セキュリティ対策ご支援の事例として、河田広告編集事務所様における「Active! gate SS（アクティブゲート エスエス）」の導入ケースを紹介します。河田昌裕代表に、導入の背景や活用方法、得られた効果についてうかがいました。「メールのセキュリティ対策を徹底したことで、情報漏えいのリスクを回避し、お客様から一層の信頼を得る助けになっている」とのお言葉でした。
河田広告編集事務所様の紹介
河田広告編集事務所様は、統合報告書をはじめとする上場企業向けIR（株主・投資家向け広報）を行っているほか、行政からの依頼で全国の中小企業の取材なども手がける広報業務の事業者です。経営者インタビューおよび原稿作成、経営陣の写真撮影のほか、インタビュー動画の企画から撮影、編集、さらにはWebスクレイピングなどの業務を行っています。代表である河田様ご自身も経営者へのインタビューを担当されています。
今日は、代表の河田様にインタビューし、ツール導入や代理店選定の経緯、導入後の効果について実際の状況をうかがいました。
ビズらくで契約されたサービス
Active! gate SS（アクティブゲート エスエス）オリジナル運用プラン（共用タイプ）
メール・添付ファイル経由の情報漏えいを防止する機能を備えたクラウドサービスです。
Active! gate SS（アクティブゲート エスエス）
7つの機能でメール・添付ファイル経由の情報漏えいを防ぐクラウド型メール誤送信防止対策サービス。
環境を選ばない使い易さで専門の管理者も必要なく、さまざまな職場でご利用いただけます。
導入の背景：取引先企業の機密情報が多く、セキュリティを徹底させたい
――「Active! gate SS」の導入を検討することになったきっかけを教えてください。社内の状況や外部環境などの背景や、解決すべきビジネス課題はありましたか？
河田様：当事務所はメンバー数名の小規模事業者ですが、統合報告書の作成などIR（株主・投資家向け広報）業務の案件を数多く手がけており、クライアントの多くが上場企業です。そのため、業務の遂行においてセキュリティ管理の徹底が欠かせません。
中でも、メールの送受信において脱PPAPを含むメールセキュリティ対策については以前から必須と考えていました。株主・投資家向けの広報を手がける上でさまざまな資料を扱うことがあり、万一第三者に漏れると取り返しがつきません。
※PPAP…パスワード付きzipファイルをメール送信し、別途、パスワードをメール送信する手法。セキュリティ上の問題が大きいことから、数年前から官民を挙げて脱PPAPの動きが加速している。
――何か問題が起こってからでは遅いので、未然に防ぐための対策を検討されたのですね。これは多くの企業様にとっても参考になる取り組みだと思います。
河田様：大企業や中堅企業がセキュリティ対策に注力しているのは当然として、小規模事業者においても取り組みは必須だと思っています。むしろ、小規模なところほど何か問題を起こした際、損害賠償や契約破棄など致命的な結果になりかねないので、そのリスクを重視すべきです。
実際、多くの取引先企業から、「セキュリティ対策を怠っている事業者には今後、発注できなくなる可能性がある」と指摘されています。また、取引先からセキュリティ環境についての報告を求められる際、チェック項目の中にPPAP対策の有無が必ず含まれています。
ツール選定と導入までの経緯
――多くのサービスがある中で、「Active! gate SS」を選択したのはどうしてでしょうか？
河田様：以前からPPAP対策サービスの導入を検討していたものの、その多くは大企業向けが中心で運用コストが高いのがネックでした。その点、当事務所のような小規模事業者でも導入しやすい料金体系である「Active! gate SS（アクティブゲート エスエス）」を見つけたことで、すぐに採用を決めました。
――社内で導入を進める際に、乗り越えたハードルがあれば教えてください。
河田様：サブスクリプションのシステムを多数利用する中では、当事務所のITスキルが十分でないことから、導入したもののうまくいかないことが少なくありません。そのため、「Active! gate SS」の導入を検討した際、メールサーバーの設定などを円滑に行えるか、また、TLS送信などの運用が的確にできるかなど確信が持てませんでした。これに対して、「Active! gate SS」の提供会社のご担当から丁寧に助言していただき、導入時のハードルを問題なく乗り越えることができました。
※TLS…メール送信時にデータを暗号化し、第三者による盗聴や改ざんを防ぐ技術 。
導入後の効果：信頼性の向上
――「Active! gate SS」の導入後、業務や社内のコミュニケーションにどのような変化がありましたか？ 定量的・定性的な効果があればぜひ教えてください。
河田様：業務における信頼性確保の一環として大きな意味があると考えています。定量的な効果の判断は難しいものの、PPAP対策であるTLS送信機能をはじめとして、信頼性の高いメール送信環境を実現したことで、メールコミュニケーションにおいて自信を持ってお客様と接することができています。また、社内においてセキュリティに対する意識が向上したと考えます。
