経営基盤の安定化を図るためには、組織を後方から支援するバックオフィス業務の効率化が欠かせません。特に組織規模の大きな企業ほど、バックオフィス業務が重要な役割を果たします。本記事では、バックオフィス業務の概要やよくある課題について解説するとともに、業務の改善フローと効率化のポイントを紹介します。

バックオフィスとは

「バックオフィス」とは、経理や財務、総務、法務、人事などの事務処理的な業務を主体とする間接部門です。一方で、営業やマーケティング、カスタマーサービスなどの直接部門を「フロントオフィス」と呼びます。バックオフィスは、基本的に顧客との直接的なやり取りが発生せず、フロントオフィスのように直接的な利益を生み出す業務ではありません。しかし、バックオフィスはフロントオフィスを後方からサポートするとともに、財務会計や管理会計、人事管理などの経営基盤の根幹を担う、極めて重要な業務領域です。

主なバックオフィス業務一覧

●経理

事業活動におけるお金や取引の流れを管理する業務。主な役割は現金や預金の管理、伝票起票、経費精算、決算書の作成など。

●財務

企業経営に必要な資金を運用・管理する業務。代表的な業務は財務戦略の立案・策定や予算管理、資金調達、資産と負債の管理など。

●総務

組織運営に関わるサポート作業全般を担う部門。主な役割はオフィスの施設管理や備品管理、社内行事の企画・運営、社内・社外広報など。

●法務

法律や司法に関する業務を担当する部門。契約書の作成、社内規程の制定、訴訟対応、法改正への対応など、法律の観点から企業経営を支援。

●人事

人的資源の運用に関わる業務。従業員の採用や人材育成制度の仕組み化、組織文化の形成、人事評価制度の運用などを担当。

●労務

人的資源の労働環境に関する業務。代表的な役割は従業員の給与体系や労働時間の管理、福利厚生の手続き、休暇管理、健康管理など。

●情報システム

IT資産の運用・管理に携わる部門。システム導入における計画の立案、アプリケーションの設計や開発、ITインフラの運用・保守などを担当。

●一般事務

基本的なデスクワークを担当する業務。基本的な役割はデータの入力や集計、資料の作成や書類の封入、電話・メール対応など。

●営業事務

営業部門の事務作業をサポートする業務。見積書や請求書の作成、顧客情報や案件情報のファイリング、来客対応などを担当。

バックオフィス業務のよくある課題

多くの企業に共通する、バックオフィス業務の課題として挙げられるものが以下の3点です。

繁忙期に人手が足りない

バックオフィス業務は、閑散期と繁忙期における業務量の差が大きく、繁忙期は人手不足に陥ってしまう企業が少なくありません。例えば、経理部門や財務部門にとって月末や年度末、四半期末は、財務報告や税務申告など重要度の高い業務があるため、繁忙期となります。
しかし、繁忙期に人員を補充すると閑散期に人手が余ってしまい、人件費や福利厚生費の増大を招くリスクが懸念されます。安易な増員は財務上のリスクを伴うので、いかにして人員の補充・削減の均衡を保つかが、バックオフィス業務の重要な課題です。

年末調整など複雑な業務が属人化しやすい

バックオフィス業務において、問題視されていることが業務の属人化です。例えば、毎年12月には従業員の年末調整の手続きを行わなくてはなりません。年末調整は、企業が従業員から源泉徴収した金額と、本来納めるべき所得税額を再計算し、過不足を調整して税額を一致させる手続きであり、極めて専門的な知識を必要とする業務領域です。

また、契約管理や訴訟対応などの法務業務も、専門的な知識が求められるため、属人化を招きやすい傾向にあります。こうした属人的な業務領域の標準化が、バックオフィス業務の課題となります。

内定者の入社手続きに時間がかかる

入社手続きの煩雑さは、多くの企業が抱えるバックオフィス業務の課題です。入社手続きでは採用通知書、雇用契約書、労働条件通知書、入社承諾書など各種書類の作成から、社会保険や雇用保険の加入手続き、所得税と住民税の手続き、法定三帳簿の作成まで、さまざまな業務や手続きに対応しなくてはなりません。

特に、紙文化から脱却できていない企業の場合、書類の準備や提出などに多大な時間 を要します。入社手続きの業務負荷を軽減するには、労務管理のデジタル化やペーパーレス化を推進する施策が必要です。

バックオフィス業務を改善するまでのフロー

バックオフィス業務の効率化には、まず現状の業務プロセスにおける課題や問題を特定しなくてはなりません。そこで重要となるのが、業務の棚卸しです 。具体的には、マインドマップやロジックツリーなどを用いて、業務プロセスを書き出します。それによって、現状の生産工程が可視化され、業務プロセスの全体像を俯瞰的な視点で分析できるため、潜在している課題や問題を特定しやすくなります。

例えば、稟議書の作成に時間を費やしており、コア業務の工数が圧迫されている場合、ワークフローシステムの導入を検討してみましょう。また、ITインフラの運用・保守にリソースが浪費されている場合は、システム環境のクラウド化を視野に入れるべきです。このように業務の棚卸しを通して、現状の課題と問題を特定することで、自社のバックオフィス業務の改善に必要な施策を立案・策定する一助となります。

バックオフィス業務を効率化するコツ

バックオフィス業務の効率化を推進する場合、いくつかの押さえるべきコツが存在します。中でも、重要度の高いポイントが以下の3点です。

ビジネスチャットを導入する

バックオフィス業務を効率化するポイントのひとつは、ビジネスチャットの活用です。ビジネスチャットは、メールよりも情報共有が容易であり、コミュニケーションのリアルタイム性に優れる特性をもちます。全社横断的な情報共有の基盤を構築できるため、部門間連携の強化やベストプラクティスの共有など、社内コラボレーションの活性化に貢献します。それによって、バックオフィスとフロントオフィスのスムーズな連携が可能になれば、組織全体における労働生産性の向上が期待できます。

不得意な業務をアウトソーシングする

バックオフィス業務の効率化には、ひとつの選択肢として、自社の不得意な分野を外部に委託することを検討すべきです。事業活動における全ての業務は等しく重要ですが、経営資源には限りがあるので、なるべく企業価値の向上につながるコア業務にリソースを投入しなくてはなりません。自社の不得意な業務領域やバックオフィス業務をアウトソーシングすることで、直接的な利益の創出につながるフロントオフィス業務やコア業務に、経営資源を集中できます。

専用のツールを導入・活用する

バックオフィス業務を効率化するコツは、業務プロセスのデジタル化です。例えば、従業員の出勤・退勤や労働時間の集計などは、デジタル上のプラットフォームで管理する勤怠管理システムにより、労務部門の業務負荷を大幅に軽減できます。会計システムなら、会計業務全般をデジタル化し、経理部門や財務部門の業務効率化が可能です。

また、電子契約サービスの活用によって、契約の締結に関わる一連のプロセスをデジタル化すれば、法務や財務、人事、販売、営業、カスタマーサポートなど、さまざまな部門の生産性を高める一助となるでしょう。こうしたツールを活用し、業務プロセスをデジタル化することで、バックオフィス業務の負荷軽減や人為ミスの削減、紙文化からの脱却などにつながります。

まとめ:バックオフィス業務は効率化を図れます

バックオフィスは、経理や財務、総務、法務、人事など、後方支援の業務を主体とする間接部門を指します。バックオフィス業務の効率化には、ITシステムの導入やアウトソーシングの活用が必要です。バックオフィス業務のデジタル化を推進したい企業は、「ジョブカン労務HR」のようなソリューションの活用をおすすめします。