2022年1月の電子帳簿保存法改正により、「事前承認制度の廃止」「電子データ保存の義務化」「罰則規程の強化」「保存要件の緩和」などが適用されました。本記事では、電子帳簿保存法の基礎をはじめ、改正された要点を踏まえつつ、紙でのアウトプットや保管が認められなくなる2024年以降の企業の対応法を確認しておきましょう。

電子帳簿保存法の基礎をおさらい

本来、契約書や納品書などの書類は、紙を使って作成・保存していました。紙の場合、ファイルに綴じて、それを保存する場所をキープしなければならず、それなりのコストがかかってしまいます。
そこで、ペーパーレスを目指し、電子データでの作成・保存が認められた「電子帳簿保存法」が1998年に施行されました。この法律は、法人税を納める法人や所得税を納める個人事業主など、ほぼすべての事業者が対象です。

ひと口に電子帳簿保存と言っても、対象となる範囲はひとつだけではありません。以下より、法令で定められている3種類の区分について解説します。

電子帳簿等保存

主に帳簿と決算関係書類が対象で、会計ソフトなどで作成した書類を紙などにアウトプットせず、電子データのまま保存します。

スキャナ保存

取引先と受け渡しした、または自分で作成した紙の取引関係書類が対象です。書類をスキャンし、画像データとして保存できる上、アウトプットした書面での保存も可能です。

電子取引データ保存

インターネットやメールなどで確認した、あるいは受け渡しした取引データが対象です。中には、自分で作成して送ったデータも含まれます。一度アウトプットしたものや手書きのデータは認められておらず、一貫した電子データの保存が必須条件です。しかし、2023年12月末までの間は書面での保存が許容されています。

参考記事：国税庁「電子帳簿保存法関係」
参考記事：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

2022年1月改正 電子帳簿保存法のポイントは？

改正された電子帳簿保存法は、内容が大きく緩和されたことで話題になりました。以下より、押さえるべき4つのポイントを解説します。

参考記事：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

電子帳簿等保存・スキャナ保存で事前承認手続きが廃止された

これまでは電子帳簿等保存やスキャナ保存において、税務署長による事前承認の手続きが必要でしたが、事業者の業務負担を軽減するために、改正後に廃止されました。
電子取引は元々事前承認が不要だったので、この改正により、どの区分においても準備さえ整えればスムーズに進められます。

スキャナ保存でタイムスタンプの要件が緩和された

「タイムスタンプ」とは、刻印された時刻にその電子データが存在し、以降改ざんされていないことを証明するための仕組みです。本来なら「書類を受け取ってから3日間」という短期間内にタイムスタンプの付与が必須でしたが、改正後は「最長約2ヶ月」に引き延ばされました。

また、受取人の自署廃止や、訂正・削除などの履歴を確認できるシステムや訂正・削除ができないシステムの場合にはタイムスタンプが不要となるなど、業務負担の軽減が見込めます。

加えて、不正防止を目的とした、相互けん制などの適正事務処理の要件も廃止されたため、スキャナ保存を導入するハードルが大きく下がりました。

電子取引で書面による保存が認められなくなった

今回の改正において、さまざまな手続きや要件などが廃止・緩和されましたが、一方で義務として課せられたものもあります。電子取引で受け渡ししたデータは、出力して書面で保存することが認められなくなり、電子データのみでの保存が義務付けられました。

また、不正行為に対するペナルティも強化されています。帳簿の保存をきちんと行っていないなど不正が発覚した事業者には、 追徴課税や青色申告の承認が取り消されるおそれがあり、税額控除の取り消し、ひいては企業に対する 信頼が損なわれてしまうしますかもしれません。法令違反には細心の注意を払いましょう。

全体を通して検索要件が緩和された

本来、保存された書類に対して多くの検索項目を設定しなければなりませんでしたが、改正後は「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されることになり、業務負担の軽減が期待できます。

また、税務署員による保存書類のダウンロードの要求に応じた場合の「日付・金額の範囲指定」「複数の任意項目を組み合わせて条件設定」が廃止されています。

2024年電子取引情報の電子データ保存義務化へ！中小企業での対応法は？

前述の通り、改正によって電子帳簿等保存やスキャナ保存が導入しやすくなりましたが、電子取引データにおいては電子での保存が義務化された点には新たに注意が必要です。

なお、2023年9月末にインボイス発行事業者の登録申請期限を迎え、翌月10月1日から「インボイス制度」がスタートします。特例として、2023年12月末まではアウトプットした紙での保存が許容されています。それまでの期間のうちに、義務付けられている電子取引データ保存に対する準備を、前もって済ませておくことが重要です。

電子帳簿保存法は、契約書や納品書など、証明の運用管理にかかわる関係の深い法令です。例えば、適格請求書（インボイス）を電子で発行する場合は、双方の法令の要件を満たすシステムが欠かせません。猶予期間を上手く活用して、業務フローを含めた電子化への取り組みを見直しましょう。

自社で行っている電子取引を把握する

改正への対応として、まずは社内での電子取引の内容を把握することが重要です。ひと口に電子取引と言っても、電子メールやクラウドサービス、電子契約、スマホアプリでの決済、EDI（電子データ交換）など、さまざまなものがあります。月々の「取扱件数」「取引の方法」「実施者」などの状況を調べてみるとよいでしょう。

保存要件に沿った業務フローやデータ保存をする

電子取引データを保存する際は、以下の要件を満たさなければなりません。

また、2024年1月から本格的に開始される電子取引による電子データの保存期間は、「法人税法」により紙と同様の「7年」と定められています。ただし、計算書類・会計帳簿は「会社法」により、「10年」の保存が義務付けられている点に要注意です。

以下より、今から準備しておきたい2つの具体例を紹介します。

今から準備しておきたい2つの具体例をご紹介

最後に今からできる電子データ対応のための準備を2つご紹介いたします。

①「事務処理規定」を作成する

事務処理規程とは、電子取引データ・電子帳簿・スキャナ保存データを電子帳簿保存法に則って保存するために、定める職場内での取り決めのことです。さまざまな電子データへの柔軟な対応を目指して、職場ごとに「事務処理規定」を策定して運用することをおすすめします。それによって、システム導入やタイムスタンプ付与が難しい場合でも、スムーズに対処できます。各種既定のひな型は、下記URLよりダウンロード可能です。

国税庁│参考資料（各種規程等のサンプル） https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

②データ保存方法・社内ルールを検討する

「取引年月日」「取引金額」「取引先」などで検索できるデータの保存方法を検討しておくことも有効です。例えば、ファイル名を「20221031_（株）国税商事_110000」にするなど、独自のルールを設けることもひとつの手です。併せて、索引簿の作成もデータ管理に効果的でしょう。

まとめ：電子帳簿保存法への対応に経理ツールの活用を！

2022年1月に改正された電子帳簿保存法について、廃止や緩和、義務化などの改正内容や、ペナルティなどの注意点について解説しました。今回から義務付けられる電子取引データ保存への対応は忘れずに行いましょう。
法令に違反しないためには、自社の取引状況の確認が不可欠であり、自社の要件を満たした会計・経理ツールの活用が有効です。まずは、現在利用している会計システムが最適であるかを確認した上で、自社のニーズに適したシステムを取り入れることをおすすめします。