今すぐできる業務改善｜現場の声を社内アンケートで集めよう！

日々の業務に追われる中で、「もっとこうすれば効率的なのに…」と感じる瞬間はありませんか？
上司から業務改善を任されたものの、何から手をつければ良いか分からず、お困りかもしれません。来年に向けて、より良い職場環境を築くためにも、改善のヒントはすぐ近く、現場の声に隠されています。まずは社内でアンケート調査を実施し、従業員一人ひとりが感じている課題やアイデアを集めてみませんか？普段はなかなか聞こえてこない貴重な意見が、現状を打破するきっかけになるはずです。

業務改善の鍵は現場の声！社内アンケートが有効な理由

日々の業務の中で従業員が感じている課題や問題点は、表面化しにくいものです。特に、忙しい毎日の中では、個別に意見を聞く時間を確保するのも難しいかもしれません。そこで役立つのが、社内アンケート調査です。

アンケート調査なら、従業員が自分のタイミングで回答できるため、負担をかけずに多くの現場の声を集められます。
普段の会議などでは発言しにくい率直な意見や、これまで気づかなかったような改善のヒントが見つかるかもしれません。

効果的な業務改善アンケートを作成する3ステップ

いざアンケートを始めようと思っても、どのように進めたら良いか迷いますよね。効果的なアンケート調査を行うためには、事前の準備がとても重要です。目的をはっきりさせ、それに沿った質問を作り、適切な方法で実施するという、しっかりとした段取りを踏むことで、本当に知りたい情報を集めることができます。
ここでは、そのための具体的な3つのステップをご紹介しますので、一つひとつ確認しながら進めていきましょう。

ステップ1：何を知りたい？アンケートの目的を明確にする

アンケート調査を始める前に、まず「このアンケートで何を知りたいのか」「集めた結果をどう活かしたいのか」という
目的をはっきりとさせましょう。例えば、「会議の時間を短縮する方法を見つけたい」「書類の電子化に関する課題を把握したい」など、目的が具体的であるほど、それに合った的確な質問を作ることができます。目的が曖昧なまま始めてしまうと、集まった回答が多岐にわたりすぎて整理が難しくなったり、結局何が問題だったのか分からなくなったりすることも。

最初にゴールを定めることで、アンケート調査全体がスムーズに進み、後の改善活動にもつなげやすくなります。

ステップ2：目的に沿った質問項目を具体的に考える

目的が決まったら、次はその目的を達成するための具体的な質問項目を考えていきます。回答する方が迷わないよう、できるだけ専門用語を避け、分かりやすい言葉で質問を作成することがポイントです。例えば、「現在の業務で非効率だと感じる点はありますか？」といった項目を入れると、改善のヒントが見つかりやすくなります。また、「どんなツール・サービスを導入したいですか？」のように、具体的な解決策につながるアイデアを尋ねる項目も有効です。

「はい／いいえ」で答えられる選択式の質問と、自由に意見を書いてもらう記述式の質問をバランス良く組み合わせると、全体の傾向と個別の具体的な意見の両方を集めることができます。回答者の負担を考え、質問数が多くなりすぎないように配慮するのも、質の高い回答を得るための大切な心遣いです。

ステップ3：誰にどう聞く？対象者と実施方法を決める

質問項目が固まったら、次に「誰に」「どうやって」アンケートに答えてもらうかを決めます。課題が社内全体に関わることなら全従業員を対象にしますし、特定の部署の問題であれば、その部署のメンバーに絞って話を聞くのが良いでしょう。実施方法としては、パソコンやスマートフォンで手軽に回答できるWebアンケートが、集計も自動でできるため便利です。特に、Microsoft 365の FormsやLINE WORKSのアンケート機能などの利用は、普段から利用しているツールであるため従業員も抵抗なく回答しやすく、結果の集計も簡単に行えるメリットがあります。

ただ、社内の状況によっては、紙に印刷して配布する方が馴染みやすい場合もあるかもしれません。回答期間を十分に確保し、事前にアンケート実施の案内を丁寧に行うことで、より多くの方から協力してもらいやすくなります。

【そのまま使える】業務改善アンケートの質問例

アンケートの質問をゼロから考えるのは、なかなか大変な作業ですよね。
そこで、ここでは業務改善の目的に合わせて、そのまま参考にできる質問の例をいくつかご紹介します。

これらの質問例をたたき台にして、自社の状況に合わせて言葉を調整したり、項目を追加したりすることで、より実態に合ったアンケートが作成できるはずです。ぜひ、質問作りのヒントにしてみてください。

