Microsoft社が提供する業務アプリケーションは、多くの企業が真っ先に導入を検討するツールのひとつではないでしょうか。しかし、その際に悩みがちなのが、「Microsoft 365とOffice 2021のどちらを導入すべきか」という点です。そこで本記事では、それぞれの特徴や違いをわかりやすく解説します。

Microsoft 365とは

Microsoft 365とは、Microsoft社が提供するサブスクリプション形式のクラウドサービスです。このサービスには、WordやExcelなどビジネスでも一般的なデスクトップアプリケーションに加えて、リアルタイムのコミュニケーションを可能にするMicrosoft Teamsや、ユーザー間でドキュメントの共有・編集ができるSharePoint、OneDrive for businessなどが含まれています。

そのため、個人単位での業務はもちろん、チームの共同作業も効率化できます。また、サブスクリプション形式のクラウドサービスならではの魅力として、Microsoft社が提供する最新の機能を追加料金なしで利用可能です。

Office 2021とは

Office 2021とは、Windows OSやmac OS向けに提供されている、パッケージ版のOfficeアプリケーションです。従来のOfficeアプリケーションに加え、共同編集機能、インクツール、翻訳機能、編集ツール、モーショングラフィックスなど充実した機能が備わっています。

Office 2021は、一度の購入で永続的な使用権（ライセンス）を得られる点が特長です。そのため、定期的なサブスクリプション料金の支払いを避けたいユーザーや、クラウドに依存しない環境での利用を希望するユーザーに適しています。

Microsoft 365とOffice 2021の主な違い

Microsoft 365とOffice 2021のどちらを導入すべきかは、それぞれの特徴とニーズを考慮して選択する必要があります。両者の主な違いは以下の通りです。

Microsoft 365とOffice 2021の主な違い

購入形態やライセンス期間

サブスクリプションサービスであるMicrosoft 365と、パッケージ版のサービスであるOffice 2021は、その購入形態やライセンス期間が大きく異なります。サブスクリプションとは、1カ月または1年ごとに利用料金を支払って利用権（ライセンス）を購入・更新するサービス形態です。他方、パッケージ版とは、最初に支払った料金のみで永続的に利用し続けられる、買い切り型のサービスを指します。

コスト面でいえば、パッケージ版のOffice 2021は、最初こそ高額の費用が必要になるものの、その後はランニングコストがかからないので魅力です。対してMicrosoft 365は、利用する限り料金をずっと支払い続けていくことになります。とはいえ、Microsoft 365は不要になれば利用をやめることもできるので、従業員数の増減などに応じて柔軟にコスト調整できるのが利点です。

アップデート機能

サブスクリプションとパッケージ版の違いは、アップデート機能の有無にも関係しています。Microsoft社は、Microsoft 365へ定期的に新しい機能やセキュリティ更新を適用しています。この自動更新によって、Microsoft 365ユーザーは常に最新版のサービスやセキュリティ機能を利用可能です。

一方、Office 2021には自動的な機能更新はありません。したがって、常に最新の機能やセキュリティを利用したいユーザーには、Microsoft 365が適しています。

インストール可能台数

Microsoft 365は、ひとつのアカウントで最大5台までのデバイスへ同時にインストールできます。この5台の範囲であれば、パソコン、Mac 、またはスマートデバイスを任意に組み合わせることが可能です。対してOffice 2021は、一度の購入で2台までのWindowパソコンまたはmacにしかインストールできません。そのため、使用するデバイスの数や種類が多い場合は、Microsoft 365の方が適しています。

2024年4月1日からMicrosoft 365もOffice 2021も値上げに！

Microsoft 365には、ユーザーの属性やニーズにあわせて多様なプランが用意されており、料金設定もそれぞれ異なります。
Microsoft 365の各プランの料金は、以下の通りです。

料金表

またMicrosoft社は、昨今の円安を理由に、2024年4月から法人向けライセンスの料金を20％値上げすると発表しており、クラウド版のMicrosoft 365も、買い切り型のOffice 2021もどちらも20%の値上げとなります。 Office製品の買い替えをご検討されている場合は、3月までのご契約／ご購入をお勧めいたします。

