copilot（コパイロット）は業務に使える？仕事を楽にするための活用術

AIは難しそうと感じていませんか？Microsoftが提供するCopilotは、WordやExcelといった普段使っているツールに搭載され、専門知識がなくても直感的に操作できるAIアシスタントです。

この記事では、Copilotは具体的にどのような業務で役立つのか、具体的な活用術から指示のコツ、注意点までを解説します。日常業務を効率化し、より創造的な仕事に時間を使うためのヒントが得られます。

Copilotとは？仕事で使えるAIアシスタントの基本を解説

Copilotとは、Microsoftが開発したAIアシスタント機能の総称です。検索エンジンBingに搭載されているほか、Microsoft365の各種アプリケーション（Word,Excel,PowerPointなど）に組み込まれており、対話形式で様々な作業をサポートします。

文章の作成や要約、データ分析、資料作成といった日常的な業務をAIに任せることで、作業時間を大幅に短縮し、業務全体の生産性向上を実現します。

【アプリ別】Copilotで業務を効率化する具体的な活用術

CopilotはWordやExcelなど多くの人が日常的に使用するMicrosoft 365のアプリケーションに組み込まれており有償プランを契約していれば利用できます。これによりそれぞれのツールの特性に合わせた形で業務のサポートを受けることが可能です。

文書作成からデータ分析プレゼン資料の準備会議の議事録作成メール対応まで幅広い業務を効率化する具体的な活用方法を紹介します。

Word：面倒な文書作成や要約を瞬時に終わらせる

WordにおけるCopilotは、文書作成にかかる手間を大幅に削減します。例えば、簡単な指示を与えるだけで、社内通知や報告書、議事録などの草案を自動で作成させることが可能です。
また、長文の資料を読み込む時間がない場合には、数ページの文書を数行の箇条書きに要約させ、短時間で内容を把握できます。

さらに、作成した文章のトーンを「より丁寧に」「より簡潔に」といった形で修正させることもできるため、目的に応じた質の高い文書を効率的に作成できます。

Excel：複雑なデータ分析や関数作成をAIに任せる

Excelでのデータ分析作業は、Copilotの活用で大きく変わります。これまで関数やピボットテーブルの知識が必要だった作業も、対話形式で指示するだけで実行可能です。

例えば、「売上データから月別の傾向を分析してグラフ化して」と指示すれば、Copilotが自動でデータを分析し、適切なグラフを作成します。
また、「A列の値が100以上の場合にB列へ『達成』と表示する」といった条件を伝えれば、適切なIF関数を提案してくれるため、関数に不慣れな人でも高度なデータ処理ができます。

PowerPoint：プレゼン資料の下書きを自動で作成する

PowerPointでは、プレゼンテーション資料の作成を強力にサポートします。Wordで作成した企画書や報告書をもとに、Copilotが内容を解釈し、発表に適した構成のスライドを自動で生成します。

「新入社員向けコンプライアンス研修」といったテーマを伝えるだけで、タイトル、目次、各スライドの構成案といった下書きを作成させることも可能です。
画像やイラストの挿入も指示できるため、ゼロから資料を作成する時間を大幅に短縮し、内容のブラッシュアップに集中できます。

Teams：会議の議事録作成や要点の把握を自動化する

Teamsに搭載されたCopilotは、オンライン会議の生産性を飛躍的に向上させます。会議が始まると、リアルタイムで会話を文字起こしし、誰が何を話したかを記録します。

会議終了後には、その内容を元に議論の要点、決定事項、担当者ごとのタスク（ToDoリスト）をまとめた議事録を自動で生成します。これにより、議事録作成の負担がなくなるだけでなく、会議に遅れて参加した場合や欠席した場合でも、Copilotに質問すればすぐに議論の流れを把握できます。

Outlook：大量のメール処理や返信文の作成をサポートする

Outlookでは、日々のメール対応業務をCopilotが効率化します。受信トレイに溜まった大量のメールの中から、重要なものをピックアップして要約を提示してくれるため、優先順位を付けて対応できます。

また、返信メールを作成する際には、簡単な指示を出すだけで丁寧なビジネスメールの文案を考えてくれます。
「A社からの問い合わせに、添付資料を確認の上、来週中に回答すると伝えて」のように要点を伝えるだけで、適切な文章を生成。これにより、メール作成の時間を短縮できます。