業務プロセスや効率化に関する質問

日々の仕事の流れの中で、非効率に感じられている点や改善のアイデアを探るための項目です。例えば、「現在の業務の中で、最も時間がかかっていると感じる作業は何ですか？（自由記述）」や、「業務マニュアルは分かりやすく、実用的だと思いますか？（選択式）」といった質問が考えられます。また、新しいITツール導入に関する項目として、「もし新しいITツールを導入できるとしたら、どのようなツールが業務の効率化に役立つと思いますか？」という例も、具体的な改善策のヒントを得る上で有効です。

特に、「どんな業務を効率化・デジタル化したいですか？」という質問は、従業員が普段感じている「もっとこうなれば良いのに」という思いを具体的に引き出し、具体的な改善策を検討するための貴重な情報源となります。これらの質問を通じて、現場のリアルな声を集め、具体的な課題特定と解決策の立案につなげることができます。

人間関係やコミュニケーションに関する質問

職場の雰囲気や従業員同士の連携の実態を把握するための質問項目です。円滑な業務進行には、良好なコミュニケーションが欠かせません。
このカテゴリの質問例としては、「部署内での情報共有は円滑に行われていると感じますか？（選択式）」や、「業務に関して、上司や同僚に気軽に相談できる雰囲気ですか？（選択式）」などが挙げられます。

さらに、「他部署との連携において、改善すべき点があれば具体的に教えてください。（自由記述）」といった項目を加えることで、組織横断的な課題を発見するきっかけにもなります。
人間関係に関する内容はデリケートなため、匿名で安心して回答できるような配慮が特に求められます。

働く環境や制度に関する質問

従業員が毎日過ごすオフィスの環境や、会社のルールに関する意見を集めるための質問項目です。働きやすさは、仕事のモチベーションにも大きく影響します。例えば、「現在のオフィスのレイアウトや設備（空調、デスク周りなど）で、改善してほしい点はありますか？（自由記述）」や、「現在の勤怠管理の方法について、不便に感じる点はありますか？（選択式・自由記述）」といった質問例が考えられます。

また、「どのような福利厚生制度があれば、より働きやすいと感じますか？」という項目を設けることで、従業員のニーズを直接知ることができます。こうした声を集めることが、働きがいのある職場づくりにつながります。

従業員の本音を引き出す！アンケート実施時の4つのポイント

せっかくアンケートを実施しても、当たり障りのない回答ばかりでは、本当の課題は見えてきません。
従業員の方々が安心して本音を話せるような工夫をすることが、意味のある現場の声を集めるための鍵となります。

ここでは、回答の質を高め、率直な意見を引き出すために、アンケートを実施する際にぜひ押さえておきたい4つのポイントをご紹介します。
少しの配慮で、得られる情報の深さが大きく変わってきます。

回答の信頼性を高める匿名性を確保する

従業員が正直な気持ちを伝えるためには、誰が回答したか分からないようにする「匿名性」の確保が不可欠です。特に、業務上の問題点や人間関係に関する意見は、記名式ではなかなか本音を書きにくいもの。アンケート調査を行う際には、名前や所属部署の記入を求めない、あるいは任意にするなどの配慮をしましょう。

Webアンケートツールを使う場合でも、個人を特定できない設定になっていることを事前に伝えることで、回答者はより安心して素直な気持ちを表現できます。匿名性を守ることで、忖度のない貴重な意見が集まり、問題の本質に迫るための信頼できるデータとなります。

アンケートの目的と趣旨を事前にしっかり伝える

アンケート調査への協力を依頼する際には、なぜこのアンケートを行うのか、その目的を丁寧に説明することが大切です。
「皆さんの働きやすい環境を整えるために、ご意見をお聞かせください」といったように、前向きな目的を伝えることで、従業員は「自分の意見が役に立つかもしれない」と感じ、真剣に回答しようという気持ちになります。

ただアンケート用紙を配布するだけでなく、集まった意見をどのように分析し、今後の業務改善にどう活かしていくのかという流れを示すことも有効です。アンケートの趣旨に共感してもらうことが、回答率や回答の質の向上につながります。

正直な意見を妨げる誘導的な質問は避ける

質問の聞き方ひとつで、回答者の答えは変わってしまうことがあります。そのため、質問項目を作成する際には、回答を特定の方向に導くような表現を避ける注意が必要です。

例えば、「新しいシステムはとても便利だと思いますが、いかがですか？」のように、作り手の肯定的な意見が含まれていると、回答者は反対意見を言いにくく感じてしまいます。
質問は常に中立的な立場で、「現在のシステムについて、ご意見をお聞かせください」のように、肯定・否定どちらの回答も引き出せるような聞き方を心がけましょう。フラットな質問項目にすることで、回答者は先入観なく自分の考えを正直に述べることができます。

