.png)
メール誤送信対策ツールActive!gateSS（アクティブゲートエスエス）とは、Microsoft365やGoogleWorkspaceといったクラウドメールサービスと連携し、メール誤送信による情報漏えいを未然に防ぐことを目的としたクラウド型メールセキュリティサービスです。メールソフトやサーバーなどの環境に依存せず利用でき、専門の管理者がいなくても手軽に導入できるのが特徴です。主に7つの誤送信防止機能があり、これらを活用することで、企業はメールセキュリティを大幅に強化できます。例えば、TLS確認機能は、受信側のメールサーバーがTLS（TransportLayerSecurity）に対応しているかを確認し、安全な暗号化通信をサポートします。また、送信メールの一時保留機能により、誤送信に気付いた場合に送信者が自ら対応できるほか、すべての操作履歴はログとして記録され、管理者が確認することも可能です。ユーザーは専用画面から簡単にログインし、自身のメールセキュリティポリシーを設定できるため、柔軟な運用が実現します。
メール誤送信対策とは？
メール誤送信対策とは、企業活動において発生しうるメールの誤送信による情報漏えいや、それに伴うリスクを最小限に抑えるための取り組みを指します。メール誤送信は、意図しない宛先への送信、誤ったファイルの添付、CCとBCCの使い間違いなど、ヒューマンエラーが主な原因で発生します。このようなミスが一度発生すると、顧客情報や機密情報の漏えいにつながり、企業の信頼失墜や損害賠償といった甚大な被害を招く可能性があるため、事前の対策が不可欠です。対策の基礎知識として、まず組織全体でセキュリティ意識を高めることが挙げられます。具体的には、メール送信前のダブルチェックを徹底する、アドレス帳の整理を行うといった運用ルールの整備が重要です。しかし、個人の意識に依存するだけでは限界があるため、システムによる対策も併せて講じる必要があります。例えば、送信メールを一時的に保留する機能や、添付ファイルを自動で暗号化する機能などを導入することで、ヒューマンエラーによるリスクを軽減できます。Active!gateSSのようなメール誤送信対策サービスは、このようなシステム的な対策を提供し、企業のメールセキュリティを強化する上で有効な手段となるでしょう。さらに、過去の誤送信事例を分析し、自社の運用に合わせた具体的な対策を講じることも重要です。
クラウドメールの普及と情報漏えい・誤送信防止策の必要性
近年、企業で利用されるメール環境は大きく変化し、従来の自社サーバー運用からMicrosoft365やGoogleWorkspace（Gmail）といったクラウドサービスへの移行が急速に進んでいます。この背景には、ビジネスにおけるクラウドサービスの利便性向上や、場所を選ばずにメールにアクセスできる柔軟性があります。しかし、その一方で、クラウドメールの普及に伴い、誤操作や設定ミスに起因する情報漏えい事故が頻繁に発生しているのが現状です。NPO日本ネットワークセキュリティ協会の調査によると、情報漏えいの約7割は「過失」によるものであり、特に「アドレス入力時の打ち間違え」や「アドレス帳からの誤ったアドレス選択」といったメールに関連する事故が多数を占めています。これは、クラウドメールの手軽さが、かえって人的ミスを誘発しやすい側面があることを示しています。メールは、たった数クリックの操作で機密情報を含むファイルを全世界に送信できてしまうため、一度情報が漏えいすると、企業の社会的信用失墜、顧客からの信頼低下、さらには損害賠償請求といった深刻な問題に発展する可能性があります。このようなリスクを回避するためには、従来の基本的なセキュリティ機能だけでは不十分であり、より高度で専門的なメールセキュリティ対策が不可欠です。企業・組織は、ビジネスの効率化と同時に、情報漏えい防止のための強固な対策を講じる責任があります。
クラウドメールにおけるセキュリティ強化のためにすべきこと
