4月は新入社員の対応、7月はボーナスの支給というように、労務では時期ごとに異なる業務が発生します。そのため、労務担当者は普段の仕事をこなしつつ、一年の流れからどの時期に何の業務が必要なのかを意識して準備を進めることが重要です。そこで本記事では、労務の年間スケジュールや、そこで生じる主な仕事内容を解説します。

労務の年間スケジュールは? 期間ごとの業務内容を確認

労務の仕事は時期ごとに特定の業務が発生するのが特徴です。年間スケジュールや特に重要な月を事前に把握しておけば、計画的に仕事を進めやすくなります。

4月

4月は新年度の始まりであり、労務担当者は人事異動などによる新体制へと対応するために忙しくなりがちです。新入社員が入社してくる場合、社会保険や雇用保険の書類を作成し、所定の機関に提出する必要があります。4月は多くの法改正が適用される月でもあるので、その対応にも注意しなければいけません

6月

6月は労働保険の年度更新や住民税の改定が発生します。労働保険は年度更新として、給与額に基づいた前年度の精算と、新年度の概算保険料の申告・納付手続きを行います。
住民税は、各自治体から送付された｢特別徴収税額の決定通知書｣に従って、以降の給与に反映します。
また、事業規模が一定以上の会社は、高年齢者および障害者の雇用状況の報告書を作成し、管轄のハローワークに提出しなければなりません。企業によってはボーナスの支給作業を6月に行う場合もあります。

7月

7月は多くの企業でボーナスが支給される月なので、労務担当者はその処理に追われることになります。また、標準報酬月額の改定に伴って、算定基礎届を年金事務所または事務センターに提出しなければいけないのもこの時期です。

10月

7月に提出した算定基礎届によって改定された社会保険料が実際に給与へ反映されるのは、10月からです。また、9月には地域別最低賃金の発表があるのでチェックし、もしアルバイトやパートの時給が最低賃金以下であれば対応しなければいけません。

11月

11月には、健康保険に関連して社員の扶養者状況をチェックし、そのリストを提出することが必要です。また、従業員が多い企業の場合、11月は年末調整に向けて動き始める時期に当たります。

12月

12月は冬のボーナスの支給時期です。7月と同様、賞与支払届を作成・提出するなどの作業が生じます。
また、期限はまだ先ですが、年末調整に向けて申告書類などの配布・回収を進めていく必要があります。住宅ローン控除などの有無に応じて従業員へ必要書類の提出を促し、抜けがないかを確認しながら所得税の計算を行っていきます。

1月

1月は源泉徴収票の発行など、年末調整関連の作業を締めなければいけない時期です。月末までに給与支払報告書を各従業員の居住する自治体へ提出する必要もあります。年末調整に関してはなるべく12月中に作業を終わらせ、1月は何か不備があった際の予備期間として捉えておくのが安心です。

労務業務を効率化するポイント

上記で紹介した時期ごとの業務に加え、労務担当者は各社員の勤怠管理などの平常業務も同時にこなさなければいけません。多くの仕事をスムーズに処理していくために、次に紹介する方法を参考に業務効率化に取り組むことをおすすめします。

業務の流れを把握する

労務管理業務を効率化するためには、まず業務の流れを把握することが重要です。業務の全体的な流れを理解することで、時間配分をイメージでき、業務上の連携もスムーズに行えるようになります。
年間スケジュールとして紹介したように、労務管理では季節ごとに対処すべき仕事も異なってくるので、事前に先々のスケジュールまで把握し、早めに準備を始められるようにしておくことが大切です。事前に業務フローを作っておけば、作業時間や手戻りを減らしやすくなります。

システムやツールを利用する

労務では、情報管理や届出書類の作成が主な業務となるため、システムやツールを活用することが重要です。システムやツールにより、業務の自動化やペーパーレス化が可能になり、コスト削減ができると同時に、情報検索も容易になります。例えば、給与計算や社会保険手続きなどは、自動化することでヒューマンエラーを減らすことができます。

また、ビズらくで提供している「SmartHR」などのクラウド型の人事・労務管理システムを利用することで、人事データの一元管理などを行い、業務効率化を推進できます。