ビズらくを通じて、Microsoft Word、Excel、PowerPointなどのOfficeサービスをクラウド上で利用できる「Microsoft 365」を導入された事例について紹介します。インタビューを通して、クラウド型Officeの活用が社内外の担当者とのやり取りやスケジュール管理の効率化に役立っていることが分かりました。また、業務の細部に生じていた“タイムロス”が改善され、限られた人員でも業務を最大限に進められる体制づくりにつながっています。
株式会社イーエスシーの紹介
株式会社イーエスシーは、アスクルの正規取扱販売店として中堅・大企業向けの一括購買ソリューション「ソロエルアリーナ」の導入・購買支援事業を展開している企業です。
同社で情報システム管理をはじめあらゆるバックオフィス業務を担っている鈴木様に、サービスを導入した経緯やその効果、今後の展望などについてうかがいました。
ビズらくで契約されたサービス
Microsoft 365 Business Standard
Microsoft Copilot for Microsoft 365
Microsoft 365は、WordやExcelなどのOfficeアプリケーション、OneDriveやTeamsなどのクラウドサービスを
サブスクリプション形式で提供する統合型ソリューションです。
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導入の背景：Office 2013のサポート終了が契機に
――どのようなきっかけでMicrosoft 365を導入したのかを教えてください。
株式会社イーエスシー鈴木様（以下、鈴木様）：一つは、Office 2013のサポート期間が終了したことです。Office 2013を導入した当時は買い切り型のパッケージ版だけでしたが、今回新たに導入する際はサブスクリプション型のクラウド版と従来のパッケージ版との2つの選択肢がありました。クラウド版は一度導入すれば常に最新の状態で使い続けられる点が最もメリットが大きく、加えて少人数で業務を回していくために、メンバー同士でデータを共同編集できることに利点を感じてMicrosoft 365を導入しようと決めました。
導入した当時、割引キャンペーンを展開されていたこともありがたかったですね。
――ビズらくを通してサービスを導入した理由を教えてください。
鈴木様：Microsoft 365以外にメリービズも導入していますが、いずれもアスクルが連携していたり、提供していたりするサービスであれば経営層からみても信頼や安心感を持って導入に踏み切れるようです。私自身も以前からビズらくがMicrosoft 365を取り扱っていることを把握していたので、導入を検討する際にすぐに問い合わせしました。
導入後の効果（ハード面）：スケジュール確認や会議資料の共同編集が容易に
――Microsoft 365を導入してから、どのような効果が得られましたか？
鈴木様： かつてはWeb上でログインしてスケジュール管理する単独のシステムを採用していました。自身のスケジュールを入力するときも確認するときも逐一ログインする必要があったのですが、この手間が日々積み重なると負担になります。これがMicrosoft 365を通じてExcelやWord、メーラー等のツールと同じIDでスケジュール管理できるようになったことで負担の軽減になり、日常業務の効率化につながっています。
このほか、クラウド版のPowerPointでの会議資料や議事録をメンバーと共同編集できるようになったことで作業効率が向上し、その進捗も可視化されるようになりました。また、Teamsに切り替えたことで時間の制約を気にせずお客様とオンライン商談を実施でき、さらに商談のホスト役として
お客様を迅速に招待できるようになりましたのでスピード感のある営業活動につなげられています。このように一つ一つは細かい点ですが業務対応の幅が広がったのを実感しています。
導入後の効果（ソフト面）：コミュニケーションがより豊かに
――コミュニケーションの活性化などソフト面で感じられる変化はありますか？
鈴木様：今年（2025年）事務所を移転したのですが、その際にTeamsで「移転プロジェクトメンバー」のグループチャットを使って、全体のレイアウトから家具の選定、カーペットの色合いまで相談できるようになりました。もともと、ラフにコミュニケーションできる企業風土ではありましたが、会議の話題の延長としてチャット上で会話が継続されるなどより活発さに磨きがかかったと感じます。
また、社外の業務委託先とはTeamsを活用して業務日報やお客様対応記録の管理などを行っています。外部の方ともリアルタイムで密にやり取りできるので、少人数運営の当社に非常にマッチしています。
――さまざまな角度から効果が出ているようですね。
鈴木様：そうですね。我々は日本全国で営業活動してきました。新規開拓活動は出張訪問の目的がはっきりしていてお客様にもお時間をいただきやすいのに対して、既存のお客様にはその点でハードルが高いです。そのようなとき、事前にオンライン上でコミュニケーションできているとハードルが下がりやすいと考えています。
今後もツールの活用を深めて、実際にお客様とお会いするオフラインと、オンラインを組み合わせたハイブリッド型でより密なコミュニケーションを図っていきたいですね。
――導入する際に苦労したことはありますか？
鈴木様：ワンフロアでともに働いていることから、社員にMicrosoft 365が浸透しないといった苦労は特にありませんでした。ただ、Microsoft 365の初期設定の管理画面が分かりづらかったこともあり、問い合わせしたり、問い合わせ先を確認するのに手間取ったりといったことがありました。回答していただいた後はスムーズに進められました。
今後の課題：請求書発行業務の柔軟性を高めていく必要性あり
――これから取り組みたい業務改善や課題について教えてください。
鈴木様：請求書の電子化におけるお客様の多様な要望に応えるための柔軟性の強化ですね。私自身はお客様と直接やり取りしていないのでどの程度需要があるのか分かりかねる部分はありますが、もし営業担当者やサポートチームが日々要望を受けているのなら、対応できるように改善していかなければならないと考えています。
“お客様対応のため”につながることなら何でも改善していきたい
――最後に、ビズらくにこれからどのようなことを期待しますか？
鈴木様：現在、月末の消込作業などの負担を低減するためにメリービズなどアウトソーシングの効率的な活用を進めています。また、将来的にはサーバーの一本化も目指すつもりです。
少人数で数多くのお客様に対応できる体制を整えていくためであれば、電子化やDXといったことをはじめ何でも改善を検討していくつもりです。ただし、DXに関しては大きくプロジェクトを立ち上げて一気に進めるのではなく、徐々に着実に取り組み続けていくべきだと捉えていますし、あらゆる改善に取り組む上で業務に支障が出ないことが最も重要だと考えています。このような思いを汲んで、これからも安心できるサービスを提供してもらえたら嬉しいです。
まとめ
Office 2013のサポート終了を機に、鈴木様は「限られた人員で最大限の業務を進めるためにはクラウド化が必要」と判断し、Microsoft 365の導入を推進しました。経営層の理解を得て迅速に導入した結果、スケジュール管理や資料共有が効率化され、コミュニケーションも活性化。今後はDXを一気に進めるのではなく、業務に支障が出ないよう着実に改善を重ねていくという思いをお話しいただきました。ビズらくは、そのお取り組みを支えるパートナーとして、これからも支持され、安心できるサービスを提供し続けてまいります。
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