クラウドメールの利用が拡大する中で、セキュリティ強化は企業にとって不可欠な課題となっています。些細なミスによるメール誤送信が、一度発生すると企業に大きな損害をもたらす可能性があるため、自社のセキュリティポリシーに基づいた強固な誤送信対策が求められます。これは、企業が情報漏えいから身を守る上で、決して欠かすことのできない重要な取り組みと言えるでしょう。メールは、作成から送信までの一連の作業を個人が完結できるため、もし組織内にセキュリティ意識が低い従業員が一人でもいると、小さなミスが大きな情報漏えい事故に直結してしまうリスクがあります。そこで、まず企業全体として、メール送信前の再確認を徹底する文化を根付かせることが重要です。具体的には、送信前に必ず宛先や内容、添付ファイルを複数人で確認するといった業務フローの改善や、従業員のセキュリティ意識を高めるための定期的な研修や啓発活動が有効です。例えば、メールを送信する前に「送信先の確認」「添付ファイルの確認」「本文内容の確認」といったチェックリストを作成し、全従業員に徹底させるなどの工夫が考えられます。しかし、業務面の対策だけでは限界があるため、システム面での対策も併せて講じることが不可欠です。システムによる対策とは、メールの送信自体にセキュリティ機能を組み込むことで、人的ミスを自動的に検知・防止する仕組みを導入することです。この際、高機能なシステムを導入しても、担当者が使いこなせなければ意味がないため、「担当者目線」での使いやすさを重視してツールを選ぶことが重要です。管理画面での設定や操作が直感的で分かりやすいツールを選ぶことで、メールセキュリティの品質向上にも繋がり、従業員が負担なくセキュリティ対策を実践できる環境を構築できます。
メールセキュリティ強化の具体例
メールセキュリティを強化するためには、多角的なアプローチが求められます。具体的な施策として、まずメールの送信時間を意図的に遅らせる方法が挙げられます。これは、メール作成後すぐに送信せず、一旦保存して時間を置き、冷静に再チェックしてから送信するというシンプルな対策です。多くの誤送信は、慌ただしい状況下での送信が原因で発生するため、この「時間差配信」を取り入れることで、宛先の間違いや添付ファイルの誤りなどに気づきやすくなり、業務上の大きな事故を未然に防ぐ効果が期待できます。次に、メーラーの自動入力（オートコンプリート）機能を慎重に利用することも重要です。この機能は便利である反面、似たような名前やアドレスの候補が並ぶことで、誤った宛先を選択してしまうリスクがあります。不必要な場合は機能をオフにするか、候補が一つに絞られるまでアドレスを正確に入力するなどの対策が有効です。さらに、万が一誤送信してしまった場合の情報漏えいを防ぐために、添付ファイルの自動暗号化機能を利用することが非常に有効です。通常、添付ファイルにパスワードを設定して送信し、別のメールでパスワードを通知する方法が一般的ですが、この手動での作業は手間がかかり、徹底されにくい傾向があります。そこで、添付ファイルを自動で暗号化し、パスワード通知メールも自動で送信するサービスを導入することで、従業員の負担を軽減しつつ、セキュリティレベルを向上させることが可能です。これにより、誤って機密情報が外部に送信されてしまっても、内容を閲覧されるリスクを低減できます。これらの具体例は、日々の業務におけるちょっとした意識の変化と、適切なシステムの導入を組み合わせることで、より強固なメールセキュリティ体制を築けることを示しています。
Active! gate SSの機能
Active! gate SS（アクティブゲート エスエス）
7つの機能でメール・添付ファイル経由の情報漏えいを防ぐクラウド型メール誤送信防止対策サービス。
環境を選ばない使い易さで専門の管理者も必要なく、さまざまな職場でご利用いただけます。
Active!gateSSは、メール誤送信による情報漏えいを防ぐための多岐にわたる機能を備えています。これらの機能は、メールソフトやサーバーの種類に依存しないクラウドシステムとして提供され、企業のメールセキュリティを包括的に強化することが可能です。主な機能としては、送信メールの一時保留機能や添付ファイルの自動暗号化、添付ファイルのWebダウンロード機能などがあり、これらを活用することで、人的ミスによる誤送信のリスクを大幅に軽減できます。例えば、送信メールの一時保留機能は、メールを送信する際に一定期間隔離・保留することで、送信者が誤りに気づいた際に自ら修正できる猶予を提供します。これにより、宛先の間違いや添付ファイルの取り違えといった「うっかりミス」が、情報漏えいという重大な事故に発展するのを防ぐことが可能です。また、添付ファイルの自動暗号化機能は、メールにファイルを添付するだけで、自動的にパスワード付きの暗号化ファイルに変換して送信するため、送信者が手動でパスワードを設定する手間を省きつつ、セキュリティレベルを向上させます。さらに、添付ファイルをメール本文から分離し、Webダウンロード形式で送信する機能は、誤送信時でもURLを無効化することで、ファイルの流出を阻止できるという高い安全性を提供します。これらの機能は、企業の環境や運用ルールに合わせて細かく設定できるため、各企業に最適なメールセキュリティ対策を実現できます。
