ビズらくを通してWeb会議システム Zoom Workplace（ズーム ワークプレイス）を導入した、電気機器メーカー様のケースを紹介します。採用担当のお客様に、Zoomを選んだ理由や成果についてインタビューしました。Zoomを導入したことにより、会社説明会の進行がスムーズになったとうかがいました。
この度は、採用のほか、社内研修、人事、労務管理などを担当しておられるA様に、ツールや代理店選定の経緯、導入の成果についてうかがいました。
ビズらくで契約されたサービス
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Zoom（ズーム） 【お急ぎプラン】Zoom Workplace Pro 1Y
高品質で安定した音声・映像。場所やデバイスを問わず、操作もかんたん！
Web会議に必要なあらゆる機能がZoom1つで利用可能です。
導入の背景： 通信の軽さとブレイクアウトルームの柔軟性
――Zoom導入を検討することになったきっかけを教えてください。
社内でも会社説明会でも別のオンライン会議システムを使っていましたが、動作が重くなってしまう問題がありました。Zoomのほうが軽いという情報を得て、興味を持ちました。
また、以前はブレイクアウトルームへの振り分けを開催者が行わなければならず、何十人もの学生参加者を振り分けるのは大変でした。Zoomでは参加者がブレイクアウトルームを選ぶこともでき、融通が利いて使いやすいと思いました。
――Zoomのブレイクアウトルームの使いやすさについては、ご自身で調べられたのでしょうか？
自分がZoomのセミナーに参加した際にブレイクアウトルームを自分で選べたので、便利だと思いました。
また、通信状況とブレイクアウトルームについて補足すると、以前使用していたシステムだと使い慣れていない学生が多い上、通信状況が悪くなって退出した人の再入室が大変でした。
特に、誰かが通信状況の悪化でブレイクアウトルームから退出すると、管理者がブレイクアウトルームに戻さないといけません。退出した人から電話が来て、対応のために説明会が中断されることもありました。
導入後の効果： 会議がスムーズになり、トラブルが減少
――Zoom導入後、業務にどのような変化がありましたか？
会議の開催がとてもスムーズになりました。学生が使い慣れているシステムを導入したことで、会社説明会でのトラブルが減少したと思います。
――学生の離脱率にも影響はあったでしょうか？
離脱率を調べていないので、関係性を明確に言うことはできませんが、変化はあったと思います。途中で離脱する人は、以前もそれほど多くはなかったですが、Zoom 導入後はほとんど見ていません。
Zoomで便利だと感じている機能
――Zoomのどのような機能をよく使っていますか？どの機能が便利だと感じますか？
Zoomにはビデオクリップを最適化する機能があり、動画をスムーズに視聴できます。説明会で会社紹介などの動画を共有する際に役立っています。普段ショート動画に慣れている若者に合わせて、説明会を短くまとめる必要があるので、大切なポイントです。
――今は双方向コミュニケーションが重要だと聞きますが、ブレイクアウトルームなどの機能はどのように使っていますか？
ブレイクアウトルームはディスカッション、座談会を職種ごとに設定するときに使っています。また、参加している意識を持ってもらうために、アンケート機能も使っています。
若い就活生を飽きさせない工夫として、ブレイクアウトルームやアンケート機能、動画の使用は有効で、Zoomを入れて本当に良かったと思っています。
――やりたいと思っておられたことをツールが後押しできたことを知り、私たちもうれしいです！
ビズらくを選んだ理由：信頼感と将来性
――Zoomは他社でも契約可能ですが、アスクルを選ばれた理由を教えてください。
新卒採用で用いるWeb会議ツールをZoomに変更にするにあたり、代理店経由の契約が希望でした。Web検索でアスクルもZoomを取り扱っていることを知り、知名度的に安心できるという理由で選びました。
――選定する際、特に重視した点は何でしたか？価格と信頼性では、どちらを重視されましたか？
アスクルとは取引実績があったので信頼できると思いました。正直価格も見ましたが、コンプライアンスのこともあるので、信頼感のほうを重視しました。
あと、将来性があることも判断基準となりました。アスクルでは色んなコンテンツも出しておられますが、今後活用できるかもしれない、という点も含めて決めました。
――そこまでご確認いただいて大変励みになります！
ビズらくのサポート対応について
――発注に際してのサポート対応で、印象に残っていることがあれば教えてください。
Zoomを触るのがほぼ初めてだったのですが、使い方を電話で問い合わせた際、真摯に対応していただきました。また、請求書払いについても、当社の規定に合わせて支払期日について融通を利かせていただきました。
――当社のヘルプデスクチームに対してうれしいお言葉をいただき、ありがとうございます。
ITツール選定のポイントと導入までの工夫
――ITツールを選定する上で重視しているポイントは何でしょうか？
まずは、ツールの中身です。その上で、サポート体制、費用感ももちろん大事です。費用については、将来使い続けることを想定して、ランニングコストを比較検討します。
――社内でのツール導入プロセスで、資料の作成など工夫された点があれば教えてください。
まず、自社と一般的な企業がかけているコストを比較して乖離を上長に説明します。そして候補を複数社ピックアップして比較し、その会社やツールを選んだ根拠を提示しました。市場のデータなども参照して資料を作成する必要があります。
――社内の承認の進め方をご相談いただくことも多く、大変参考になります。
このツールを導入すると業務がどれだけ削減できて人件費が年間いくら減るなど、概算でもいいので数値化した資料が代理店側から提供があると、上司に見せることができるので助かります。
――今後コンテンツ作成する上で参考にさせていただきます。今後取り組まれたいことなどはありますか？
人員が少ないので、本来であれば企画など、考えることに時間や力を割きたいです。現状だと労務管理にしても、データをCSV形式で落とし、加工してグラフ化することを人力で行うなど、「作業」が多くなっています。それを自動的にグラフ化できて、誰もが随時グラフを見てSaaS管理できると良いと思います。
―お客様は情報のアンテナを高く張っておられますが、どういった形で情報収集していますか？
採用のメールアドレスに来る営業メールを見たり、他社が実施している無料セミナーに参加したりしています。今あるシステムだけで課題を解決しようとするよりも、外にあるものも知って比較検討したほうが結果的にうまくいくケースのほうが多いので、情報収集は非常に重視しています。
――仕事の優先順位を付ける際、情報収集を最初に削ってしまう方が多い中で、とても参考になる姿勢ですね。
ビズらくに期待すること
――今後ビズらくにどんなことを期待しますか？
「ビジネスをらくにする」という観点でつくったサービスだと思うので、担当者にとってビジネスがらくになる、使いやすい資料があるといいですね。具体的には、「このツールを使うと、どのような業務をどれくらい効率化できるか」を示す資料などです。資料が作り込まれていると、担当者が社内で説明するフローで役立つので、受けが良くなると思います。