Copilotを仕事に導入して得られる3つのメリット

Copilotは、単なる作業の自動化ツールではありません。導入することで、業務の進め方そのものに大きな変化をもたらします。日々の定型業務にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、人間が本来注力すべき創造的な作業に集中する環境を整えます。

また、専門的なスキルがなくても質の高い成果物を作成できるようになるため、組織全体の生産性向上に貢献します。

日々の定型業務にかかる時間を大幅に短縮できる

Copilotを活用することで、資料の要約、議事録の作成、メールの返信文作成といった、多くの時間を費やしていた定型業務を自動化できます。例えば、1時間の会議の議事録を作成するのに30分かかっていた作業が、Copilotなら会議終了とほぼ同時に完了します。

このように、これまで人間が手作業で行っていた業務をAIに任せることで、大幅な時間短縮が実現します。創出された時間を、より付加価値の高い別の業務に充てることが可能になります。

アイデア出しや創造性が求められる作業に集中できる

Copilotは、企画立案や課題解決といった創造性が求められる業務においても有効なパートナーとなります。例えば、社内イベントの企画で行き詰まった際に、「社員の満足度を高めるためのユニークな企画案を5つ提案して」と問いかけることで、自分だけでは思いつかなかったような多様な視点からのアイデアを得られます。

単純作業から解放され、こうした思考を深める業務に集中できる時間が増えることは、大きなメリットです。

専門知識がなくても質の高い成果物を作成できる

特定のスキルや知識がなければ難しかった業務も、Copilotのサポートによって質の高い成果物を作成できます。例えば、Excelの複雑な関数を知らなくても、日本語でやりたいことを伝えるだけでデータ分析が可能です。

また、デザインセンスに自信がなくても、PowerPointでテーマに沿った見栄えの良い資料を作成してくれます。これにより、業務の属人化を防ぎ、チーム全体のパフォーマンスを底上げする効果が期待できます。

Copilotの能力を最大限に引き出すための指示のコツ

Copilotを効果的に活用するためには、AIに対して的確な指示（プロンプト）を出すことが重要です。人間同士の会話のように、曖昧な指示では意図した通りの回答は得られません。

Copilotにどのような役割を期待するのか、どのような形式で回答してほしいのかを明確に伝えることで、AIはその能力を最大限に発揮し、期待以上の成果を返してくれます。

期待する役割や成果物の形式を具体的に指定する

Copilotに指示を出す際は、まず「あなたは人事部のベテラン担当者です」のように役割（ペルソナ）を与えることが有効です。役割を設定することで、その立場にふさわしい視点や専門用語を使った回答が生成されやすくなります。

また、回答の形式も「箇条書きでまとめて」「表形式で比較して」「300字以内で要約して」のように具体的に指定することで、求めている形に近いアウトプットを一度で得られます。
これにより、手戻りが減り、作業効率が向上します。

アイディアの壁打ちにおすすめプロンプト

役割設定と形式指定を組み合わせることで、精度の高いアイディア出しが可能です。
例えば、総務担当者として社内イベントを企画する場合、次のようなプロンプトが考えられます。

質問の背景にある情報や文脈を詳しく伝える

Copilotは与えられた情報のみを基に回答を生成するため、質問の背景や目的、前提条件といった文脈を可能な限り詳しく伝えることが重要です。
例えば、単に「社内通知の文章を作成して」と依頼するのではなく、「システムメンテナンスのため、来週月曜日の午前2時から4時まで社内ネットワークが停止することを全社員に通知する文章を作成してください。緊急時の連絡先として、情報システム部の内線番号も記載してください。」のように具体的に伝えることで、より的確でそのまま使える文章が生成されます。

長文のメールをわかりやすく理解するのにおすすめのプロンプト

背景や目的を明確にすることで、情報の整理も効率的に行えます。例えば、取引先からの長文メールの内容を素早く把握したい場合、次のようなプロンプトが有効です。

これにより、メールの要点とネクストアクションを短時間で正確に把握できます。

一度に指示を詰め込まず段階的に対話を進める

複雑で多岐にわたる作業を依頼する場合、一度の指示に全ての要望を詰め込むと、Copilotが意図を正確に理解できないことがあります。このような場合は、人間と対話するように、段階的に指示を出していく方法が有効です。
まず「新しい研修プログラムの構成案を考えて」といった大枠の指示を出し、生成された回答に対して「その中で、特にビジネスマナー研修の詳細なカリキュラム案を追加して」「各項目の所要時間を追記して」といった形で、対話を重ねながら徐々に成果物を完成させていきます。

