9月は防災月間！企業防災対策やBCP対策できていますか？
9月は「防災月間」！地域、事業所で行われる防災訓練や企業防災対策と併せて、企業の事業継続計画（BCP）を見直してみることも大切です。
昨今、日本は地震、台風、洪水など多様な自然災害にさらされており、特に南海トラフ地震などの大規模災害に対する懸念が高まっています。
事業継続計画（BCP）は、そんな災害時においても企業活動を止めないための取り組みとしてとても重要視されています。なかでも、通信インフラの確保はその中心的な部分を占めています。
この記事では、近年BCP対策として注目されているクラウド電話サービスの概要やBCP対策にクラウド電話サービスがおすすめの理由について詳しく解説します。
1. クラウド電話サービスの概要と基本機能
まずはクラウド電話サービスの基本から。
クラウド電話サービスは、インターネットを介して音声通話やビデオ通話、チャットなどを可能にするシステムです。
サクッと一言で説明すると 外線・内線電話を機器や電話線なしでスマートフォンやPCなどの端末から受けられちゃうサービスなわけです！
アプリを通して電話するので物理的な電話回線や機器に依存せず、スマートフォンやPCだけで通信を行えるため、
災害時にもオフィスの外からでも業務を継続することが可能です。この柔軟性が、まさに昨今BCPにおいて求められる要件となります。
具体的な機能はサービスにより異なりますが、次のようなものがあります。
クラウド電話サービスの主な機能
- 音声通話・ビデオ通話
遠隔地の同僚や顧客と顔を見ながらのコミュニケーションが可能です。
- ビジネスチャット
迅速なテキストベースのやりとりにより、情報の共有がスムーズに。
- IVR（自動音声応答）
顧客からの電話を適切な部署に自動で振り分けることが可能。
また、録音機能により顧客からのメッセージを後から確認したり、時間外アナウンスを流したりすることが可能。
- CRM連携
顧客情報の管理が簡単に行え、通話記録などの情報を一元管理できます。
これらの機能が、日々の業務効率化はもちろんのこと、災害時の迅速なコミュニケーションを支える基盤となるのです。
2．災害時におけるクラウド電話サービスのメリット
災害発生時、最も重要となるのは迅速かつ正確な情報の共有です。
固定電話が使えなくなったとしても、インターネット回線が使えている場合は、クラウド電話サービスが利用でき、社員の自宅や安全な場所から連絡を取り合うことができます。また、顧客からの問い合わせに対しても、サービス中断を最小限にして対応することもでき、企業の信頼性維持に寄与します。
もう一つ大きなメリットは、デバイスの柔軟性です。
たとえば、災害により社員が遠隔地からでも働く必要が出た場合、スマホやノートPC一つあれば、すぐにでも業務に復帰することが可能となります。これにより、オペレーションの中断を最小限に抑えることができるのです。
さらにIVR機能があれば、災害による混乱時でも自動で着信を適切な部署や人物に振り分けることができるため、手動での対応に追われることなく、迅速な対応が可能となります。また、IVR機能の中には録音機能や時間外アナウンスを流す機能もあり、対応できない状況でもお客様とのコミュニケーションを維持することができます。
これらは、災害発生直後の混乱を最小限に抑え、顧客からの信頼を損なわないためにもとても重要です。
3．クラウド電話サービス「Dialpad」の特徴
ここで、ビズらくがおススメするクラウド電話サービス「Dialpad（ダイアルパッド）」の特徴をご紹介します。
Dialpadは、ビジネス電話をクラウド上で行うことができるサービスですが、音声通話だけでなくビデオ通話、ビジネスチャットなど多くの機能を搭載しています。Dialpad があればどの場所にいても自身のデバイスで仕事を行うことができるので、リモートワークでの運用などの面でも企業のBCP対策に貢献することができます。
また、 CRMツールとのシームレスな連携が行えるため、コールセンターのBCP対策としても利用されております。さらに、DialpadはIVR機能（自動音声応答）をはじめ、通話録音、通話分析機能などを標準で提供しているので、職場の固定電話をDialpad に切り替えるお客さまも少なくありません。これにより、固定電話では難しかった通話履歴の管理や出たい電話以外は自動応答で業務に集中することができます。オフィス外での業務が増えるリモートワークが普及する中、このような機能はビジネスの柔軟性と効率性を大きく高めてくれます。
Dialpadは30日間の無料トライアルを提供しているため、実際に自社の業務に導入してみて、そのメリットを体感することができます。利用する前の不安を払しょくしてから、導入を検討できるので安心ですね！
4．クラウド電話サービスの注意点
ここまでクラウド電話サービスのBCP対策面でのメリットを説明しましたが、注意点もあります。
①安定したインターネット環境が必要
クラウドサービスのため、利用する際にはある程度安定したインターネット環境が必要です。
②発信できない番号がある
警察（110番）・消防（119番）への緊急通報や特定の番号（0570番）などへの発信はできません。
上記2点に加え、FAXが利用できないサービスが多いなど固定電話とは異なる点もあるため、実際の導入には固定電話と組み合わせて検討することも必要になる場合があります。
まとめ：クラウド電話サービスで災害に備えよう！
事業継続計画（BCP）は、災害が起きた時に企業が迅速に対応できる体制を整えるために不可欠です。クラウド電話サービスは、そのBCPの中核となるコミュニケーションツールです。
特に「Dialpad」は、その豊富な機能と使い勝手の良さで、多くの企業に選ばれています。無料トライアル（※）を活用して、ぜひ一度お試しください。災害に強い組織作りのために、クラウド電話サービスの導入をご検討いただけると幸いです。
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