人気ビジネスチャット4選を比較！失敗しない選び方も【中小企業必見】

ビジネスチャットは、社内外とのやり取りをスムーズにし、業務効率を高めるための便利なツールでビズらくでも昨今お問い合わせが多いサービスです。本記事では、ビジネスチャットの基本機能や導入メリット、中小企業が抱える課題の解決法を紹介します。また、人気のビジネスチャットツール4選を比較し、導入時に失敗しないための選び方のポイントも解説します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、社内外でのコミュニケーションや情報共有を効率よく行うための、ビジネス用途に特化したチャットツールです。リアルタイムでメッセージをやり取りできるのはもちろん、過去の会話を簡単に検索できる履歴機能や、話題ごとに整理できるスレッド管理機能により、情報の見逃しや伝達漏れを防ぐことが可能です。

また、ファイル共有や音声・ビデオ通話、外部ツールとの連携、タスクの自動化など多彩な機能を備えており、プロジェクトの進行管理やスムーズな意思決定にも役立ちます。最近では、こうした多機能性に加え、低コストで導入できる点も評価されており、多くのメリットがあるとして企業規模を問わず導入が進んでいます。

ビジネスチャットのメリット・解決できる中小企業の課題

ここでは、ビジネスチャットの具体的なメリットを紹介します。

コミュニケーションのスピードを向上できる

中小企業では、返信の遅れや情報共有の漏れが、業務の妨げになることがあります。メールは、文面の作成やCCの管理、過去のやり取りを探す手間がかかります。一方で電話は、お互いのタイミングを合わせなくてはならず、どちらも急ぎの連絡には不向きです。

その点、ビジネスチャットはテンプレートやスタンプを使って用件を簡潔に伝えられる上、チャネルを分けることで関係者のみに正しく情報を届けられます。また、緊急の変更や連絡もリアルタイムで共有でき、業務の遅延を防止します。

業務を可視化し、共有・管理しやすくできる

部署ごとに異なるツールで情報を管理していると、アイデアや業務が部門内にとどまり、全社的な共有が難しくなります。また、特定の担当者に業務が偏る「属人化」も起こりやすく、必要な情報が見つからず調整に時間がかかることも少なくありません。

ビジネスチャットを使えば、部署の垣根を越えて情報を一元化でき、業務の見える化と属人化の防止が可能になります。さらに、ファイル共有や検索機能も充実しており、過去の資料にもすぐアクセスできます。

BCP対策ができる

BCP（事業継続計画）は、災害時に企業の活動を守る上で重要ですが、実際には多くの中小企業で策定が進んでいません。
理由としては、「必要なスキルやノウハウがない」「対応できる人材がいない」「時間の確保が難しい」など、スキル・人手・時間の3つの壁が大きなハードルになっていることが、調査から明らかになっています。
参照元：株式会社 帝国データバンク｜事業継続計画（BCP）に対する企業の意識調査（2024年）

そこで、普段使い慣れたビジネスチャットをBCP対策に活用する方法が効果的です。災害時でも操作に迷わず安否確認や指示が迅速にでき、導入や運用の負担も少ないため、特に中小企業にとって取り入れやすい選択肢のひとつです。 BCP対策については、以下の記事でも詳しく解説しています。

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人気のビジネスチャット4選の比較

ここでは、機能や使いやすさに定評のある4つの人気サービスを比較して紹介します 。

Microsoft Teams ｜テレワークにおすすめ

Microsoft Teams は、テレワークやリモートワークに適したビジネスチャットツールです。Microsoft 365と連携し、WordやExcelなどのファイルをその場で共有・同時編集できるため、業務の効率化に役立ちます。チャットに加えて、「チーム」や「チャネル」で情報を整理できる点も便利です。

また、Web会議機能も充実しており、録画や文字起こしが可能です。離れていても円滑なコミュニケーションが取れ、柔軟な働き方を力強くサポートします。

Chatwork（チャットワーク）｜製造業や医療系の職場におすすめ

Chatwork は、国産ならではの使いやすさが特長のビジネスチャットで、すでに26万社以上の導入実績があります。チャットに加えて、タスク管理やファイル共有、音声・ビデオ通話といった機能をひとつのツールでまとめて利用でき、外部ユーザーとの共同作業にも対応可能です。