文章のブラッシュアップにおすすめのプロンプト

段階的な対話は、文章の品質向上にも役立ちます。自分で作成した文章をCopilotに提示し、修正を依頼する使い方です。
例えば、まず「以下の文章を読んで、分かりにくい部分があれば指摘してください」とフィードバックを求め、次に「指摘された部分を、より丁寧でビジネスに適した表現に修正してください」と具体的な指示を出すことで、文章のクオリティを段階的に高めていくことができます。

仕事でCopilotを使う際に知っておくべき注意点

Copilotは業務効率化に大きく貢献する一方、利用にあたってはいくつかの注意点が存在します。特に、生成される情報の正確性や、機密情報の取り扱いについては慎重な姿勢が求められます。

AIはあくまでアシスタントであり、最終的な判断は人間が行うという基本原則を忘れてはなりません。特に日本企業で利用する際は、国内の法律や商習慣との整合性も考慮する必要があります。

生成された情報が正しいか必ずファクトチェックを行う

Copilotをはじめとする生成AIは、事実に基づかない情報や、古い情報をあたかも正しいかのように生成すること（ハルシネーション）があります。特に、統計データや法律、専門的な情報については、その内容を鵜呑みにするのは危険です。
例えば、日本の労働基準法に関する情報を尋ねた場合、最新の法改正が反映されていない可能性があります。

AIが生成した情報はあくまで下書きと捉え、必ず官公庁のウェブサイトや専門家の監修する情報源などで裏付けを取る習慣が不可欠です。

社外秘の情報や個人情報は入力しないようにする

Copilotに入力した情報は、サービス提供者であるMicrosoftのサーバーに送信され、AIの学習データとして利用される可能性があります。そのため、企業の経営戦略に関わる社外秘の情報や、取引先の連絡先、従業員の個人情報などをプロンプトに含めることは絶対に避けるべきです。

情報漏洩は企業の信頼を著しく損なうだけでなく、日本の個人情報保護法に抵触するリスクも伴います。
会社のセキュリティポリシーを遵守し、入力して良い情報の範囲を正しく理解した上で利用することが求められます。

AIの提案を鵜呑みにせず最終的な判断は自分で行う

Copilotは優れた提案を行いますが、それはあくまで一般的な情報や過去のデータに基づいたものであり、自社の個別の状況や企業文化、日本の特殊な商習慣までを完全に理解しているわけではありません。

例えば、取引先への謝罪メールの文面を生成させた場合、形式的には正しくても、相手との関係性や事態の深刻さを踏まえた細やかな配慮が欠けている可能性があります。
AIの提案は参考意見の一つとして受け止め、最終的な意思決定は必ず人間の経験と判断に基づいて行うべきです。

Copilotの導入がおすすめな人の特徴

Copilotは特定の人だけでなく幅広いビジネスパーソンにとって有用なツールですが、特にその恩恵を受けやすい人の特徴があります。
例えば、日々の資料作成やメール対応といった定型業務に多くの時間を取られている人は、Copilotは作業時間を大幅に短縮し、より重要な業務に集中する余裕を生み出します。

また、Excelの関数やPowerPointのデザインなど、特定のITスキルに苦手意識がある人にとっても、専門知識を補う強力なアシスタントとなります。

無料版と有料版（Copilot for Microsoft 365）の機能の違い

Copilotには、誰でも利用できる無料版と、企業向けの有料版「Microsoft 365 Copilot」があります。無料版は主にWeb検索や簡単な文章作成に利用できますが、業務で本格的に活用するなら有料版が必須です。

有料版の最大の特長は、Word、Excel、PowerPoint、Teams、OutlookといったMicrosoft 365アプリと完全に連携する点にあります。この連携により、自社のデータを活用した資料作成や分析が可能となり、高度なセキュリティも確保されます。導入には別途ライセンス契約が必要です。

まとめ

CopilotはWordやExcelなどの日常的なツール上で、文章作成、データ分析、資料作成といった業務をサポートする強力なAIアシスタントです。指示のコツを掴めば、定型業務の時間を大幅に短縮し、より創造的な仕事に集中できます。

情報漏洩や不正確な情報といった注意点を理解し、まずはメールの下書き作成やアイデア出しといった簡単な作業から試すことで、その利便性を実感できるはずです。