ビズらくを通してMicrosoft 365を導入した物流サービス事業者様の事例を紹介します。
同社は、オフィス物流を専門に扱う企業で、メール便、データ配送、書類の保管・廃棄など、物流および配送関連事業を手掛けています。今回は人事・総務担当のA様に、ツールや代理店選定の経緯、ツールの導入効果についてうかがいました。
ビズらくで契約されたサービス
Microsoft 365（マイクロソフト 365）
Microsoft 365 Business Standard（年契約月払い）
Microsoft 365は、WordやExcelなどのOfficeアプリケーション、OneDriveやTeamsなどのクラウドサービスを
サブスクリプション形式で提供する統合型ソリューションです。
導入やツール選択の背景：従来使用の買い切り版が老朽化、クラウド版は管理が容易
――Microsoft 365の導入を検討することになったきっかけを教えてください。
社内で使用しているMicrosoft Officeが古く、お客様とのやりとりでも不便が発生していたので、新しいものを購入する必要がありました。
――以前は買い切り版（パッケージ版）だったのを、クラウド版のMicrosoft 365に切り替えることにした理由は何でしたか？
買い切り版にすると、事業所が点在していることもあり、ソフトウエアのインストールやライセンスの管理が大変です。クラウド版のほうが情報を一元化できるため、権限の付与状況が一目で確認でき、管理が容易になると考えました。
――そのような判断をする際には、ご自身で情報収集をされたのでしょうか？
Microsoftのホームページを見ました。他社の類似のサービスとも比較しましたが、使い慣れているExcelを引き続き使えるように、Microsoft 365を導入することに決定しました。
ツール導入までの経緯
――Microsoft 365導入にあたって、社内でどのような意思決定プロセスを経ましたか？
稟議の流れとしては、私から常務、社長の順に決裁をもらう形でした。
――決裁者への理解、合意形成を得る際に、工夫された点や乗り越えたハードルがあれば教えてください。
稟議書に加えて、説明資料も作成しましたが、Microsoft 365は機能が豊富で、載せるべき内容が多くて大変でした。Microsoft Office製品だけであれば比較的分かりやすいですが、SharePointやMicrosoft Teamsなど、さまざまなサービスが含まれており、どのプランを選択するかによって金額も異なります。そのため、それぞれの機能や必要性について詳しく説明しなければなりませんでした。
運用のポイント：プランの統一、社員への導入サポートが大切
――以前は、Microsoft 365の複数のプランを使い分けておられましたね。
当初は、現場の社員の中に「Teamsは使うけれどExcelは不要」という方もいたため、Officeなしのプランも利用していました。しかし結局、全社員がExcelを使用するようになったため、管理のしやすさも考慮して、現在はプランを統一しています。
――同じようにMicrosoft 365の導入を検討している企業に向けて、アドバイスやメッセージがあればお願いします。
プランが混在していると管理が複雑になるため、最初から統一しておいたほうがよいと考えます。また、アカウントを渡しただけでは社員が自力でインストールするのは難しいので、「ここをクリック」といった手順を分かりやすく示したマニュアルを準備するとよいでしょう。
Microsoft 365インストールマニュアル作成におすすめのビズらく記事
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使い心地アップを目指そう
「Microsoft 365をインストールしようと考えているものの、肝心のインストール方法がわからない」という方も多いのではないでしょうか。本記事では、Microsoft 365をインストールする手順や、うまくインストールできないときの対処法、2台目以降もインストール可能かどうかなどについて解説します。
詳しくはこちら――一次販売店のクラウドサポートセンターによる管理者様向けサイトは、ご利用されましたか？
サイトには導入マニュアルや操作情報がまとめられていますが、内容が専門的で詳細なものが多く、初心者向けの簡易なものは見当たりませんでした。そのため、簡単な資料を準備して配り、各事務所でITに詳しい社員にインストールしてもらいました。詳しい社員がいない事務所には、こちらから電話で説明しました。
――マニュアルはMicrosoftでも準備されていますが、そちらも初心者向けではないかもしれません。ビズらくでも、ユーザー様向けに分かりやすいマニュアルを作ることを検討したいと思います。
導入後の効果：社内外でのファイル共有など利便性が向上
――導入ツールのどのような機能をよく使っていますか？どの機能が便利だと感じますか？
