オンライン商談のツールと成功率を上げるコツ｜アポイントメール文例つき

オンライン商談は、現在の営業活動において欠かせない手法となっています。Web会議システムを活用することで、移動時間を削減しながら業務効率の向上を図ることが可能です。本記事では、オンライン商談の成功率を高める具体的なコツや、商談への誘いを目的としたアポイントメールの文例、おすすめのツールについて紹介します。

オンライン商談はメジャーな手法！過半数が「リモート商談がメイン」

オンライン商談とは、インターネットを活用して非対面で行う営業スタイルのことで、近年急速に普及しています。特にコロナ禍を契機に導入が進み、現在では多くの企業で標準的な手法となっています。ITツールを活用すれば、場所を選ばずスムーズに商談を進められる点が大きなメリットです。また、移動時間の削減や資料のオンライン共有によって営業活動の効率化にもつながります。

有限責任監査法人トーマツが2020年に行った調査によると、「リモート商談（オンライン商談）が9割以上」という回答が27.8%、「6割以上」が27.3%となっており、全体の約55％がオンライン商談を主な手段としていました。

このことからも、商談の現場が着実にオンラインへとシフトしていることがうかがえます。今後も、時代に合った柔軟な営業スタイルとして、オンライン商談の活用はさらに広がっていくと推測されます。

オンライン商談が上手くいかない人によくある悩み

オンライン商談に切り替えたものの、思うように成果が出ず悩んでいる方も多いのではないでしょうか。ここでは、そうした方々に共通する「よくある悩み」を紹介します。

信頼関係の構築が難しい

オンライン商談では、表情や仕草を読み取ることが難しく、自然なコミュニケーションが取りづらくなるため、顧客との信頼関係を築くことが困難に感じる場合もあります。特に初対面の商談では、対面時のような反応が得られず、距離感を縮めるのが一層難しくなります。

こうした場合は、アイスブレイクや丁寧な自己紹介を活用して警戒心を和らげる工夫が必要です。また、カメラを活用して表情を見せながら話すことや、明確かつ丁寧な説明を心がけることで、信頼感の醸成につながります。

商品・サービスの魅力を伝えるのが難しい

オンライン商談では、実際に商品やサービスを手に取って体験してもらえないため、その魅力を十分に伝えるのが難しい場合があります。また、無形商材の場合には具体的なイメージを持たせることが困難であり、言葉だけではその魅力を伝えきれないこともあります。

魅力を伝えるためには、事前にサンプルやカタログを送付するといった工夫が効果的です。また、サービスの場合は実際の画面を共有しながら体験を共有するのもおすすめです。さらに、ストーリー性のある説明や、事前に送付した資料やデモンストレーション動画などを活用しながら、顧客の課題解決に焦点を当てた提案を行うことで、魅力をより具体的に伝えられます。

表情・感情がわかりにくい

対面であれば細かな表情や身振り・会話の量から感情を読み取れますが、画面越しではそのようなニュアンスが伝わりづらくなることがあります。その結果、相手の表情や感情が十分に伝わらず、コミュニケーションの質が低下する場合があります。

このような状況では、カメラ目線を意識しつつ、少し大きめのジェスチャーや明るい表情を心がけることが効果的です。また、声のトーンや話し方にメリハリをつけ、熱意やエネルギーを言葉以外の部分でも伝える努力が求められます。視覚情報が限られている分、相手との距離感を縮める工夫がより一層重要です。

通信環境に左右されやすい

オンライン商談では、通信環境の安定性が成果に直結します。回線が不安定だと音声や映像が途切れ、商談自体がスムーズに進まなくなる可能性があります。特に、自宅からの参加やモバイルルーターを使っている場合、オフィスのような高速回線に比べてトラブルが発生しやすい状況です。

これを防ぐためには、事前に有線接続・安定した無線接続を準備し、高速回線を整えておくことが重要です。また、ITツールや使用するデバイスの設定確認も忘れずに行いましょう。万が一のトラブルに備えて、連絡手段や予備の接続方法を用意しておくと安心です。

オンライン商談の成功率を上げるコツ

オンライン商談を成功させるには、事前の準備と環境の整備が欠かせません。ここでは、商談をスムーズに進め、成果につなげるためのポイントを紹介します。

適切なITツールを選択して使いこなせるようになる

オンライン商談を円滑に進めるためには、音声や画質の品質、自社のニーズに合った機能、セキュリティの確保などを確認し、予算に見合ったツールを選ぶことが重要です。

また、選んだツールを効果的に使いこなすためには、事前にテストやロールプレイを行い、商談中のトラブルを防ぐ準備をしておきましょう。特に、カメラやマイクの設定、画面共有機能の確認は欠かせません。適切なツールの選定と活用が、商談の質を左右します。

