コロナ禍の影響で人と直接会うことが制限されたことや、在宅勤務・テレワークが増えたことがきっかけとなり、従業員同士のコミュニケーション不足を補う目的や、コミュニケーションをさらに活性化させる意図でビジネスチャットを導入する企業が増えています。

そこでこの記事では、ビジネスチャットについて解説するとともに、メリットとデメリットの比較、ビジネスチャット導入時の注意点や選び方などをご紹介していきます。

そもそもビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、ビジネス上の利用を目的として作られた相互に連絡し合えるチャットのコミュニケーションツールです。簡単にいうと、ビジネス用に特化したチャットのことを示します。

社内、社外を問わず、チャットでは今まで伝達ツールとされてきたメールよりもスピーディーにやり取りをすることができるだけでなく、コミュニケーションツールとして利用することで、業務効率化につながる場面も多くあり、近年では導入企業が増加しています。

例えば、われわれビズらく運用チームでも、このブログの原稿の確認のためにコンテンツチームのチャンネルを作って、チャットで速やかにコンテンツの文章修正や意見交換などを行っています。

ビジネスチャットの主な機能

ビジネスチャットには、さまざまなメリットが期待できます。とはいえビジネスチャットにもいろいろな種類があるため、どのような課題を解決したいのか、どのような場面で利用したいのかといった導入目的を事前に明らかにし、それに適合するツールを選ぶことが重要です。ここからはビジネスチャットで使える便利な機能を紹介します。

チャット機能

ビジネスチャットツールの代表的な機能としてチャット機能があります。この機能では文字で情報をリアルタイムでやり取りする機能です。ビジネスチャットは1人対1人でやり取りを行うダイレクトメッセージ機能だけでなく、部署やプロジェクトチームなどの様々なグループのコミュニケーション手段としてのグループチャット機能もあります。

通話機能

ビジネスチャットツールにはネットワークを介した音声通話やビデオ通話ができる機能もあります。サービスによっては「画面共有」の機能を備えたものもあるので、長時間のミーティングにはあまり向きませんがショートでオンライン会議がしたい場合や現場の様子を見せながらの緊急対応時におすすめの機能です。

既読・未読の認識機能

ビジネスチャットツールにはメールと異なり既読・未読の認識機能が搭載されているサービスもあります。これは、メッセージが読まれたことを示すための機能のことです。この機能が標準搭載されているサービスをご利用するとメッセージを送信したら、そのメッセージが正常に読まれたことを確認することができます。

一方でこの機能により、既読されているのに長時間返事が来ないという状態は相手に不安を感じさせてしまうという面もあります。この機能はサービスごとに搭載されているものといないものがありますので、導入の際のポイントにもなりますね。

ファイル共有機能

この機能は、ExcelやWord、PDFや画像、動画など、さまざまな形式のデータファイルを共有できる機能です。こうしたファイルは、社外だけではなく、社内でのやりとりする場面が多くあります。そこで重要となるのが、手軽かつ安全にファイルのやりとりを行うファイル共有機能です。アップロードもドラッグ＆ドロップで簡単に操作できるサービスも多く、効率的にファイル共有ができます。

メッセージ検索・編集機能

ビジネスチャットではメッセージの内容を検索して探し出す機能や送信後のメッセージを編集する機能がついているものも多くあります。検索機能を使うと、過去にやり取りしたメッセージを検索することができます。さらに編集機能はメールにはない機能で、送信後も誤字などがあった際にメッセージの編集が可能です。これはかなり便利ですね。

スタンプ機能

チャットやグループトークから“スタンプ”を送ることができる機能です。言葉では伝えづらい感情を表現したいときや、素早く反応を返したいときなどに役立ちます。イラストのスタンプによって、文字にしなくても細やかな感情を表現することができます。飲み会の出欠をとるときにもよく使われる機能ですね。

ここまでご覧いただき、いかがでしょうか？
今回はビジネスチャットの王道ともいうべき基本的な機能をあげています。
プライベートで普段使っているチャットツールと同じような機能が搭載されているため、はじめてのビジネスチャット導入でも簡単に操作ができます。何種類ものビジネスチャットがありますが、細かくはビジネスチャットの数だけ機能があるといっても良いでしょう。利用する方によって使いたい機能は違ってきますので、欲しい機能はチェックしておきたいですね！

【補足】その他の便利な機能

その他にもビジネスチャットには様々な機能があります。一部をここで紹介いたします。^※
※紹介している機能はサービスごとに搭載されているものといないものがあります。導入時には必ず確認しましょう。

連絡手段としてメールとは何が違うの？

これまでビジネスでのやり取りはメールが主流となっていましたが、ビジネスチャットでのやり取りも増えてきています。メールとの違いは主に2つあげられます。

①コミュニケーションの効率化

メールの場合は、「お疲れ様です。」や「いつもお世話になっております。」や「今後とも宜しくお願い致します。」といった挨拶文を入れたり、メールマナーに則った丁寧な文章で送る必要がありますが、ビジネスチャットの場合はこれらを省いて、ダイレクトなやり取りをすることができます。

丁寧な文章は、取引先や目上の方など、相手によっては必要となりますが、その分、文章を書くのに手間や時間がかかります。また、送られた側の方もビジネスチャットだと気軽に読めて即反応できるというメリットがあります。

②情報が伝わったかがすぐに確認できる

メールは送付した相手が読んだかどうかは、相手からの反応があって初めてわかるものですが、ビジネスチャットの場合は既読機能を用いてリアルタイムで情報を把握することもできます。さらに、やり取りをする相手にもよりますが、スタンプひとつで反応することも可能です。そのため、会話しているかのようなリアルタイムのやりとりが実現します。