導入前と異なる点として、社内だけでなく社外ともファイルを共有する際、SharePointが役立っています。クラウドの共有ストレージも、上限をあまり意識せず利用できるようになりました。
便利なサービスSharePoint（シェアポイント）とは？
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SharePointで業務効率化するには？便利機能をご紹介
Microsoft 365に入っているサービスのひとつ「SharePoint」は、書類や情報を共有できる便利なツールですが、どうしたら使いこなせるでしょうか。本記事では、SharePointのどのような機能を使って業務効率を最大化させられるか、おすすめの活用法や注意点について解説します。
詳しくはこちら――導入へのネガティブな反応はありませんでしたか？
いいえ、以前使っていたMicrosoft Officeは古過ぎて社員から不満が出ていましたが、導入後はそういった不満の声はなくなりました。
ビズらくを選んだ理由：アスクルのサポート対応への安心感
――ビズらくを知ったきっかけや選んだ理由はどのようなものでしたか？
アスクルのWebサイトにビズらくのバナーを見つけてアクセスしたのがきっかけです。Microsoftで直接申し込むことも可能でしたが、普段文具を購入しているアスクルなら申し込みやすいと感じました。
――Microsoft 365は他社でも契約可能ですが、アスクルやビズらくに対してどのようなイメージをお持ちでしたか？
ビズらくはアスクルが運営するサービスなので、「トラブルがあったとしてもすぐに対応してもらえるだろう」という安心感がありました。初めて知り合うベンダー様と一から取引を始めるよりもよいと思いました。
――信頼していただき、ありがとうございます。当社の営業・サポート対応で印象に残っていることがあれば教えてください。
Webサイトから問い合わせたときに、すぐに電話で連絡をいただいたので、その後順調に導入が進みました。
――ビズらくが始まって間もない時期にご契約いただいたので、御社のことは私たちも大変印象に残っております。
IT化を進めるポイント：スモールスタート、優先順位の設定、社内の積極的な姿勢
――現在IT化はどれくらい進んでおられますか？
タイムカードはクラウド型サービスを導入し、大幅に効率化しました。従来は各事務所からタイムカードの送付を受け、その後集計に時間を要していましたが、現在はすべてオンラインで処理を完結できるようになりました。
――クラウド化により相当の時間短縮が実現できたかと思います。
はい、導入は一気にではなく徐々に進めていったため、急激に時間が短縮したわけではありませんが、従来に比べると効率は桁違いに向上しました。さらに、指紋認証で打刻する形で本人確認ができるようになったことも大きなメリットです。
――よくスモールスタートが理想的とは聞きますが、導入時にメーカー様に相談されたのでしょうか？
導入支援は特にありませんでしたので、導入しやすいところから始めました。Microsoft 365も1アカウント先行して利用していました。
――良い方法ですね。タイムカードのクラウド化はスムーズに進みましたか？
メーカーのマニュアルが充実していたため、遠隔の事務所でもそれを見ながらスムーズに導入できました。
――タイムカードのクラウド化は給与計算を効率化する布石になりますが、今後さらに効率化を進める予定はありますか？
給与計算については、従来と大きな変更はありませんが、使用しているツールは２年後にクラウド化を予定しています。統合型クラウド会計システムの導入も検討しましたが、ワンストップでできるメリットがある一方で、コストが高いため見送ることになりました。給与計算ソフトは私しか使っていないので、多少不便でも自分でデータを橋渡しして、コストを抑える方が合理的だと考えています。
――Microsoft 365やタイムカードのクラウド化を見ても、多くの社員の方が利便性を実感しやすいものから優先的に導入しておられることが分かります。御社にはIT部門はないとのことでしたが、IT化を着実に進めておられますね。
IT化がスムーズに進んだのは、社内の理解が大きいです。私はツール導入の提案や現場での設定を行いますが、社内、特に上司が積極的でないと、難しかったと思います。
ビズらくに期待すること
――今後ビズらくにどんなことを期待しますか？
現在も提供されているサービスは多いのですが、今後さらに選択肢が広がると助かります。また、これまでにも丁寧にサポートいただいていますが、導入時の支援やサービス説明など、サポートをもっと気軽に利用できるようになるとうれしいです。
まとめ
IT化を着実に進めるために行っている数々の工夫に、感銘を受けました。ツール選択においては、費用対効果を重視し、多くの人が効果を実感しやすいものを優先されていました。また、社内の理解を得ながらスモールスタートで導入し、社員へのサポートを通じて、全社員が変化に適応できるよう工夫されています。
ビズらくとしても、今回うかがった内容を参考に、分かりやすいマニュアル作成など、導入時のサポートを充実させたいと考えています。