送信メールの一時保留
Active!gateSSの「送信メールの一時保留」機能は、メール誤送信防止において非常に効果的なアプローチです。この機能は、管理者やユーザーが事前に設定した条件に基づいて、送信されるメールを一定期間、自動的に隔離・保留します。保留されたメールは、すぐに送信されるわけではなく、ユーザー自身がWeb上の専用画面から内容を確認し、問題がなければ「送信」を選択して送信を完了させ、もし誤りに気づいた場合は「破棄」を選択して送信をキャンセルできる仕組みです。この「保留」という時間的猶予が、送信者が宛先の間違い、添付ファイルの添付忘れや誤った添付、本文の内容間違いといった「うっかりミス」に気づくための重要な機会を提供します。例えば、重要な契約書を添付する際に誤ったバージョンを添付してしまった場合や、複数の宛先の中から誤って個人情報を含むメールを送ってしまいそうになった場合でも、保留期間中にそのミスを発見し、修正や取り消しを行うことが可能です。これにより、誤送信が業務上の大きな事故や情報漏えいにつながるのを未然に防ぐことが可能となります。保留期間は5分から7日間まで自由に設定できるため、企業の運用体制や業務の特性に合わせて柔軟に調整し、最適な誤送信防止対策を実現できます。
添付ファイルの暗号化
Active!gateSSの「添付ファイルの暗号化」機能は、メールに添付されたファイルからの情報漏えいを防ぐ上で非常に重要な役割を担います。この機能は、メールにファイルを添付して送信するだけで、自動的にそのファイルをパスワード付きの暗号化ファイルに変換して送信します。これにより、送信者自身が手動でパスワード付きファイルを用意する手間が不要となるため、普段のメール送信作業と何ら変わらない方法で、従業員に負担をかけることなくセキュリティレベルを大幅に向上させることが可能です。例えば、機密情報を含む資料や個人情報が含まれる顧客リストなどをメールで送る際に、パスワード設定を忘れてしまったり、パスワードを間違えてしまったりするヒューマンエラーを防ぐことができます。添付ファイルの暗号化が自動化されることで、「メールや添付ファイルの暗号化を義務付けたものの、手動作業のため徹底できていない」という課題や、「移動中や顧客先でもメールを利用できるようクラウドメールを導入したいが、セキュリティ面が懸念されるため導入に踏み切れない」といった問題を解決できます。また、パスワードやヒントは、別のメールで自動通知することも可能であり、受信者にとっても安全かつスムーズな受け渡しが実現します。この機能は、万が一メールを誤送信してしまった場合でも、添付ファイルが暗号化されているため、内容を不正に閲覧されるリスクを大幅に低減し、情報漏えいの被害を最小限に抑えることに貢献します。
添付ファイルのWebダウンロード
Active!gateSSの「添付ファイルのWebダウンロード」機能は、大容量ファイルの送付や、誤送信時の情報漏えいリスクを低減する上で非常に有効な機能です。この機能は、管理者またはユーザーが設定した条件に基づいて、メールに添付されたファイルを本文から自動的に分離し、メール本文のみを送信する仕組みです。分離された添付ファイルは、クラウド上に安全に保管され、受信者はメール本文に記載された専用のダウンロードURLと、別途通知されるパスワードを使用してWebブラウザからファイルをダウンロードできます。この仕組みの最大の利点は、万が一メールを誤送信してしまった場合でも、送信者がダウンロードURLを無効化するだけで、ファイルの流出を阻止できる点にあります。例えば、誤って機密情報を含むファイルを外部に送ってしまったと判明した場合でも、被害を最小限に抑える迅速な対応が可能になります。また、複雑な操作を従業員に強いることなく運用できるため、スムーズな導入と定着が見込めます。さらに、ファイルをメールに直接添付するのではなく、Webダウンロード形式にすることで、メールの容量を削減できるという副次的なメリットも享受できます。これは、特に大容量ファイルを頻繁に送受信する企業において、メールサーバーの負荷軽減や、メールボックスの容量逼迫の解消に貢献します。