③複数人とのやり取りが簡単にできる

プロジェクトや所属部署などにおいて、複数人で情報の確認・共有を行いたい場合もチャットが最適です。
チャットメンバー全員に情報の一斉送信を行えることはもちろん、返信メッセージや絵文字によるリアクションで簡単というメリットがあります。

メールにもCCやBCCといった機能で一斉送信を行うことができますが、受け取った場合の返信のしやすさやメッセージを簡単に作成できるという点では、チャットのほうが優れているといいえるでしょう。

ビジネスチャットを導入するメリット

デバイスを選ばず気軽に連絡ができる

ビジネスチャットは、インターネットがつながる環境であればどこでも利用できます。パソコン、タブレット、スマートフォンなどのモバイル端末でも同じように使うことが可能です。

また、前述の通り、ビジネスマナー上、メールは文頭に挨拶文を入れることが求められますが、ビジネスチャットではこれらの挨拶文を省いたコミュニケーションが可能ですので、気軽に、端的に、要点を絞ったやり取りをすることができます。その結果、意思決定のスピードを速めることが可能です。

セキュアに仕事のやり取りができる

あらかじめ相手がわかっている人同士のやり取りに限定されるので、うっかりメールの誤送信をしてしまう・・・といったミスも防ぐことができます。外出中の社員とのコミュニケーションや社外の方との連絡手段としてプライベートの用のチャットツールを使っている企業も少なくありませんが、業務外のやり取りと混ざることにより、仕事とプライベートの区別がつきにくくなり、別の人に機密情報を誤送信してしまうなどのリスクが存在していました。

そんな課題を含んでいる仕事上のやり取りを、ビジネスチャット上に限定すると、仕事とプライベートの区別、情報漏洩リスクの削減にもつながりますね！

ビジネスチャットを導入した場合のデメリット

ビジネスチャットの導入はメリットだけではなく、デメリットもあります。
導入の前には必ずデメリットも確認しておきましょう。デメリットは大きく2つにわけられます。

コストがかかる

まず、ビジネスチャットを導入するためのコストがかかります。
ここでのコストは金銭的なコストと時間的コストの両面になります。ビジネスチャットはアカウント分の利用料がかかるものがほとんどで、利用前には従業員へのレクチャーが必要になることもあります。全社的に入れるとなると利用後の従業員からの問い合わせ対応などが出てくる可能性も…。

そんなお悩みをお持ちの方にお勧めの導入方法は部分導入です！
例えば、営業部だけ試験的に導入することで最小コストでの運用、慣れてきてから徐々に拡大して利用すると従業員のお問い合わせを最小限にすることができます。さらに社内問い合わせが多かったものをまとめて社内用QAも用意することができるので導入担当者も安心ですね。

やり取り回数が負担となる

ビジネスチャットは手軽にやり取りができる反面、簡素で伝わりにくいと感じることもあるかもしれません。 また、やり取りの回数が多く負担になる人もいるかもしれませんね。
ビジネスチャットは手軽で便利な面がありますが、メールや電話などの既存の連絡手段もありますので、上手に使い分けをしておきましょう。

ビジネスチャット導入時の注意点と選び方

ビジネスチャットを導入する時点で、どうしても欲しい機能が明確であれば、迷うことはないでしょう。
「どの機能が必要かわからず選ぶことができない！」という方向けに、ビジネスチャットを選ぶ際のポイントについて紹介します。

ビジネスチャット導入の目的を明確にする

ビジネスチャットを導入するにあたり、何ができるようにしたいのかを挙げてみましょう。
例えば…
　「社内のコミュニケーションを活性化させたい」
　「報告ツールを簡単にしたい」
　「セキュリティを強化したい」
　「限られたグループ内で気軽な会話をしたい」など、さまざまな目的があると思います。
ここが最も大事なところです。もちろん目的は一つではないと思いますので導入前に整理しておきましょう。

ビジネスチャットの機能をチェックする

ビジネスチャットの基本的な機能は主な機能にありますが、それ以外にも、
　・位置情報共有（双方の位置情報を共有できます）
　・安否確認（災害時などに一斉に安否確認ができます）
こういった特殊な機能を備えているビジネスチャットもあります。
前項で整理した目的に沿った機能を備えているビジネスチャットかどうかまずは確認を行いましょう。

サポート体制を確認する

ビジネスチャットを導入してから使いこなせない…導入のやり方が分からずどうしていいかわからない…などの不測の事態に遭遇するかもしれません。そのようなことがあった場合、どういったサポートが受けられるのかをあらかじめチェックすることはとても大切です！
お問い合わせフォームの有無だけでなく、設定ガイドページやマニュアル資料が用意されているかどうかなど各サービスによってサポート体制は異なります。担当者目線でどれが自分の職場に必要かを確認しておきましょう。

価格や利用人数、購入条件を確認する

まずは社内で利用する人数を確認した上で、目的に沿った機能のビジネスチャットの価格を比較してみましょう。「ユーザー数何名以上からの購入」などの条件があるサービスもありますので併せてチェックしましょう！

とはいえ、なかなか比較の仕方が分からない！そんなお客さまに向けてビズらくでは取り扱っているビジネスチャットを比較した資料を準備しておりますので確認してみてください。提案やお見積り依頼の場合はこちらからお問い合わせください。

ビズらくでお取り扱いのあるビジネスチャット