説明上手・聞き上手を意識する

有限責任監査法人トーマツが2020年に実施した調査によると、オンライン商談において「商談をしたい、継続したい」と思わせる営業担当者の特長として、最も多かったのは「商品の説明が上手で、提案力がある」（51.5%）という回答でした。かつての営業スタイルでは熱意や根性が重視されていましたが、近年は論理的な説明力と高度なコミュニケーション能力が重視されるようになっています。

特にオンライン商談では、声が聞き取りづらくなる場合もあるため、明瞭でハキハキとした話し方が求められます。冒頭での自己紹介や商材の要点を押さえた説明を意識し、スムーズに商談を進めましょう。また、「聞き上手」であることも重要です。顧客のニーズや課題を理解するためには、丁寧に耳を傾け、適切な質問を通じて本音を引き出す姿勢が欠かせません。双方のコミュニケーションが円滑になることで、信頼関係の構築がより効果的に進みます。

必要に応じて対面商談とオンライン商談を使い分ける

同調査（有限責任監査法人トーマツが2020年に実施した調査）によると、オンライン商談において新規営業の割合に関する質問に対し、「新規営業なし」と回答した企業が41.8%、「2割以下」と回答した企業が27.3%でした。つまり、約7割の企業が新規営業の割合を2割以下と回答しており、これは新規営業においてはオンラインよりも対面の方が有効な場面が多いことを示唆しています。

オンライン商談は、遠方の顧客や複数名とのやり取りに適しており、移動時間の削減や資料共有、記録の保存が容易であることが特長です。一方、対面商談は信頼関係の構築や複雑な内容の説明、製品の実物確認に適しています。

これらの商談形式のメリットとデメリットを十分に理解し、目的や状況に応じて使い分けることが、営業成果を最大化するための重要なポイントです。

アポイントメール・フォローメールを徹底する

アポイントメールでは、商談の目的を明確に伝え、相手の関心を引くような具体的な内容を盛り込む<ことが大切です。また、商談後はできるだけ早くフォローメールを送信し、次のステップを提案することで、成約の可能性を高められます。

それぞれの例文は以下の通りです。

【アポイントメールの例文】

【フォローメールの例文】

オンライン商談で成果を出したい人におすすめのツール

オンライン商談を成功させるためには、適切なツールの活用が不可欠です。ここでは、商談を効率的に進め、成果を最大化するために役立つツールを紹介します。

Zoom(ズーム)

Zoom

高品質で安定した音声・映像。場所やデバイスを問わず、操作もかんたん！
Web会議に必要なあらゆる機能がZoom1つで利用可能です。

詳しくはこちら

Zoomは、「デジタル化の窓口」によって2023年に行われた調査によると、 Web会議システム市場で41.7％のシェアを誇るリーダー的存在です。高品質な映像と音声、直感的な操作性が特長で、商談をスムーズに進めるのに適しています。また、最新機能の「AI Companion機能」を使うと生成AIが議事録の作成をサポートし、商談に集中しやすくすることができます。さらに「ビズらく」では1ライセンスからご契約可能です。そのため、余分なライセンス購入を避け、コスト最適化にも貢献します。

Microsoft Teams（マイクロソフト チームス）

Microsoft Teams

Microsoft Teamsはチャットを主体としたコミュニケーションツール。
チャット、音声通話、ビデオ会議、ファイルなどの共有が可能です。
プラン比較表にて使用できるアプリケーションを確認しましょう。

詳しくはこちら

Microsoft Teamsは、同調査（「デジタル化の窓口」によって2023年に行われた調査）で34.7％のシェアを持つWeb会議システムです。Microsoft 365との統合性が高く、WordやExcelなどのファイルをシームレスに共有・共同編集できる点が特長です。特に教育機関やIT業界、製造業で評価が高く、チーム間のコラボレーション強化や業務効率化に大きく貢献しています。

Google Meet（グーグル ミート）

Google Meet

Google Workspaceのさまざまな機能の一つ。無料版と異なり時間制限が
24時間になり会議録画やアンケート機能もあります。セキュリティが万全で、
ほかのGoogleサービスと連携しやすいなどメリットが豊富です。

詳しくはこちら

Google Meetは、同調査（「デジタル化の窓口」によって2023年に行われた調査）によると9.3％の市場シェアを持ちます。Google Workspace内のアプリとの統合性が強みで、 Google ドキュメントやGoogle スプレッドシート、Google カレンダーとの連携が可能です。特に教育機関や小売業・サービス業などで人気があり、無料プランでも1時間の会議が可能なため、コストパフォーマンスにも優れています。

まとめ：オンライン商談のコツを理解して成果を出しましょう

オンライン商談は、リモートワークの普及に伴って主要な営業手法として定着しました。課題はあるものの、対面商談と使い分ければ、商談の成功率を高められます。
また、各Web会議システムの特性を理解し、目的に応じて最適なシステムを選択することが、オンライン商談を成功させる鍵となります。ビズらくでぜひあなたの職場に合ったWeb会議システムを見つけましょう！