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はじめまして！ビズらくコンテンツ担当の三谷です。
テレワークの普及に伴い、会議や商談、イベントなどもオンラインで実施する機会が増え、なかでも「Zoom」はその使い勝手の良さから今やWEB会議ツールの代名詞ともいえます。弊社、アスクルでもZoomを利用したオンライン会議やテレワークのコミュニケーションツールとして活用しております。
今回は、アスクルでZoomアドバイザーとしてご活躍の加藤さんにインタビューして、アスクルでの利用シーンから、Zoom活用方法まで詳しくご紹介します！！
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Profile
加藤 貴美（かとう たかみ）さん
アスクル株式会社 コーポレートマネジメント 業務改革推進
全社の改善活動の推進のために縁の下の力持ちとなる、効率化・変革を支援する業務を担当。業務自動化のご相談を受けての開発者とのコーディネートを行い、VBAについてや業務改善・効率化の一助としてツールの使い方などの初級者向け勉強会を実施している。
三谷：今回はアスクルのZoomアドバイザー加藤さんにZoomの活用方法などをお伺いしたいと思います！
加藤さんよろしくお願いします！
加藤：よろしくお願いします。
アスクルではZoomをどのように利用していますか？
加藤：会議の他には、朝礼や研修・勉強会、全社向けの説明会などにも使われています。
私は1人でZoomを開始し、画面共有をしてツール等の操作説明をレコーディングし共有するという動画マニュアル作成としても使っています。
三谷：確かにZoomで作成されたマニュアルがあると実際の画面を見ながら説明を受けられるのでかなりわかりやすいですよね！しかし、Zoomに録画機能があることは意外と知られていないような気がしますが…
加藤：無料プランで選択できるのはローカルレコーディングのみだから意外と認知されていないのかもしれませんね。私たちも勉強会の開催の際には、後日ナレッジ共有の目的でレコーディングした動画を全社に共有しているのですが、有料版のクラウドレコーディングを使えば、PCの保存容量の心配をしなくていいのも助かります。
三谷：パソコンの本体（ローカル）に保存しがちで常に容量がパンパンな私にはうれしい機能です（笑）
アスクルではなぜオンライン会議にZoomが使われているのでしょうか？
加藤：会議の設定・招待方法がとても簡単で、参加者は招待URLをクリックするだけで会議に参加できる、という気軽さが選択のポイントとなっていると思います。社外の方にご参加いただく場合でも、難しい設定などが不要で、URLをクリックしてパスコードなどを入力するだけなのでZoomに入室する際のトラブルなどは少ないと思います。
三谷：たしかにZoomは会議を簡単に始められるので初めての人でも使いやすいですよね！しかし、会議に入るといろいろなボタンがあってどの機能を使っていいかわからなくなることも…。便利な機能がたくさんあるというのは加藤さんの勉強会の中で確認したのですが、うまく活用できていない気がします…。
加藤：勉強会の参加ありがとうございます（笑）そうですよね。Zoomにはいろいろな機能がありますから、何の機能から使えばいいのかわからない方も少なくありません。でも便利な機能はたくさんあるので、少しずつ覚えて活用できるといいですね。
アドバイザーが選ぶZoomのおすすめ機能は？
加藤：「ブレイクアウトルーム」と「注釈」をお勧めします！
「ブレイクアウトルーム」とは会議中に少人数のグループ部屋に分かれる機能です。共同での作業やディスカッションの場として使用します。研修では数人ずつ分かれてワークを実施したり、会議中の議題についてお客様と自社で分かれてそれぞれで作戦会議をしたり、本会議開催中に、一部のメンバーだけで裏で協議をしたり、いろいろな活用の仕方があります。「注釈」は画面共有した際に、参加者全員がマーカーでマークやコメントを書き込んだりできる機能で、「ここのデータがこちらに反映し…」などの時に丸印や矢印が書き込めるので、参加者の理解度のサポートになるかと思います。
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三谷：私は研修の時に「ブレイクアウトルーム」機能をよく使ってました！ブレインストーミングやグループディスカッションに便利ですよね。「注釈」は他の人が画面共有をしているときに歯がゆい思いをしていたので私も勉強会以降よく使うようになりました（笑）
加藤：ちなみに三谷さんはどんな機能を使いますか？
三谷：私はoutlookから連携してZoomミーティングを作成する機能をよく使っています！部門メンバーのスケジュールを確認しながらパパっとZoomリンクを作成できるのでとっても助かっています。
加藤：こちらは有料版の機能なのですがとっても便利な機能ですよね。Zoomは色々なツールとの連携ができますのでそういう使い方ができるとより活用の幅が広がりますよね。Microsoft Teamsをはじめ、LINEWORKSやChatworkといったビジネスチャットと連携するとチャットからもZoomに入れるようになりますし、営業先でも便利かもしれませんね！
※MicrosoftTeamsとはMicrosoft 365 Business Standard/Premiumプランに提供されているツール。チーム内でのチャットやファイルやスケジュールの管理などが可能です。
三谷：この機能は会社では必須レベルだと思います！この機能のおかげでサクサク仕事ができるようになりました。これは有料版の機能だったんですね…！
加藤：そのほかにも有料版はホストを違う人に受け渡す代替ホスト機能などの便利な機能もあります！このようにZoomの無料版と有料版はだいぶできることが違うので、自分の職場ではなにが必要か導入前には必ずチェックしていただきたいですね！今回は私が監修して三谷さんと無料と有料版の機能の違いなどを資料にまとめております。ぜひダウンロードして確認していただければと思います！
三谷：ビズらくでお得にZoomを導入しましょう！お申し込みをお待ちしております！
加藤さん監修「無料版と有料版何が違う？職場での有料版Zoom導入のすすめ」
こちらの資料では職場でなぜ有料版のZoomをおすすめしているか解説しております。ぜひダウンロードしてご活用ください！
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