デジタル化が進む現在でも、勤怠管理に手書きのタイムカードを使う企業は多いのではないでしょうか。手書きタイムカードの使用は違法とはいい切れないものの、管理上の問題が生じやすいのは事実であり、労働局の指導を受ける恐れもある行為です。そこで本記事では、手書きのタイムカードの問題点とその解決方法を解説します。

タイムカードの手書きは違法になる?

冒頭で述べたように、手書きのタイムカードを用いることは違法とはいい切れません。ただし、労働安全衛生法では、始業・終業時刻の確認や記録は客観的な記録を基礎とすることが求められているため、手書きのタイムカードはこの客観性の確保という点で引っかかる恐れがあります。

というのも、手書きのタイムカードは基本的に自己申告制での記入になるため、不正打刻や改ざんなどのリスクが高いからです。手書きタイムカードでも客観性を確保することはできなくはありませんが、そのための手間やコストも考えると、やむを得ない事情がない限り、勤怠管理システムなどを導入するのがおすすめです。

参考資料：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

手書きタイムカードの問題点

上記のように、手書きタイムカードは法律違反とまではいえないものの、余計なコストが発生したり、労働局の指導を受けたりするリスクが高い仕組みです。ここでは、そうしたリスクを生じさせる手書きタイムカードの問題点を解説します。

不正打刻・改ざんのリスクがある

手書きのタイムカードは、出勤時間や退勤時間を社員自身が手書きで入力するため、不正打刻や改ざんのリスクがあります。例えば、遅刻しても始業時間前に到着したように記載したり、退勤時間を遅らせて残業代を水増し請求できるようにしたりなどです。職場によっては、別の社員に代理打刻させていたケースもあります。

不正のリスクは、一般社員によるものだけとは限りません。会社(上長）からの圧力を受けて、定時に退勤時間を打刻した後でサービス残業を強制された事例もあります。このような不正しやすい体制を放置することは、労働者に「もしかしたら雇用者が勤務時間の改ざんをするかも」という猜疑心を生じさせる原因にもなりかねませ

保管・管理の手間がかかる

労働基準法では、労働者の勤怠記録を5年間保管するように義務づけられています。そのため、手書きのタイムカードを使う場合、紛失などが起きないように適正な仕方で保管し続けなければいけません。しかし、大量の紙資料を保管するのには保管スペースが必要で、ファイリングや整理整頓などの手間もかかります。

また、手書きのタイムカードだと、特定の勤怠データを確認したいとき、大量の紙資料を漁って探さないといけず、人事担当者の手間が増えます。Excelなどにデータを転記する場合でも、乱雑に書かれた文字を目視して手入力していく作業は非常に煩雑で、担当者にかかる負担は小さくありません。

参考資料：厚生労働省「改正労働基準法等に関するQ&A」

客観性に欠ける

手書きのタイムカードを使う場合、従業員が記載した内容を基に勤務時間を計算します。しかし、手書きのタイムカードは数日分をまとめて書いたり上書きしたりすることも容易なため、労働局・労働基準監督署からも客観性や信頼性に欠けると判断されかねません。

ミスが生じやすい

手書きのタイムカードを使用する場合、そこに書かれた出退勤時間が正確であるとは限りません。手書きだと勤務時間の記入ミスや記入漏れ、提出遅れなどが生じやすくなるためです。また、Excelなどに転記して給与計算する際も、手書きの文字を手入力で転記・集計する作業はヒューマンエラーが発生しやすいのが欠点です。

柔軟な働き方に対応しにくい

手書きのタイムカードを使用する場合、従業員は社内で直接打刻する必要があります。そのため、「営業担当者が打刻するためだけに会社に戻らなければいけない(営業先から直帰できない)」「テレワークに対応できない」など、柔軟な働き方に対応しにくいのも問題です。

手書きタイムカードの問題を克服するには

手書きタイムカードの運用を工夫する

手書きタイムカードの問題点のひとつには、客観性が確保しにくいことがありました。この問題を克服するには、個々の社員が勤怠記録を正確に記載している事実を、可能な限り管理者が現認するようにすることが重要です。具体的には、勤務時間の打刻・修正時には本人の入力だけでなく、管理者の押印も必要とするなどが挙げられます。とはいえ、この方法は勤怠管理の手間がさらに増えてしまうのがデメリットです。

その他では、改ざんなどの不正防止のために監視カメラの導入をするのも検討の価値があります。例えば防犯カメラ「Safie」は、面倒な工事や設定なしですぐに使用を開始できるのでおすすめです。また、就業規則を明確にし、周知徹底することで、社員に適切な勤怠入力を促すことも欠かせません。

クラウドカメラ Safieについて詳しくはこちら