サクサク展開！LINE WORKS（ラインワークス）の運用ルールを作ろう！！

LINE WORKS(ラインワークス) を社内に導入する際、単にアカウントを配布するだけではその効果を十分に発揮できません。
全社員が混乱なくスムーズに活用するためには、明確な運用ルールを事前に策定し、周知徹底することが不可欠です。
この記事では、LINE WORKSを効果的に社内展開するための運用ルールの作り方から、全社員への浸透方法、そして導入後の成功事例までを具体的に解説します。

なぜLINE WORKSの社内展開に運用ルールが必要なのか？

LINE WORKSの社内展開において運用ルールがなければ、社員が個々の判断でツールを使い始め、情報伝達の混乱を招く可能性があります。
例えば、重要な連絡がトークで流れてしまったり、プライベートとの境界が曖昧になったりといった問題が生じかねません。
明確な目的意識を持って運用ルールを定めることで、こうしたトラブルを未然に防ぎ、全社で統一された使い方を促進します。
結果として、セキュリティの担保や円滑なコミュニケーションが実現し、導入効果を最大化できます。

LINE WORKS導入を成功させる！社内展開を始める前の3ステップ

LINE WORKSを効果的に導入し、社内に定着させるためには、運用ルール策定前の準備が極めて重要です。
やみくもに展開するのではなく、計画的にステップを踏むことで、導入後の混乱を避け、スムーズな活用へとつなげられます。
まずは「導入目的の明確化」「現状課題の洗い出し」「推進体制の構築」という3つのステップに取り組み、自社に最適な導入方法とルールの土台を築き上げることが成功への近道となります。

ステップ1：導入目的と利用範囲を明確にする

LINE WORKSの導入を成功させる最初のステップは、「何のために導入するのか」という目的を具体的に設定することです。
例えば、「拠点間のコミュニケーションを活性化させる」「ペーパーレス化を推進し、申請業務を効率化する」「全社的な情報伝達のスピードを上げる」といった具体的なゴールを掲げます。
目的が明確になることで、優先して活用すべき機能や策定すべきルールの方向性が見えてきます。
同時に、全社員で一斉に利用開始するのか、あるいは特定の部署から段階的に導入するのかといった利用範囲も定めておくことで、計画的な展開が可能となります。

ステップ2：現状のコミュニケーション課題を洗い出す

導入目的を定めたら、次にその目的を達成する上で障害となっている現状のコミュニケーション課題を洗い出します。
従業員へのヒアリングやアンケートを実施し、「メールの返信が遅れがちで業務が滞る」「電話の取り次ぎに手間がかかる」「ファイルのバージョン管理が煩雑」といった現場の具体的な問題点を収集します。
これらの課題をリストアップすることで、LINE WORKSのどの機能を使えば解決できるのかが明確になります。
例えば、メールの課題にはトーク機能、ファイル管理の課題にはDrive機能といったように、課題と解決策を具体的に結びつけることが、実用的なルール作りにつながります。

ステップ3：推進担当者を決めて計画を立てる

導入目的と課題が明確になったら、プロジェクトを牽引する推進担当者またはチームを任命します。
情報システム部門や総務部門が主導し、各部署からメンバーを選出すると、現場の意見を反映させやすくなります。
推進担当者は、導入までのスケジュール策定、運用ルールのドラフト作成、社内説明会の企画、マニュアル準備といった具体的な実行計画を立てる役割を担います。
責任体制と計画を明確にするこの方法により、導入プロジェクトが円滑に進行し、全社的な協力も得やすくなります。
この体制構築が、組織的な展開を成功させるための鍵です。

これだけは決めたい！LINE WORKS運用ルールの具体的な項目例

LINE WORKSを全社で効果的に活用するためには、具体的な運用ルールを定めることが不可欠です。
特に利用頻度の高い機能については、全社員が迷わず使えるような共通認識を形成しておく必要があります。
ルールを細かくしすぎるとかえって利用の妨げになるため、まずは基本的な項目に絞って設定するのが良いでしょう。
ここでは、プロフィールの設定から情報共有の方法まで、円滑な運用のために最低限定めておきたいルールの具体的な項目を紹介します。