ちなみに、Microsoft 365年契約の場合、「プライスプロテクション」という制度により、3月15日17:00までに契約すれば次の契約更新までの1年間は値上げ前の価格でご利用いただけます。

また、買い切り型のOffice 2021に関しては、今からご契約いただく場合注意が必要です。Office 2021のサポート期間は2026年10月13日までです。今から購入しても、あと2年でサポート終了となり、買い替えが必要になります。

こうした点を考慮しても、クラウド版に今から乗り換えておくのがおすすめです。

業務効率を上げたいならMicrosoft 365がおすすめ

結局のところ、Microsoft 365とOffice 2021のどちらを導入すべきなのでしょうか。結論としては、特に業務効率を上げたい企業へおすすめなのはMicrosoft 365です。その主な理由としては、以下の3つが挙げられます。

理由1: 共同作業がしやすい

Microsoft 365にはさまざまなサービス、プランが存在しますが、売れ筋の「パッケージプラン」には、情報共有ツールのSharePoint や、個人用のクラウドストレージのOneDrive for businessが含まれます。SharePointとは、チーム単位で利用するポータルサイトを作成し、そこでファイルや情報の管理・共有をできるようにするツールです。そしてOneDriveは、個人単位でファイルを保存できるクラウドストレージです。

これらのツールを活用することで、文書の同時編集や情報共有をクラウド上でリアルタイムに行えるようになるため、社外の関係者を交えたプロジェクトや、リモートワーク環境でもチームワークを強化できます。

一方、Office 2021では、これらクラウドベースの共同作業はできません。したがって、場所を問わないチームコラボレーションを実現したい企業には、Microsoft 365がおすすめです。

理由2: セキュリティ性能が優れている

Microsoft 365をおすすめする第二の理由は、セキュリティ性能の高さです。先述の通り、Microsoft 365では、Microsoft社が提供する最新のセキュリティ更新プログラムを受け取れます。これは、日々進化するサイバーリスクへ備えるために非常に大きな要素です。

これに対して、Office 2021は買い切り型なので、購入時の機能とセキュリティレベルに固定されてしまいます。企業にとって、自社の保有するデータを情報漏えいなどのリスクから保護することは、最優先で取り組むべき課題です。そのため、セキュリティの観点から見ると、常に最新の保護を提供するMicrosoft 365の方が安心できます。

理由3: AI機能「Copilot」（コパイロット）が使える

Microsoft 365 Copilot（コパイロット）はWordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft製品をサポートする生成AIで、2023年11月に突如一般企業向けにも正式リリースされました。

特徴としては、Microsoft 365のアプリケーションを利用する上で、その利用方法を教えてくれたり、文章で指示するだけで、すぐに提案書やメール、プレゼンテーションなどを自動で作成したりすることができます。こんなに便利な機能があれば業務の手間が省け、効率化や生産性の向上が期待できます。

現在、Business StandardプランやBusiness Premiumプランなら、Copilot Chatが無料で付帯します。AIを活用した業務効率化を試してみたいお客さまにおすすめです！Officeアプリケーションと連携するオプションCopilotの購入についてはビズらくお問い合わせフォームにてお問い合わせください。このように、最新の機能を追加料金なしでお試しで利用可能な点もMicrosoft 365の魅力です。

このように、チーム単位の情報共有・共同作業のしやすさや、セキュリティの高さなど、企業にとって重要な面において、Microsoft 365はOffice 2021よりも優れています。そのため、法人が利用するならばMicrosoft 365がおすすめです。

まとめ: 法人なら「Microsoft 365 Business Standard」プランがうってつけ

法人ユーザーには特に「Microsoft 365 Business Standard」プランの導入がおすすめです。このプランでは、Word・PowerPoint・Excel・OneNote・Access・OneDrive for Business・Outlookといったアプリケーションに加え、1TBのクラウドストレージを利用できます。メールのホスティングやファイル共有、さまざまなデバイスからのアクセスができるため、従業員とのコミュニケーションを強化し、業務効率化を実現可能です。

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