総務の仕事内容は多岐にわたり、「他部署が担当できない仕事」はすべて総務の範囲といっても過言ではありません。そんな様々な部署をサポートする総務部ですが、近年ではサポート的な業務をこなすだけでなく、職場環境の課題を解決していくということが求められています。

そこで今回はこれを導入することで総務部として周りと差をつけられるかも？！な職場の環境を改善するお助けアイテムをご紹介いたします。職場改善に頭を抱えている総務の皆さんはぜひチェック！！

総務部が担当する職場環境に関する業務をらくにしよう！

前回の総務部クエスト第4章「お金に関する業務のお助けアイテムを手に入れよう！」では小口現金管理などのお金にまつわるお仕事の改善ポイントの洗い出しとそのヒントをご紹介しました。 今回はチェックシートの最終項目「職場環境」にスポットを当てて改善のポイントを確認しましょう！

あなたの職場でこんなことありませんか？

電話対応のために出社をすることがある

みなさんの職場の固定電話はどなたが対応していますか？電話対応者として総務部の誰かが必ず出社しなくてはならない職場も多いのではないでしょうか？
そして電話の取次ぎもかなり面倒…。用件や相手の企業名、氏名などを伺い、それを担当者に伝える手間がかかり、想定以上に手間がとられるし本来の業務が中断されるしで、気が付いたら業務が終わらない...なんてことも。

このように出社しなくてはならないことがたくさんある総務部はテレワーク化がなかなか進まず、コロナ禍では不公平感を募らせていた方もいらっしゃったのではないでしょうか？

その悩み、Dialpadで解決！

多様な働き方に対応可能な企業向け電話システム

Dialpadを導入すれば、インターネット回線を利用して、従業員それぞれのパソコンやスマートフォンから職場への電話を受発信できます。職場に固定電話を用意する必要はありません。パソコンやスマートフォンに専用アプリをインストールしておけばテレワーク中や外出中の従業員でも、出社時と変わらず円滑に電話対応が可能です。

さらに、電話応対に関する業務効率の改善を図りたい企業にも、Dialpadはおすすめです。便利な機能を利用することでお客さまが発信先を選べるようにすることで電話取次をなくすなど。さまざまな機能が搭載されているため、コミュニケーションの質が大幅に向上します。

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場所や端末にとらわれないコミュニケーションが可能！
インターネット環境があればパソコンやスマートフォンで
どこからでも会社の電話対応ができます。

　

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職場のデータのバックアップは特にとっていない

職場でお使いのパソコンやスマートフォンには、様々なデータが保存されています。中には社外秘データなどが含まれており、突然消えてしまうと業務に影響が出ることも考えられます。

しかし、人的ミスやウイルス感染、災害による機器故障などはいつ起きてしまうかわかりません。万が一発生したときに、すべてのデータが消失してしまうなんてことがないようにバックアップ対策を取る必要があります。

ここが大変
・どこにバックアップを取っていいかわからない
・管理するデータが大きく保存が難しい
・バックアップを取るのに手間がかかる
・社内のファイルサーバーのメンテナンスが大変

その悩み、Microsoft365（SharePoint）で解決！

大事なデータをクラウドで保存しよう！

仕事に使う大切なデータは保存場所を、遠隔地にしておくことが望ましいといわれています。しかし、別の場所にバックアップをまとめていても、地震や火事などの災害発生時に備えることができません。
そこでクラウド（オンラインストレージ）上にデータを置くのがおすすめです。

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SharePointはインターネット環境のある場所でなら
いつでもどのデバイスからでもファイルを利用できます。
セキュリティを確保しながら効率的にファイル保存が可能です！

　

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その他のチェックポイントは『職場環境に関する業務の秘伝書』で解決！

以下に当てはまる職場はこちらの資料で解決！総務部の人に関する業務の改善ポイントをこちらの資料で紹介しています。

私用の携帯電話を仕事で使っている

IT担当者がいないため、パソコントラブルなどの対応を総務部が担当している

オンライン会議ができない

秘伝書をGETする

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