Microsoft 365の使い方は? 業務効率化できる活用法も解説

Microsoft 365は多くの企業で導入されており、使いこなせば業務の効率化やコミュニケーションの円滑化が図れます。しかし、実際に使いこなしている職場は多くありません。この記事では、Microsoft 365で利用できる主なソフトウェアやその活用方法を解説します。業務改善のヒントを得るために、ぜひお読みください。

目次

Microsoft 365の基本的な機能と使い方

Microsoft 365は、Microsoftが提供する複数のソフトウェアを利用できる、クラウド型のサブスクリプションサービスです。

Office製品 まるわかり解説 買い切り型クラウド型どうちがう?

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<この資料でこのようなことがわかります>
・Office(買い切り型)とMicrosoft 365(クラウド型)の違いとは?
・Microsoft 365(クラウド型)を職場で使うメリット
・どのプランを選べば良いの?おすすめプラン診断!
Microsoft 365/選び方紹介/クラウド型とは?

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Microsoft 365はプランによって利用できるアプリケーションは異なりますが、用途に応じて次のように分類できます。

アプリケーション別オススメ使用用途

  • 資料作成やデータ処理:Word・Excel・PowerPoint
  • チームでのコミュニケーション:Microsoft Teams
  • 柔軟に使えるデジタルノート:OneNote
  • ファイル共有:OneDrive
  • 共同作業:SharePoint

それぞれについて、以下で詳しく解説します。


資料作成やデータ処理にWord・Excel・PowerPoint

Microsoft Officeの主要ツールであるWord、Excel、PowerPointは、主に資料作成やデータ処理に用いるソフトウェアです。Microsoft 365であれば、1つのファイルを複数のユーザーで同時に編集することも可能です。

Wordは文書作成のためのツールです。テキストの入力・編集、フォントやスタイルの変更、段落の整形、リストや表の挿入などの機能を備えています。

Excelは、データ管理と分析に特化した表計算ソフトウェアです。セルにデータを入力し、それらを行と列で整理することで、大量の情報を効率よく管理できます。

PowerPointは、プレゼンテーション資料を作成するためのソフトウェアです。それぞれのページにテキストや画像、グラフなどを配置し、スライドを作成できます。
これらのアプリケーションは皆さんもよくご利用になっているかと思いますがクラウド版のMicrosoft 365なら1ライセンスあたり最大15台のデバイスで利用できるため、移動中や外出先等、オフィス以外の環境で作業する可能性がある場合にとても便利です!


チームでのコミュニケーションにMicrosoft Teams

Microsoft 365のプランの一つMicrosoft Teams Essentialsは、クラウド型のコミュニケーションプラットフォームで有名なTeamsの単体プランです。Teamsはチャット、ビデオ会議、ファイル共有などの機能を備え、リモートワークやハイブリッドワーク環境での円滑なコミュニケーションとることができます。ビジネスチャットのようにスレッド形式でメッセージを整理できたり、メンション機能で特定のメンバーに通知を送ったりできるため、効率的な情報共有が可能です。


柔軟に使えるデジタルノートアプリOneNote

OneNoteは、柔軟に使えるデジタルノートアプリケーションです。ビズらくコンテンツ担当イチオシのアプリケーションツールで情報整理やタスク管理などにぴったりのツールで、テキスト、画像、音声、ビデオなど、多様なメディアを組みあわせてノートを作成できます。会議の議事録をリアルタイムで共有したり、授業計画を整理したりでき、ほかのメンバーとの共有・共同編集も可能です。そのため、マニュアル作成やToDo管理にも活用できます。知名度はあまり高くありませんが、非常に便利なツールです。


ファイル共有にOneDrive

OneDriveはオンライン上でファイルを保存・共有・編集できるクラウド型のストレージサービスです。OneDriveに保存したファイルはほかのユーザーと簡単に共有でき、リアルタイムで共同編集を行えます。キーワードや日付での検索機能も充実しており、大量のデータから必要な情報をすばやく見つけられます。

OneDriveを活用すれば、チームメンバーとの効率的な共同作業が実現します。例えば、プロジェクトのドキュメントをOneDriveにアップロードし、リンクをメンバーと共有するだけで、全員が最新の情報にアクセスできるようになります。共有設定を細かく調整すれば、十分なセキュリティも確保できます。


