BYODは企業と社員双方にメリットがある取り組みであるものの、デメリットや懸念点もあるため注意が必要です。本記事では、BYODとは何か、から導入におけるメリットとデメリットについて解説します。併せて、安全にBYODを運用するためのセキュリティ対応策、おすすめのツールなどを紹介します。
BYODとは? 読み方と意味
BYODとは、Bring Your Own Deviceの頭文字を取った略語であり、社員個人のスマホやパソコンなどを業務に使用すること
を指します。一般的には「ビーワイオーディー」と呼び、厳密にはインターネットなどから業務情報へアクセスできる端末のことを指します。
かつて国や自治体などの行政機関では、職員が個人で所有する端末の業務利用を禁止していました。しかし、私物の端末の使用を全面的に禁止してしまうと、こっそり使用されることにより把握できない端末が増え、かえってサーバー攻撃を受けるリスクになるおそれが増加することから近年では政府も認めている施策です。
もちろん私物端末を業務に利用するにあたってはさまざまな懸念があることから、政府では厳格なガイドラインを設けたうえでの運用を想定しています。
BYODとシャドーITの関係
シャドーITとは、私物のスマホやパソコンなどの端末、アプリケーションなどを企業から許可を受けないまま業務で使用することです。シャドーITとBYODは混同されやすいものの、双方には大きく異なる点があります。それは、社員が業務に使用している私用端末、アプリケーションを、企業側が承認、把握しているかどうかという点です。BYODは、業務に使用する私物端末を社内のガイドラインに基づき届け出をして企業から許可を受けたものになります。
一方、シャドーITは申請の煩雑さを避けたい、業務の効率化を図りたいといった個人的な理由から無許可で利用されるものです。当然企業ではその状況を把握できていません。この点において双方に大きな違いがあります。
ただ、BYODがシャドーITとなりえるケースもあります。たとえば、想定している範囲を超えて業務で端末を使用してしまったといった場合です。この場合は使用会社が把握できていないため、シャドーITとなってしまいます。
BYODを導入すると企業にどんなメリットがある?
BYODを導入することで社員、企業側どちらにもメリットが生まれます。まず社員側へのメリットとしては、日ごろから使い慣れた端末を業務に使用できるため生産性の向上が見込めることです。企業側にとっては、端末を支給しなくてよいため、コスト削減ができるというメリットがあります。
社員が使い慣れたデバイスで仕事ができる
社員が日常的に使用している私物のスマホやパソコンなどの端末は、使いやすく、操作にも慣れているため、効率よく業務を遂行できます。
従来よりもスピーディーに業務ができることから生産性を高められ、その結果作業時間の短縮にもなるため、作業のストレス軽減にも有効です。
また、私物のスマホは常に携帯していることが多いため、連絡が入ったことに気づきやすく、重要な業務を見落とさずに迅速に対応することができるようになります。外出先、移動中などに顧客や取引先から連絡があった際でも速やかに対応できるため、顧客の満足度の向上にもつながります。
端末を提供するコストを削減できる
私物端末を利用するBYODでは、企業から社員へ端末を支給する必要がありません。そのため端末の購入やリース契約を結ぶ必要がなくなり、その分コスト削減が可能となります。
端末を企業側で導入する場合はレンタルやリースであっても初期費用が発生し、かつ壊れた場合の修繕費用、端末の管理、運用費用も確保する必要があります。
BYOD導入にリスクやデメリットはある?