Bcc強制変換
Active!gateSSの「Bcc強制変換」機能は、メールの一斉配信時における個人情報漏えいのリスクを大幅に低減するための重要な機能です。この機能は、メールの「To」や「Cc」欄に外部宛のメールアドレスが管理者またはユーザーによって設定された一定の件数（例：3件以上など）以上指定された場合に、指定された全ての宛先を強制的に「Bcc」に変換して送信するものです。これにより、例えば、顧客や取引先への一斉連絡で、誤って「Bcc」ではなく「To」や「Cc」に宛先を入れてしまったために、受信者全員に他の受信者のメールアドレスが表示されてしまうという、個人情報漏えいの典型的な事故を未然に防ぐことができます。このような事故は、企業の信用失墜に直結するだけでなく、プライバシー侵害として大きな問題に発展する可能性もあります。Bcc強制変換機能は、従業員がメール送信時に細心の注意を払っていても起こりうる「うっかりミス」をシステム的にカバーし、企業として個人情報保護の義務を果たす上で非常に効果的です。特に、メーリングリストを使用しない一時的な一斉配信や、社内共有と外部への情報提供を同時に行うようなケースで、その真価を発揮します。この機能は、個人情報保護の観点から非常に重要であり、企業のコンプライアンス強化にも貢献します。
送信拒否
Active!gateSSの「送信拒否」機能は、企業のセキュリティポリシーを徹底し、意図しない情報流出やルール違反のメール送信を未然に防ぐための機能です。この機能を使用すると、あらかじめ設定された条件に合致するメールの送信をシステムが自動的に拒否します。送信拒否の条件は非常に柔軟に設定でき、例えば、特定の時間帯（業務時間外や深夜など）における送信、特定の送信者（新入社員や契約社員など）、メールの件名や本文に含まれる特定のキーワード（「機密」「パスワード」「個人情報」など）、または特定の添付ファイルの有無といった多様なルールを適用することが可能です。これにより、例えば、休日や夜間に誤って機密情報を外部に送信してしまうリスクや、情報共有のルールに反して特定のファイルが送信されるのを防ぐことができます。さらに、送信拒否が実行された場合、その旨を送信者に自動的に通知するメールを送ることも可能です。これにより、送信者は自身の操作が拒否された理由を即座に把握でき、適切な対応を促すことができます。この機能は、従業員のセキュリティ意識向上を促すだけでなく、組織全体の情報ガバナンスを強化し、潜在的な情報漏えいのリスクを排除する上で非常に有効なツールと言えます。
時間差配信
Active!gateSSの「時間差配信」機能は、メール誤送信のリスクを大幅に軽減するための効果的な機能です。この機能は、メールを送信する際に、宛先のドメインごとに異なる時間差を設定して配信することを可能にします。例えば、社内宛てやグループ会社などの「準社内」宛てにはすぐにメールを送信し、社外の取引先や顧客宛てには数分から数時間の時間差を設けてから送信するといった柔軟な運用ルールを設定できます。この時間差が非常に重要で、先に社内や準社内の関係者にメールが届くことで、もし誤送信の内容が含まれていたり、添付ファイルに誤りがあったりした場合に、送信者自身や同僚がそれに気づく機会を与えます。そして、時間差配信中に誤りに気づけば、社外へのメール送信を速やかに取り消すことが可能です。これにより、誤送信が外部に漏れる事態を未然に防ぎ、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることができます。例えば、大切な顧客への見積書を誤って送信してしまったとしても、社内への先行配信によって誰かがそのミスを発見し、外部への送信が実行される前に取り消すといった対応が可能になります。この機能は、特に迅速なコミュニケーションが求められるビジネス環境において、利便性を損なうことなく、セキュリティ対策を強化する上で非常に有効な手段となるでしょう。
上司承認