誰からの連絡か一目でわかるプロフィール設定のルール

社員間の円滑なコミュニケーションを促進するため、プロフィール設定に関するルールは最初に決めておくべき項目です。
誰からの連絡か一目でわかるように、アイコンは本人の社員証の顔写真などの使用を原則とすることを推奨します。
また、表示名は「氏名フルネーム／部署名」のように全社でフォーマットを統一すると、組織図を把握していない社員同士でも相手を特定しやすくなります。
このルールは、特に組織が大きくなるほど重要性を増し、新入社員や部署異動者がスムーズに組織に馴染む助けにもなります。
状態メッセージ機能で自身の状況（例：会議中、外出中）を共有することも有効な使い方です。

業務時間外の通知や連絡に関するトーク利用のルール

トーク機能は手軽で便利な反面、業務時間外の連絡が従業員の負担になる可能性があります。
そのため、従業員のワークライフバランスを守るためのルールを設けることが重要です。
例えば、「緊急時を除き、連絡は平日の定時内（9時〜18時など）に行う」といった具体的なガイドラインを明記します。
また、休日や深夜の連絡は原則として禁止する旨をルール化することで、送信者・受信者双方の心理的な負担を軽減できます。
受信側も必要に応じて通知オフ機能を活用するなど、各自でコントロールする方法を周知することも大切です。
このルールにより、健全な労働環境の維持を図ります。

目的が明確なグループの作成・管理に関するルール

グループトークは情報共有に非常に便利な機能ですが、無秩序に作成されると管理が煩雑になり、重要な情報が埋もれやすくなります。
これを防ぐため、グループの作成と管理に関するルールを定めましょう。
例えば、グループ名は「【24卒】新入社員研修」のように、誰が見ても目的がわかる命名規則を設けます。
また、プロジェクト終了後や人事異動の際には、不要になったグループを誰がどのような手順でアーカイブまたは削除するのかという管理ルールも明確にしておきます。
これにより、常に整理された状態でグループ機能を活用でき、コミュニケーションの効率性を維持できます。

重要な情報は「掲示板」や「ノート機能」で共有するルール

トークで流れていってしまうフロー情報とは異なり、後から参照する可能性があるストック情報は、適切な機能を使って共有するルールが必要です。
就業規則の改定や全社的な通達など、全社員が確認すべき重要な公式情報はLINE WORKSの機能では「掲示板」に掲載します。
これにより、情報を社内ポータルのように集約でき、周知徹底が図れます。
一方、チーム内の議事録や業務マニュアル、ノウハウといった情報は「ノート機能」に蓄積すると、後から参加したメンバーも経緯を把握しやすくなります。
このように情報の性質に応じて使用する機能を使い分けるルールを設けることで、情報資産の適切な管理と活用が促進されます。

緊急時や災害発生時における安否確認の連絡ルール

事業継続計画（BCP）の一環として、災害などの緊急時における連絡ルールを事前に定めておくことは極めて重要です。
LINE WORKSの安否確認機能を活用し、災害発生時には管理者が一斉に安否確認通知を送信し、従業員はそれに回答するという手順を明確化します。
誰が通知を発信し、誰が回答状況を集計・報告するのかといった役割分担も決めておきましょう。
また、安否確認とは別に、緊急時の情報共有を行うための専用グループを作成しておくことも有効です。
平時からこれらのルールを周知し、定期的に訓練を実施することで、有事の際に迅速かつ確実な対応が可能となります。

作ったルールを全社員にスムーズに浸透させる方法

優れた運用ルールを作成しても、それが社員に認知され、実践されなければ意味がありません。
ルールを形骸化させず、組織全体にスムーズに浸透させるためには、計画的なアプローチが求められます。
一方的にルールを提示するだけでなく、導入の背景やメリットを丁寧に伝え、社員が主体的に活用したくなるような働きかけが重要です。
ここでは、全社員の理解を深め、利用を促進するための効果的な方法を3つ紹介します。

全社員が参加できる導入説明会を開催する

新しいツールと運用ルールを浸透させる最も効果的な方法は、全社員を対象とした説明会を開催することです。
この場で、なぜLINE WORKSを導入するのかという目的や、導入によって業務がどう改善されるのかといったメリットを直接伝えます。
また、基本的な操作方法や策定した運用ルールについて、デモンストレーションを交えながら具体的に解説します。
質疑応答の時間を十分に確保し、社員の疑問や不安をその場で解消することが、利用への心理的なハードルを下げる上で重要です。
参加できない社員のために、説明会を録画して共有するなどの配慮も有効な手段となります。

