属人化とは、ある業務を特定の従業員のみが担当することを意味します。属人化が起こると、業務が非効率になり、ミスが発見されづらくなるといったデメリットが生じるほか、従業員の過労にもつながります。本記事では給与計算業務で属人化が起こりやすい原因や、属人化によるデメリット、改善策について紹介します。

給与計算業務が属人化しやすい主な理由・原因

属人化とは、ある業務を特定の従業員のみが行うことによって、担当者にしか業務の内容や進捗がわからなくなってしまっている状態を指します。属人化を防止・改善するには、その発生原因を理解する必要があります。以下では、給与計算業務が属人化する主な原因について解説します。

業務内容に秘密情報が多い

給与計算業務が属人化してしまう原因として、業務内容に秘密情報を多いことが挙げられます。給与計算業務では、従業員の個人情報や機密情報を扱うことがあり、担当従業員には守秘義務が課せられます。セキュリティの観点から、一部の限られた従業員のみが業務を担当せざるを得ず、結果的に属人化を招いてしまいます。

業務内容が複雑で専門性が高い

給与計算業務に高い専門性が必要とされる点も、属人化が起こりやすい理由です。従業員の給与計算には、それぞれの勤怠情報や業績などを管理しなければならないだけでなく、社会保険料や税金の計算も必要です。社会保険料や税金はさまざまな法令にもとづいて決定され、改訂も多い制度です。専門的な知識が必要で、計算は複雑です。そのため給与計算業務の担当者は、法律や税務にも詳しくなければなりません。さらに給与計算の基準や方法は企業ごとに異なります。自社の給与計算システムを熟知していなければ、スムーズに業務を行えません。給与計算業務には、こうした複雑さや専門性が伴います。

給与計算業務の属人化による問題

業務の属人化は、企業にさまざまなデメリットをもたらします。ここでは具体的なデメリットについて説明します。

業務効率が低下する

給与計算業務の属人化は、担当者への業務負荷を上げることにつながります。一部の特定従業員への業務集中は過労や精神的な負担を強いるとともに、当該従業員の作業効率を低下させる原因にもなります。誰もが処理できる業務ではないため、手が空いている従業員に振り分けるといったことも困難です。こうした状況は、給与計算業務担当者が体調不良や事故などの理由でやむを得ず休暇を取ったり、一時的に不在になったりした場合にも発生します。業務の属人化は、当該従業員の業務効率を低下させるだけでなく、給与計算業務そのものの効率を低下させてしまいます。

スキルや知識、最新状況が共有されない

給与計算には高度な知識が必要とされ、計算のルールや基準は企業ごとに異なります。担当者は企業独自のノウハウを熟知した上で業務を行っていますが、業務が属人化している状態では、こうしたノウハウなどは社内のほかの従業員と共有されず、蓄積されない可能性があります。仮に、十分な引き継ぎも行われないまま、担当者が急に退職せざるを得なくなった場合、ノウハウをもたない新しい担当者は、業務を行いながら、一から探っていく必要があります。

変化への対応が難しくなる

属人化は、同一の従業員が同一の方法で業務を継続することを意味します。完結した、属人化された業務内では問題がなくても、社内だけでなくビジネス社会全体が進化していくなかで、新しい方法やシステムに対応するのが難しくなる可能性があります。目まぐるしく変化する現代において、外部の変化に対応できなくなると、企業の成長の妨げにもなってしまいます。
参考：経済産業省｜DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～

給与計算業務の属人化を解消する方法

業務の属人化を解消するためには、いくつか有効な方法があります。それぞれについて以下で説明します。

業務のマニュアルを作成して可視化する

業務内容をマニュアル化し、スキルやノウハウを文字や図の形で共有できれば、担当者以外の従業員も同じように給与計算業務を行えるようになります。担当者が退職しても、マニュアルがあればほかの従業員に引き継ぎやすく、業務が停滞することはありません。さらに、マニュアルによって業務の流れを標準化することで、作業する人によって結果が違うといった事態も避けられます。

マニュアルは、従業員であれば、誰が読んでもわかりやすく書かれている必要があります。せっかくマニュアルを作成しても、担当者にしかわからない書き方であったり、内容が不十分であったりしては意味がありません。給与計算業務は特に複雑で専門性の高い知識が必要とされるため、手順や計算方法はもちろん、法令・規則などについてもわかりやすく明確に記載する必要があります。

さらに実際の業務のなかで担当者が発見したことや、感覚的に得たスキルなどの暗黙知も、できる限りマニュアルに落とし込んでいくのが有効です。

また、マニュアルは作成できたからといってそこで終わりではありません。状況に応じて、内容を更新・ブラッシュアップしていくことが大切です。給与計算業務は、法改定などによって内容が変化しやすく、変更点を担当者のみが把握している状況では属人化は解消されません。業務内容の変更をどのようにマニュアルに反映するかは、あらかじめ決めておく必要があります。

業務の権限を分散する

給与計算業務の属人化を解消したいのであれば、業務の権限を分散することも重要です。複数人に業務を割り振ると、特定の担当者に過度な負担や責任がかかることはありません。相互にミスのチェックや相談を行うこともできるようになるため、業務の効率化はもちろん、不正の抑止も期待できます。

業務権限の分散化の際には、どの権限の従業員がいつどの作業を行うのかをあらかじめマニュアルに記載し、責任範囲を明確にしておきます。特定の一従業員だけで業務を完結できない環境を作ることが大切です。

クラウドツールを導入する

属人化の解決策として、クラウドツールの導入も非常に有効です。クラウドツールを導入すれば、給与計算の自動化や、各種書類の作成・管理などを簡単に行えるようになります。ただし、導入するツールによってサービス内容は変わってくるため、社内の状況や要望に応じて最適なツールを選択することが重要です。

おすすめのツールとして、「ジョブカン給与計算」があります。ジョブカン給与計算は、給与計算担当者の負担を減らし、業務の属人化を簡単に解消できるクラウドツールです。毎月の給与計算を自動化できるだけではなく、従業員のWeb給与明細や年末調整に必要な源泉徴収票、各種申告書を作成・配信することも可能です。

税率・保険料率改訂を反映したアップデートを無料で入手できるため、法改正のたびに手動でマニュアルを変更する必要はありません。法改正を手動で反映するには、税務や法律の知識が必要であり、変更にミスがあった場合は法令違反につながりかねません。ジョブカン給与計算を使えば、専門知識をもたない社員でも簡単に給与計算を行うことができ、法令違反のリスクを減らせます。

また、ジョブカン給与計算はほかのジョブカンシリーズを導入して連携させることもできます。勤怠情報・従業員情報・事業所情報・組織情報・経費精算情報などを簡単に取り込むことが可能になり、担当者の負担を大幅に軽減できます。ジョブカンシリーズの詳細は、以下のリンクから確認できます。

まとめ：給与計算の属人化はデジタルツールで解決!

業務の属人化は企業成長の妨げにもなり得るため、しっかり対策して解消していくことが大切です。デジタルツールの導入を始め、属人化を解決する方法は色々あります。本記事を参考に、ぜひ属人化の解消につなげてください。