BYODは私物端末を利用するという点においてさまざまなリスクやデメリットがあります。代表的なリスクとしてはセキュリティが挙がります。また、業務時間が曖昧になりやすい点にも注意が必要です。
情報漏洩のリスクが高まる
BYODを導入するにあたり、もっとも注意すべきなのは情報漏洩です。私物端末の場合、オフィス以外での使用、業務時間外に使用することがあります。そのいった場合に公衆wi-fiに接続したり、背後から画面が見える状態になったりすることで、やり取りの内容を第三者に覗き見される可能性が出てきます。
また、カフェや図書館などで不用意にパソコンを開き、第三者に画面を見られる、家族や友人が端末を使用してしまい重要な情報を誤ってSNSにアップロードしてしまった、といった事態が起こりえないとも限りません。このようなリスクを避けるべく、企業側で責任を持ち適切なセキュリティ対策を行う必要があります。
そのほか、BYODの端末を使用しているがゆえに、取引先や顧客にチャットIDや電話番号などの個人情報を教えなくてはならないといった場合に抵抗を覚える人が多いという点に対しても考慮が必要です。仕事でしか関わりがない人に個人情報を教えることに恐怖を抱くケースがあります。
このような状況を回避するために有効になるのが、ビジネスチャットツールといったコミュニケーションツールの導入です。ビジネスチャットツールなら、個人のメールアドレスで登録したチャットIDと連携することなく、会社のメールアドレスで登録したIDを使用してのやり取りが可能です。
業務時間が曖昧になる
私物端末を業務に使用することで、起こりがちなのが業務とプライベートの区切りがつきにくくなるという問題です。業務時間外に対応しなければいけない案件が出てくる可能性のほか、逆に仕事中なのに、ついつい私用のメールを開いたり、SNSを覗きたくなったりするといったことも考えられます。
また、中には業務外であっても仕事で使用している端末がそばにあることで、業務のことが頭から離れずストレスを感じてしまう人がいるかもしれません。常に仕事のことが気になり業務をしてしまう、ということも起こりえます。 企業側でも、いつ、どこで社員が業務をしているのかが分かりづらくなるため、労務管理が難しくなるという点があります。私物端末での業務が可能であるゆえに、長時間勤務を招くおそれもあります。
BYOD導入を安全に進めるためのセキュリティ対策
BYOD端末を安全に導入、運用するために取りたいセキュリティ対策について解説します。
運用ルールやガイドラインを策定する
BYODを使用するにあたっての社内ルールやガイドラインを整備する ことが大切です。ITリテラシーが低い社員も安全にBYODを使用できるような、情報漏洩やウィルスへの感染を防ぐため、また業務を適切に進めるためのルールやガイドラインを策定すれば、セキュリティリスクを軽減できるほか、生産性の向上も見込めます。なお、ルールやガイドラインは一度策定したら終わりではなく、状況に応じてアップデートをしていくことが欠かせません。
ビジネス用のツールやアプリを使用する
会社のメールアドレスで登録できるビジネス用のコミュニケーションツール
を導入すれば、社員は自身の電話番号やメールアドレスなどを教える必要がなくなります。おすすめなのは、堅牢なセキュリティ機能を持つ「LINE WORKS」です。
LINE WORKSは、LINEと同じ使い勝手で利用できるコミュニケーションツールです。スケジュール管理や設備予約、勤怠打刻、勤務時間の承認といったビジネスシーンに適した機能が充実しています。
またLINE WORKSでは、ファイルのアクセス制限が設定できるため、チャット内で共有したファイルをスマホやタブレット端末へ保存させないといった制限をかけられます。画像をはじめとした各種ファイルのほかチャットでのやり取りを端末のストレージへ保存できなくできるため、重要な情報を外部へ持ち出される心配がなくなります。添付するファイルによりセキュリティレベルを分け転送を禁止することもできます。
LINEと同じような使いやすさで誰でもすぐに使えるビジネス版LINE。
社内コミュニケーションと顧客対応の両方で活躍いただけます。
ここまでの内容から「やはり自社へのBYOD導入は面倒、ハードルが高いかもしれない」と感じたかもしれません。その場合は社用携帯へ「ワイモバイル」を導入するという方法もあります。法人契約割引があるため社員の携帯導入時のコストを削減できます。また複数台のスマホおよびタブレット端末を一元管理し、リモートから操作を行えるMDM(Mobile Device Management)サービスを利用できるため、安全性についても安心できます。見積もりから申し込みまで、すべてオンラインで完結できるのも魅力です。
法人契約割引
⇒2回線以上の契約でおトクな法人向け割引あり。
まとめ
BYOD導入により利便性、生産性向上やコスト削減などのメリットを得られる一方で、デメリットもあります。個人情報を渡すことに抵抗がある、また個人のチャットを使用することによる情報漏洩が心配といったニーズを満たすためには、LINE WORKSの導入がおすすめです。
LINEと同じ使い勝手という操作性のよさも魅力です。無料トライアル もご準備しておりますのでぜひお試しください。
