なプロジェクトや情報蓄積を重視する場合には不向きな場合があります。
重要な情報やファイルを継続的に保存する必要がある場合は、これらの制限が業務に支障をきたさないか、事前に十分に検討する必要があります。

有料プランへのスムーズな移行は可能か

無料でビジネスチャットツールを試用する際、将来的に有料プランへのスムーズな移行は可能かを確認しておくことが重要です。無料版で基本機能を試した後、チームの拡大や必要な機能の増加に伴い、有料プランへの移行を検討する可能性は十分にあります。その際、これまでのデータや設定が問題なく引き継げるか、移行プロセスが複雑ではないかなどを事前に確認しておきましょう。スムーズな移行が可能であれば、無料版で得た使い勝手の経験を無駄にすることなく、有料版でより高度な機能を活用できます。

まとめ

ビジネスチャットツールは、現代のビジネスにおいて欠かせないコミュニケーションツールであり、その導入により、情報共有の迅速化やコミュニケーションの活性化、業務効率の向上が期待できます。メールや個人チャットアプリとの違いを理解し、セキュリティや機能面でのメリットを享受するためには、自社に最適なツールを選ぶことが重要です。
ツールの選び方としては、導入目的の明確化、操作性、セキュリティ、料金プラン、外部連携の5つのポイントを比較検討することが成功の鍵となります。多機能なSlackやMicrosoftTeams、シンプルな操作性のChatworkやLINEWORKSなど、おすすめのツールは多岐にわたります。
無料プランから始められるツールも多いですが、ユーザー数や機能制限、メッセージの保存期間などを事前に確認し、将来的な有料プランへの移行も視野に入れて検討することをおすすめします。本記事でご紹介した情報を参考に、ぜひ自社にとって最適なビジネスチャットツールを見つけてください。