集計結果をフィードバックして改善への姿勢を示す

アンケートは実施して終わりではありません。協力してくれた従業員に対し、集まった意見がどうだったのか、その結果を社内にきちんとフィードバックすることが非常に重要です。
結果を共有することで、「自分の声が会社に届いた」という実感を持ってもらえます。

すべての意見をすぐに改善策に反映することは難しいかもしれませんが、「このような意見が多く寄せられました」「これについては、今後このように対応していくことを検討します」と会社や部署の姿勢を示すことが、信頼関係を築きます。
誠実な対応を積み重ねることで、次回以降も積極的に協力してくれる雰囲気が社内に生まれます。

アンケート結果を業務改善につなげるための活用ステップ

アンケートで従業員の貴重な声を集めたら、次はいよいよそれを具体的な業務改善のアクションへと結びつけていく段階です。
集計しただけで満足してしまっては、協力してくれた従業員の期待を裏切ることにもなりかねません。
集まったデータを丁寧に分析し、取り組むべき課題を明らかにして、着実に実行していく。
このプロセスこそが、会社をより良くしていくための原動力となります。

回答を集計・分析して課題を可視化する

アンケートの回答が集まったら、まずは全体を整理して集計作業を行います。Microsoft 365のFormsやLINE WORKSのアンケート機能、Google WorkpspaceのGoogleフォーム機能などの利用であれば、自動で集計してくれるため手間が省けて便利です。選択式の回答はグラフにしてみると、全体の傾向が一目で分かり、視覚的に捉えやすくなります。

自由記述の回答は、内容ごとに分類したり、よく出てくるキーワードを拾い出したりすることで、多くの人が感じている課題が浮かび上がってきます。この作業は、これまで個々の従業員が心の中で感じていた問題点を、会社全体で共有できる形にするための大切なステップです。客観的なデータとして課題を捉えることで、感情的にならず、冷静に次の対策を検討することができます。自由記述に関してはAIを活用することで傾向を確認することも簡単にできます。例えば自由記述で募ったデータをMicrosoft CopilotやGoogle Workspace　geminiなどにインプットし「このアンケート結果から傾向・これから取り組むべき課題をまとめて」というと約1分で確認ができます。これにより、感情論に終始することなく、データに基づいた根拠のある改善策を導き出すことが可能になるのです。

取り組むべき課題に優先順位をつける

分析を進めると、複数の課題が見つかるはずです。しかし、限られた時間やリソースの中ですべてに一度に着手するのは現実的ではありません。
そこで重要になるのが、どの課題から手をつけるべきか、優先順位を決めることです。判断の基準としては、「多くの人が困っているか」「改善した時の効果が大きいか」「すぐに取り組めることか」といった視点が考えられます。

会社全体で話し合い、影響が大きく、かつ実行しやすいものから取り組むなど、計画的に進めることで、着実に成果を出すことができます。
一つずつでも課題が解決されていく様子が見えれば、従業員のモチベーションも高まります。

具体的な改善策を立案し実行計画を立てる

取り組むべき課題の優先順位が決まったら、それを解決するための具体的な改善策を考えます。
例えば、「書類を探すのに時間がかかる」という課題に対して、「共有フォルダのルールを決める」「不要な書類を定期的に廃棄する日を設ける」「検索性の高いクラウドサービスを導入する」といった具体的なアクションプランを立てていきます。

その際には、「誰が」「いつまでに」行うのか、担当者と期限を明確にすることが、計画倒れを防ぐポイントです。
会社として改善に取り組む姿勢を明確にし、計画に沿って着実に実行していくことで、アンケートで集めた声が初めて形になります。

まとめ

日々の業務改善を進める上で、社内アンケートは現場の生の声を集める非常に有効な手段です。従業員一人ひとりが感じている課題や改善のアイデアに耳を傾けることが、本当に意味のある改革の第一歩となります。
アンケートを計画的に設計・実施し、集まった結果を真摯に受け止め、具体的な行動に移していく。

この一連のプロセスを丁寧に踏むことで、会社はより働きやすい場所へと変わっていきます。
一度きりで終わらせず、定期的に声を聞く機会を設けることで、継続的な改善の文化が社内に根付き、組織全体の力を高めていくことでしょう。