宛先や件名を考える必要なく、メールよりも会話に近い感覚で手軽に報告や情報共有が可能なスマホでのチャット。
瞬間的にやり取りできることからビジネスにおいても利用される事が多くなっています。一方でプライベートのスマートフォンや個人LINEなどで仕事をする事により、情報漏洩など業務を停止させる致命的なトラブルを引き起こす「シャドーIT」リスクとして問題視されています。

「シャドーIT」にはこんなリスクが

①公私混同が横行する

プライベートの連絡先を交換してしまうことで、「業務時間外なのに連絡や通知が来る」「仕事以外の個人的な誘いがあって困る」といった声があります。仕事とプライベートとの棲み分け・使い分けがうまくいかず、ストレスの要因となる可能性があります。

②誤発信・誤送信・情報漏洩

プライベートと仕事の線引きが曖昧なことで「休日に思わぬ方に電話してしまう」「”晩御飯のメニュー”を上司に連絡してしまった」という、うっかりミスも起こりがちです。また会社側が利用状況やログを管理できない事により、予期せぬトラブルが発生した際に状況確認や把握が困難になることも大きな課題です。社員が退職した場合、会社内の情報資産が流出するリスクも忘れてはいけません。

③ウイルス感染・不正アクセス

個人所有のスマートフォンの場合、セキュリティ対策が会社として強制できない点も注意が必要です。
不適切なサイトにアクセスしたりメールを開いたりしたことによって、予期せずウイルス感染してしまったスマートフォンから、ほかのスマートフォンやパソコンなどの機器、クラウドサービスに接続するケースで被害が広がる可能性があります。またセキュリティ強度の低いWi-Fiへの接続によっても、不正アクセス被害にあう可能性もあります。

解決策の一歩目は社用携帯とビジネスチャット

パソコンや携帯電話、ITサービスを快適に使える状態を作ることが「シャドーIT」対策として非常に重要です。

まず最初に社用携帯の導入をおすすめします。
社員一人一人が社用携帯を持つことで、プライバシーも守られ、社員も気兼ねなく利用できるというメリットがあります。また、社内連絡も取りやすく、情報連携のがスムーズになります。会社からの貸与となるため、紛失・盗難時の規定は設けておきましょう。

社用携帯を導入される際は、一緒にビジネスチャットを導入することで更に情報漏洩リスクが抑えられます。
多くのビジネスチャットはスマートフォンだけでなくパソコンでも使えるため親和性が高いのも特徴です。例えばビジネス版LINE「LINE WORKS（ラインワークス）」は社内だけでなく個人LINEとも安全に連絡が取れます。トーク機能だけではなく、ビデオ通話や社内掲示板、安否確認機能もある「WowTalk（ワウトーク）」は、社内連絡のあらゆるシーンで幅広く利用されてます。ビジネスチャットで既存の業務を安全な環境で効率化できるのは大きな利点となります。

「シャドーIT」を防ぐためにも、従業員と会社の両方に寄り添った環境やITサービスを検討してみてはいかがでしょうか。
プライベートの携帯電話を仕事で使っている方は、以下の情報もあわせてご覧ください。

この記事に関連する商品はこちら

通信コストを抑えて、セキュリティを強化。
故障時の補償も手厚く、請求処理もまとまり経理処理も簡単。
法人契約割引もあり、オンラインでおトクに導入できます！

資料ダウンロードはこちら

LINEと同じような使いやすさで誰でもすぐに使えるビジネス版LINE。
社内コミュニケーションと顧客対応の両方で活用いただけます。

資料ダウンロードはこちら

社内で簡単・スピーディに報連相。
職場になじみやすく、サポートも充実しているので円滑に導入を進められます。

資料ダウンロードはこちら