総務部が担当する庶務業務をラクにしよう！

前回の総務部クエスト第１章ではチェックシートで職場ごとの改善ポイントの洗い出しとそのヒントをご紹介しました。
今回はチェックシートの中の「庶務業務エリア」にスポットを当てて業務改善のポイントを確認しましょう！

あなたの職場でこんなことありませんか？

従業員のスケジュールを出社しないと確認できない

従業員全員の予定を共有するために、大きなホワイトボードや紙いっぱいに細かく書き込まれたスケジュール。従業員の名前や「外出中」などのマグネットを作ってみても、外出先や伝達事項は結局手書きで更新してますよね。当日急に予定が変更になれば、総務や庶務担当の方がホワイトボードを書き換えだけでなく、関係のある従業員に連絡する業務も増えてしまいます。

そのお悩み、予定表機能でらくに解決！

グループウェアやビジネスチャットの予定表機能を使うと、PCやスマートフォンから個人の予定だけでなく、同じ職場のメンバーの予定も確認できます。さらに、自分だけでなくメンバーの予定の追加や共有、確認が簡単にできるので、職場内のスケジュール管理を手間なく効率的に行うことができます。職場にいなくても、従業員各自で予定を更新することができます。もうホワイトボードの予定表を手書きで更新する必要はありません！

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Googleがメールやスケジュール、Web会議などを提供するサービス。
予定表から日付を選んで招待状をGmailで送信したり、Google Meetに直接参加したりと
様々なアクションを予定表機能で完結できます！

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LINEと同じような使いやすさで誰でもすぐに使えるビジネス版LINE。
社内コミュニケーションだけでなく個人の予定を管理する予定表作成の他に、
シフト管理専用のカレンダーを作成し、必要なスタッフに予定を共有することも可能です！

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その他のチェックポイントは『庶務業務の秘伝書』で解決！

以下に当てはまる職場はこちらの資料で解決！総務部でよくあるシーンの業務改善ポイントをこちらの資料で紹介しています。

付箋に入電メモや伝言を書いて相手のデスクに貼っている

社内文書を紙に印刷して掲示している

契約書の印鑑を押すために出社することがある

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