実際のところ、「当事務所はTLSでメールを送信しています」とお伝えしたからといって、目に見える利点があるわけではありません。しかし、PPAPに甘んじていてはいざという時に信用を一気に失いかねません。何事もリスクを感じたらすぐに対策を講じて、お客様に安心を提供する必要性があると考えます。「Active! gate SS」の導入を通じて、事業を遂行する上で当たり前の課題を一つクリアしたということです。
ビズらくを選んだ理由：アスクルへの信頼と、企業規模に関わらない誠実なサポート
――「Active! gate SS」をご自身で調べて契約する際、開発元の営業担当の方からどのベンダーから購入するか尋ねられたそうですが、弊社を選ばれた理由を教えてください。
河田様：ネット通販の「アスクル」は、サービス開始当初から利用していたことから、サービスの良さや信頼性の高さを感じていました。サービス部門である「ビズらく」もきっと安心だと判断したのが大きな理由です。
また、ほかのITベンダーに比べて、アスクルの方が事業規模の小さな事業所にもより向き合ってもらえると判断したことも理由の一つです。
現在利用しているツールや技術
――現在利用しているITツールには、どんなものがありますか？
河田様：現在利用しているツールは、会計や業務委託管理を筆頭に、音声・文字変換、Web会議、ビジネスチャット、クラウドストレージ、翻訳、セキュリティ、Webスクレイピング、ノーコード・アプリ作成など多数のツールを利用しています。一部 は代理店を利用していますが、ほぼベンダーとの直接取引です。
――生成AIも積極的に利用されているのでしょうか？
河田様：生成AIについては、プロンプトの運用など早い段階から取り組みを開始した方だと思います。中でも若手メンバーの習熟は早いです。一方で、飛躍的に便利になっている反面、ハルシネーション（間違った情報をあたかも正しい情報のように生成してしまう現象）などのリスクにはますます注意しなければ、と考えています。
――私たちも生成AIで記事作成できるツールを利用していて、ファクトチェックの機能もありますが、重要な部分はしっかり確認しないと怖いと感じています。
河田様：当事務所では主に企画段階の調査やアイデア出しでの壁打ちに生成AIを利用しています。成果物である文章をAIで生成することはしていません。この点、AIの活用と人間の作業とのバランスが重要です。今後、生成AIをいかに精度よく使いこなせるかが、どの業界・どの規模の事業者にとっても勝負になってくるでしょう。
今後の展望
――今どんなことに課題を感じていて、将来的に導入したいと考えているツールはありますか？
河田様：たとえば、業務の効率化に資するノーコード開発のツールです。ノーコードといっても最低限Pythonなどのプログラミングの知識が問われるので簡単ではないものの、新規案件などの業務が増える中で既存業務の効率化が必須となっています。
また、ビズらくのサービス内では契約管理、労務管理などに興味があります。ビズらくには、セキュリティや会計経理についてジャンルごとに多岐にわたるメニューがあることを今まで知りませんでした。この機会に、自社に役立つソリューションはないか、メンバーと一緒に検討したいと考えます。
――数多くのインタビューをしてこられた経営者として、DXについてどんな考えをお持ちですか？
河田様：多数の企業を取材する中で、DXの人材やスキルが必ずしも十分でなくとも、社内で着実に取り組んでいる企業は成果を出しています。また近年、新入社員の導入研修からRPA（業務自動化プログラム）や生成AIなどのカリキュラムを実施する企業が増えています。
経営者が「DXを進める」と言うだけでは現場は腹落ちできず、単にITツールを導入しただけという例が少なくないように見受けます。これから先、真のDXを実現できるかどうかで競争の優劣が顕著になるはずです。私自身を含めて経営者がどれだけ問題意識を持って取り組むかが大事かと考えます。当事務所としても試行錯誤に努めています。
ビズらくに期待すること
――今後ビズらくにどんなことを期待しますか？
河田様：SaaS商品が次々に登場する中で、自社に必要な商品・サービスは何かを判断するのは容易ではありません。現在、ビズらくはお客様が商品を探すプル型モデルだと思いますが、「お困りごとの解決」とのキャッチフレーズ通り、事業の成長に即して抱えがちな課題に対してプッシュ型で提案していただけると助かります。
当事務所は若いメンバーが加わっていることで、彼らが活躍し、成長できる土壌づくりをしたいと思っています。その点、人事・労務に関わるシステムの導入を見据えていかねばなりません。今後、業務を拡張していく上で必要となってくるSaaSは何かなど、当事務所の一歩先を見た提案していただけるとありがたいです。
また、SaaSの利活用で生じた疑問点について、いざという時にすぐに質問ができると助かります。有料でかまわないので、診療所の「かかりつけ医」のように気軽に相談できるとありがたいです 。
まとめ
河田代表から経営視点でのお話を伺い、大変勉強になりました。セキュリティ問題を未然に防ぐために先手を打ち、その一環としてITツールを効果的に活用されている点が特に印象的でした。また、今後の経営には、生成AIの活用をはじめ、時代の変化を先取りしながら積極的に対応していく姿勢が求められていると感じました。
ビズらくとしても、今回頂いたご意見を参考にしながら、お客様の課題に寄り添い、伴走する存在となれるよう、サービスをさらに進化させていきたいと思います。