共同作業に便利なSharePoint

SharePointは、クラウドベースのコラボレーションツールです。コラボレーションツールというと少し身構えてしまいますが、こちらもビズらくのコンテンツ担当者が愛してやまないツールです。主に組織内でのスムーズな情報共有を目的として使われることが多く、簡単に部署やプロジェクトごとにポータルサイトを作成することで、ドキュメントや画像の一括管理ができ、チーム全体の生産性向上・業務効率化に寄与します。社内環境で作ったポータルサイトに定例資料などをアップロードしその資料のリンクを共有するだけで他のメンバーに共有できるだけでなく、共同編集の依頼もできるのでビズらくを運営している私たちもよく使用しております!

またPower AutomateとSharePointを組み合わせてワークフローを作成・活用すれば、承認手続きなどを自動化できます。これにより業務効率化とミス削減が実現し、よりスムーズな業務運営が可能となります。例えば、ドキュメントの承認プロセスを自動化することで、手動での確認作業が不要になります。

Microsoft 365で業務効率化できる活用法

Microsoft 365の導入によって業務効率化を図るための具体的な活用方法として、「Bookingsで予約管理を効率化する」「Power Platformで業務を自動化する」の2点を紹介します。


Bookingsで予約管理を効率化する

Microsoft Bookingsは、Microsoft 365の一部のプランで提供される予約管理アプリケーションです。特に顧客とのコミュニケーションを円滑にし、予約管理の手間を大幅に軽減する用途として有効です。顧客情報やスタッフのスケジュール、提供するサービスの種類や料金などを一元管理でき、迅速かつ適切な顧客対応を実現します。

Bookingsを導入することで、顧客はオンラインで簡単に予約を行えます。また、スタッフがスケジュールを調整したり、ダブルブッキングを防止したりすることが可能です。そのほかにも、予約の確認やリマインダーの自動送信といった機能を備えており、顧客満足度の向上にも寄与します。

Microsoft Teamsと連携することで、オンライン会議の予約もスムーズになります。これにより、リモートワーク環境でも効率的なコミュニケーションが実現します。


Power Platformで業務を自動化する

Power Platformは、複数のアプリケーションやサービスを連携させ、 定型業務を自動化するためのローコードツールです。他のサービスより少しだけ発展形のツールですが、こちらのツールを使うと紙ベースの手続きや手動入力作業をデジタル化し、効率的に管理することが可能となります。これにより、時間と労力を大幅に削減し、業務の正確性の向上を図れます。

スケジュールトリガー機能を活用することで、決まった時間や間隔でタスクを自動実行できます。定期的な報告書の作成やデータの更新など、繰り返し行われる業務を自動化し、従業員により価値の高い業務への集中を可能にします。

Microsoft 365のライセンスの使い方における注意点

Microsoft 365のライセンスを利用する際には、いくつかの注意点があります。まず、ライセンスには接続可能なデバイスの数に制限が設けられており、インストールできるのは1ライセンスあたり最大15台のデバイスまでです。具体的には、パソコン(WindowsまたはMac)5台、タブレット5台、スマートフォン5台へのインストールが可能です。
Microsoft 365のライセンスは個人単位で提供されており、複数人で使い回すことはできません。また、2024年4月よりMicrosoft 365の一部のプラン(大規模ビジネス向け)からTeamsが分離されることとなり、別途契約(Microsoft Teams Essentialsプランの契約)が必要となりました。これらの点を踏まえた上で、ライセンスを管理し、利用するようにしてください。

Microsoft 365を社内で活用して業務を効率化しよう

Microsoft 365では、資料作成ソフトウェアやコミュニケーションツール、情報整理を支援するアプリケーション、ファイル共有のためのストレージサービス、共同作業が可能となるコラボレーションツールなど、さまざまなアプリケーションを利用できます。これらのツールを活用することで、業務の効率化が図れます。

ビズらくでは現在、 Microsoft 365の「たくさん割」を実施しています。(2024年11月12日現在。)5ID以上のご契約で通常販売価格より5%OFF、30ID以上の契約なら15%OFFの限定価格で契約できます。パッケージソフトをご利用のお客さまは、この機会にクラウド版のMicrosoft 365への切り替え検討をおすすめします。詳しくは以下のページでご確認ください。

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