操作がシンプルで直感的なため、ITリテラシーに不安のある現場でも導入しやすく、特に製造業や医療機関などの多忙な職場で高く評価されています。また、大企業や官公庁にも対応できるセキュリティ水準を備えており、安心して利用できる点も魅力です。

LINE WORKS（ラインワークス）｜介護や小売、土木系の企業におすすめ

LINE WORKS は、国内最大級のLINE利用者基盤を活かしたビジネス向けのコミュニケーションツールです。普段使い慣れたLINEと同じ操作感でありながら、スケジュール共有やタスク管理、掲示板、アンケート機能など、業務に適した機能を備えています。

スマートフォンでの操作が簡単で、ITに不慣れな現場スタッフでも直感的に使えるため、特に介護や小売、土木といった現場業務の多い業種に向いています。
また、LINEユーザーとの連携も可能なため、社外の関係者や取引先ともスムーズにやり取りでき、電話やFAXからの移行がしやすいという点も営業部門などから評価されています。

WowTalk（ワウトーク）｜サービス業や教育、物流系企業におすすめ

ワウテック株式会社が提供する WowTalk（ワウトーク） は、直感的に使える操作性と高いセキュリティを両立した、国産のビジネスチャットツールです。チャットや無料通話、タスク管理、掲示板、安否確認、日報の作成など、日常業務を支える多彩な機能がそろっています。これらの機能約40項目について、個別にオンオフ設定できる柔軟な管理機能も魅力です。

日報や安否確認では、事前に設定したテンプレートを活用することで、スピーディーな情報共有が可能です。さらに、ChatGPTを活用したAIチャットサービス「WowTalk AI」や、電子メッセージ形式で感謝の気持ちを可視化・共有できる「サンクス」など、ユニークな機能も備えています。

また、英語・中国語・韓国語をはじめとした22カ国語への自動翻訳機能を搭載しており、外国人スタッフを抱える企業でも安心して導入できます。誰でも使いやすく、多彩な機能を備えることから、業務の円滑化やチームのコミュニケーション強化を求めるサービス業界や教育業界、物流業界などの企業にぴったりのツールです。

ビジネスチャットの導入でよくある失敗事例

ここでは、ビジネスチャット導入時によくある失敗例と、その対策を紹介します。

従業員に浸透しない

新しいツールを導入しても、操作が複雑で画面の導線やボタンの配置が分かりにくいと、従業員は使いこなせず、定着しにくくなります。特に、メニュー階層が深かったり、ボタンの位置が不自然だったりすると、日常的に使うモチベーションが下がってしまうでしょう。例えば、初期設定でログインパスワードの再設定が必要になった際に、つまずいてそのまま放置されるケースも少なくありません。 こうした事態を防ぐためには、パスワード再設定の期限を明示し、リマインドをしっかり行うことが重要です。

また、導入前に「画面構成が複雑でないか」「ボタンなどの配置が、直感的に操作できるようになっているか」といった点をチェックし、現場の負担にならない設計かどうかを確認しておくことで、スムーズな定着につながります。

電話・メールと使い分けができず情報が散在する

電話やメール、チャットなどの連絡手段を使い分けられずに情報があちこちに散らばっていると、必要な情報を見つけるまでに時間がかかり、結果として業務の効率が下がってしまいます。例えば、やり取りの内容がツールごとにバラバラに記録されていると、どこに何が書かれているのかを探す手間が増えるだけでなく、抜け漏れの原因にもなります。

また、情報セキュリティの面でも、複数のプラットフォームにログが分散することで監査対応が煩雑になり、管理が行き届かずに情報漏えいのリスクが高まるでしょう。 このような状況を避けるためにも、連絡手段の使い分けルールをあらかじめ明確にし、社内で共有・徹底しておくことが重要です。