Active!gateSSの「上司承認」機能は、特に機密性の高い情報を含むメールや、特定のルールに則ったメール送信において、情報漏えいのリスクを最小限に抑えるための重要なセキュリティ対策です。この機能を利用すると、メールが送信される前に、あらかじめ設定された上司や第三者（承認者）の許可を得なければ、メールが実際に外部に送信されないように制限をかけることができます。これにより、送信者が気づかなかった宛先の間違い、添付ファイルの誤り、または不適切な内容が含まれているといった問題を、第三者の目によって発見し、修正する機会が生まれます。例えば、新入社員や派遣社員が送信する全てのメールを上司がチェックする設定にすることで、ビジネスマナーや情報管理に関する教育の一環としても活用できます。また、承認者の急な離席や長期出張など、承認作業が滞る可能性がある状況にも対応できるよう、代理の承認者を柔軟に設定することが可能です。これにより、承認者が不在であっても業務が円滑に進むように配慮されています。さらに、重要な取引先とのやり取りを責任者が事前に確認することで、内容把握だけでなく、企業としてのコンプライアンス強化にも繋がります。この上司承認機能は、個人の意識だけに頼らず、組織的なチェック体制を確立することで、メール誤送信による情報漏えいを未然に防ぎ、企業の信頼性を守る上で非常に効果的な対策となります。
管理者画面とユーザー専用画面の提供
Active!gateSSは、サービスの円滑な運用と柔軟なセキュリティポリシー設定を可能にするため、管理者向けとユーザー向けの2種類の専用画面を提供しています。管理者画面では、Active!gateSS全体の運用設定を一元的に管理できます。これには、誤送信防止機能の有効・無効設定、各機能の詳細なルール設定、ユーザーアカウントの管理、ログの確認などが含まれます。管理者は、企業のセキュリティポリシーや運用状況に合わせて、きめ細やかな設定を行うことで、組織全体のメールセキュリティレベルを最適化できます。例えば、特定の部署や役職のユーザーに対してのみ、特定の誤送信防止機能を適用するといった柔軟な運用も可能です。一方、ユーザー専用画面（パーソナルコントローラー）は、各ユーザーが自身のメールセキュリティポリシーを個別に設定・変更できるインターフェースです。これにより、ユーザーは自身の業務内容や頻繁にやり取りする相手に合わせて、メールの一時保留時間の設定変更や、添付ファイルの暗号化設定の調整などを、管理者の手を借りずに直接行えます。これにより、従業員のセキュリティ意識を高めるとともに、管理者への問い合わせ負担を軽減し、効率的な運用を実現します。これらの専用画面の提供により、Active!gateSSは、組織全体のセキュリティガバナンスを保ちつつ、各ユーザーの利便性も確保するバランスの取れたメールセキュリティ運用を支援します。
送信メールのアンチウイルス機能
Active!gateSSは、送信メールに潜むウイルス感染のリスクを排除するため、強力なアンチウイルス機能を標準搭載しています。この機能により、企業から送信されるすべてのメールが、外部に送られる前に自動的にウイルスチェックされます。これにより、意図せずして社内のPCが感染源となり、取引先や顧客にウイルスが拡散してしまうという事態を未然に防ぐことが可能です。近年のサイバー攻撃は巧妙化しており、既存のセキュリティ対策をすり抜ける新種のウイルスや、検出が難しい未知の脅威が増加しています。Active!gateSSのアンチウイルス機能は、これらの既知・未知、さらには高度な脅威に対しても多層的な防御を提供し、企業の機密データの損失防止に貢献します。例えば、従業員が誤ってウイルスに感染したファイルを添付して送信しようとした場合でも、システムが自動的に検知・ブロックするため、情報漏えいのリスクを大幅に低減できます。この機能は、メールによる情報漏えいだけでなく、ウイルス感染によるシステムダウンや事業停止といったリスクからも企業を守る上で不可欠な要素となります。送信メールのセキュリティを強化することで、企業は安心してビジネスコミュニケーションを行うことができ、取引先や顧客からの信頼維持にも繋がります。
Active! gate SSのプラン・費用