いつでも見返せる簡単なマニュアルやFAQを準備する

説明会だけでは、すべての内容を記憶することは困難です。
そのため、社員が操作に迷ったり、ルールの確認が必要になったりした際に、いつでも自分で調べられる環境を整える方法が重要です。
スクリーンショットや図を多用した、視覚的に分かりやすい簡易マニュアルを作成しましょう。
また、「グループへの招待方法は？」「通知をオフにしたい」といった、よくある質問をまとめたFAQ集を用意しておくことも効果的です。
これらの資料をLINE WORKSの掲示板やノートといった、全社員がアクセスしやすい場所に保管しておくことで、自己解決を促し、導入担当者への問い合わせ工数を削減できます。

まずは特定の部署やチームからスモールスタートで試す

全社一斉での導入に不安がある場合や、影響を慎重に見極めたい場合には、特定の部署やチームから試験的に導入する「スモールスタート」という方法が有効です。
比較的ITツールに慣れている部署や、導入による業務改善効果が高いと見込まれるチームを選定して先行導入します。
この試用期間中に、実際に運用して見えてきた課題や、ルールだけではカバーしきれない点を洗い出し、フィードバックを収集します。
その結果を基に運用ルールをブラッシュアップし、成功事例として他部署へ展開することで、全社導入への納得感を高め、よりスムーズな定着を促すことができます。

運用ルールで業務はこう変わる！LINE WORKS導入による改善事例

明確な運用ルールのもとでLINE WORKSを全社展開することで、組織のコミュニケーションは劇的に改善され、業務効率も大きく向上します。
ルールがあるからこそ、全社員が同じ目的意識を持ってツールを活用でき、そのポテンシャルを最大限に引き出すことが可能になります。
ここでは、実際にルールに基づいた運用を徹底し、具体的な業務改善を実現した企業の成功事例を紹介します。
これらの事例を通じて、自社で導入した後のポジティブな変化を具体的にイメージしてください。

会議や朝礼の時間を短縮し業務を効率化した事例

従来、多くの企業で定例会議や朝礼が情報共有の場として設定されていましたが、これが業務時間を圧迫する一因となっていました。
ある企業では、LINE WORKSのグループトークを導入し、報告や連絡事項はトークで完結させる」という運用ルール「日々の進捗を徹底しました。
これにより、会議前にアジェンダに関連する情報を共有でき、議論の時間を大幅に短縮することに成功しました。
また、毎朝行っていた朝礼を廃止し、掲示板での情報共有に切り替えたことで、社員は始業後すぐに自身のコア業務に集中できる環境が整い、組織全体の生産性向上につながっています。

現場からの日報や業務報告がスムーズになった事例

建設業や訪問サービス業など、多くの社員が社外で活動する業種では、日報や業務報告の作成と提出が大きな負担となっていました。
ある企業では、LINE WORKSのテンプレート機能を活用し、スマートフォンから簡単に入力できる日報フォーマットを作成しました。
写真や位置情報を手軽に添付できるため、現場の状況をリアルタイムかつ正確にオフィスへ報告できる仕組みを構築しました。
この運用により、現場担当者は移動中や空き時間に報告を済ませることができ、帰社後の事務作業が大幅に削減されました。
管理者側も報告内容を即座に確認でき、迅速な意思決定が可能になっています。

社内報の閲覧率が上がり情報共有が活性化した事例

多くの企業が、紙媒体やイントラネットで配信する社内報の閲覧率の低さに課題を抱えていました。
ある企業では、この課題を解決するために LINE WORKSの掲示板機能を社内ポータルのように活用し、社内報を配信する方法に切り替えました。
新しい記事が投稿されると全社員にプッシュ通知が届くため、情報へのアクセス性が格段に向上し、閲覧率が大幅に改善されました。
さらに、記事に対してコメントや「いいね」でリアクションできるため、従来の一方的な情報発信から双方向のコミュニケーションへと変化し、組織の一体感醸成にも貢献しています。

まとめ

LINE WORKSを社内に効果的に展開し、定着させるためには、自社の実情に即した運用ルールを策定し、それを着実に浸透させるプロセスが不可欠です。
導入目的の明確化から始まり、具体的なルール項目を設定し、説明会やマニュアルを通じて全社員の理解を深めることが成功の鍵となります。
ルールに基づいた運用を組織全体で実践することで、LINE WORKSを単なる連絡ツールではなく、業務効率を向上させ、組織のコミュニケーションを活性化させる強力なプラットフォームとして活用できます。