ビジネスチャット導入で失敗を避けるためのポイント

ここでは、導入時に失敗しないためのポイントを詳しく解説します。

自社に合ったビジネスチャットを選定する

ビジネスチャットの選定では、まず社員数や利用端末の数を踏まえて、必要な機能を明確にすることが重要です。コストだけで判断せず、セキュリティ対策がどの程度整っているか、外部ツールとの連携が可能か、導入後のサポート体制は十分かといった点も含めて、総合的に比較検討しましょう。

社内で日常的に使うツールだからこそ、誰にとっても使いやすく、業務にフィットするかどうかがポイントになります。次項では、具体的な選定の手順について詳しく解説します。

運用ルールとサポート体制を整備する

社内チャットを円滑に導入するには、明確な運用ルールと従業員への教育・サポート体制の整備が重要です。チャットの導入直後はメールとの使い分けに困惑するケースも多いですが、まずは社内のやり取りを少しずつチャットに移行すると良いです。また使い分けのルールを導入前に提起しておくことも大切です。例えば、以下のような分類が可能です。

既読・未読の確認やリアクションマナーも文書化し、全社員への研修で周知を徹底しましょう。定期的なアンケートで運用状況を把握し、必要に応じてルールを見直すことも大切です。

自社に合ったビジネスチャットの選び方

ここでは、ビジネスチャットを選ぶ際に押さえておきたいポイントを紹介します。

予算内で使用できる価格帯かどうかをチェックする

ビジネスチャットを導入する際は、継続的にかかる利用料金が予算内に収まるかを確認することが大切です。従量課金制の場合、ユーザー数やオプション追加によって費用が膨らむことがあるため、月額単価、初期費用の有無、無料プランの制限、解約条件などを事前にチェックしておきましょう。トライアルや無料プランを活用し、操作感を試してから本格導入を判断するのも有効です。

企業規模や用途に合った機能があるかを確認する

ツールを導入する際、必要以上の機能を選んでしまうと、操作が複雑になるだけでなく、余計なコストも発生しかねません。例えば、社員数50人ほどの中小企業であれば、直感的に操作できてタスク管理に強い、Chatwork のようなツールが適しています。

一方、従業員数が多く複数部署が存在するような大規模組織では、シングルサインオン（SSO）や他システムとのAPI連携が可能な Microsoft Teams を選ぶことで、全体の運用がスムーズになり、IT部門の負担も軽減されます。

セキュリティを調査する

ビジネスチャット導入時は、機密情報の漏えいリスクを減らすために、セキュリティ機能をしっかり確認しましょう。多要素認証や通信・保存データの暗号化、ログ管理、退職者アカウントの遠隔削除があるかが重要です。

また、社外メンバーが参加する場合は、柔軟な権限設定も必要です。主要製品は基本的な対策を備えていますが、プランによって機能が異なるため、トライアルで運用に合うか確かめることをおすすめします。加えて、IP制限や端末認証、データセンターの所在地も確認し、自社のセキュリティ基準に合うか確認しましょう。

ほかに利用しているツールと連携できるかをチェックする

ビジネスチャットを選ぶ際は、既存のツールと連携できるかを確認することが重要です。例えば、カレンダーや勤怠管理と連携できれば、スケジュール管理やチャットからの打刻がスムーズになり、業務効率が向上します。例えば、LINE WORKSやMicrosoft Teamsは多くのサービスと連携できるためおすすめです。自社の環境に合ったツールを選ぶことで、作業負担を軽減できます。

無料で使えるビジネスチャットはある？

ビジネスチャットには無料プランを提供しているサービスが複数あり、費用をかけずに長期間使える点が魅力です。ただし、高度な機能や大容量の保存には制限が設けられている場合もあります。まずは無料プランで使い勝手を確認し、必要に応じて有料プランへ移行するのが効果的です。

中でも、LINE WORKSは最大30ユーザーまで利用可能で、通話や画面共有、タスク管理など多彩な機能を備えています。LINEに近い操作性で、既存ユーザーにも親しみやすく、導入しやすいのも特長です。

自社に最適なビジネスチャットを選び、業務を効率化しましょう

ビジネスチャットは、情報共有の迅速化や業務の効率化に役立つ手段として、中小企業にとっても有効なツールです。特に、業務の進捗を見える化し、関係者との連携を深める手段として有効に活用できます。