Active!gateSSは、お客様の利用形態や求めるセキュリティレベルに合わせて、複数のプランを提供しており、それぞれに異なる機能や費用が設定されています。これにより、小規模企業から大規模企業まで、幅広いニーズに対応することが可能です。料金体系は、1メールアドレスあたりの年額費用で設定されており、非常に分かりやすいのが特徴です。例えば、標準的な機能を利用できる「オリジナル運用プラン（共用タイプ）」や、より高度なセキュリティ設定が可能な「オリジナル運用プラン（VPSタイプ）」などがあります。各プランの具体的な機能や費用については、詳細な資料で確認できるため、自社の運用体制や予算に最適なプランを選ぶことができます。
Active!gateSSは、「機能を選べる」「すぐに使える」「高品質なのに低価格」をコンセプトにしているため、最小限のコストで最大限のメールセキュリティ効果を得たい企業にとって魅力的です。さらに、30日間無料トライアルも用意されているため、実際に導入を検討する前にサービスを試用し、自社の環境で問題なく動作するか、期待通りの効果が得られるかを確認することも可能です。これにより、安心して本格導入を決定できるでしょう。
オリジナル運用プラン（共用タイプ）
Active!gateSSの「オリジナル運用プラン（共用タイプ）」は、Microsoft365やGoogleWorkspaceといった主要なクラウドメールサービスと連携し、手軽にメールセキュリティを強化したい企業向けのプランです。このプランは共用サーバーで提供されるため、初期費用を抑えつつ、Active!gateSSが提供する主要な誤送信防止機能を包括的に利用できます。具体的には、「送信メールの一時保留」「添付ファイルの暗号化」「添付ファイルのWebダウンロード」「Bcc強制変換」「送信拒否」「時間差配信」「上司承認」といった7つの誤送信防止機能の全てに加え、「送信メールのアンチウイルス」機能も利用可能です。
これにより、人的ミスによる誤送信から、悪意のあるウイルス送信まで、多岐にわたるメールセキュリティリスクに対応できます。さらに、管理者向けの運用設定画面と、ユーザーが自身のセキュリティポリシーを個別に設定できるユーザー専用画面が提供されるため、企業全体のセキュリティガバナンスを保ちながらも、各ユーザーの利便性を損なわない柔軟な運用が実現します。料金は初期費用55,000円、年額費用は10メールアドレスあたり39,600円から利用可能で、コストパフォーマンスに優れています。オプションサービスとして「送信元リレー許可IP」の利用も可能であり、企業の多様なニーズに対応できる拡張性も備えています。このプランは、中小企業を中心に、クラウドメールのセキュリティを強化したいと考える多くの企業にとって、非常に魅力的な選択肢となるでしょう。
オリジナル運用プラン（VPSタイプ）
Active!gateSSの「オリジナル運用プラン（VPSタイプ）」は、共用タイプよりもさらに高度なセキュリティと柔軟な運用を求める企業に最適なプランです。このプランは、クラウドメール（Microsoft365、GoogleWorkspace）と連携するActive!gateSSを仮想化専用サーバー（VPS）で提供します。共用タイプと同様に、「送信メールの一時保留」「添付ファイルの暗号化」「添付ファイルのWebダウンロード」「Bcc強制変換」「送信拒否」「時間差配信」「上司承認」という7つの誤送信防止機能と「送信メールのアンチウイルス」機能さらには「通知テンプレート編集」機能など全て利用可能です。
VPSタイプは、専用サーバーに近い環境を安価な価格で利用できるため、共用サーバーと比較して、外部の影響による障害発生や動作への影響を受けにくく、より安定した運用が期待できます。これは、大量のメール送受信がある企業や、より高いパフォーマンスと安定性を求める企業にとって大きなメリットとなります。また、管理者が自由に運用設定を行えるため、企業の独自のセキュリティポリシーや複雑な運用ルールにも柔軟に対応できます。初期費用は110,000円、年額費用は10メールアドレスあたり66,000円から利用可能と、共用タイプより高価にはなりますが、その分、負荷のかかる利用環境や、より厳格なセキュリティ管理が求められる企業に適しています。
Active! gate SS（アクティブゲート エスエス）
7つの機能でメール・添付ファイル経由の情報漏えいを防ぐクラウド型メール誤送信防止対策サービス。
環境を選ばない使い易さで専門の管理者も必要なく、さまざまな職場でご利用いただけます。
