総務は職場にいるすべての「人」の日常業務がスムーズに進むようにサポートする部署...。
そのため、日々、さまざま手続きに追われているのではないでしょうか？
そんな総務の皆さんの業務を少しでも軽くするために今回も業務改善するためのアイテムを紹介いたします！
総務部でなくても「人事・労務に関わる担当者の方」も必見です！！

総務部が担当する人に関する業務をらくにしよう！

前回の総務部クエスト第２章「庶務業務のあるあるを解決するアイテムを手に入れよう！」では総務部が担当する庶務業務の改善ポイントの洗い出しとそのヒントをご紹介しました。
今回はチェックシートの中の「人に関する業務」にスポットを当てて業務改善のポイントを確認しましょう！

あなたの職場でこんなことありませんか？

毎月の勤怠打刻はExcelまたはタイムカードだ

従業員の出退勤などは昔ながらのやり方でExcelやタイムカードで管理している職場もあるのではないでしょうか？例えば、残業や年次休暇の取得などは、従業員が個別に申請のうえ、上長が確認・承認する必要があります。Excel管理の場合はこの承認プロセスを適切に管理することが難しくなります。また、タイムカードでの管理の場合は集計作業の手間や不正打刻対策などの課題点があります。

その悩み、勤怠管理システムやクラウドカメラで解決！

自動でいつでもらくらく集計！

タイムカードは、収集が必要なうえ、手作業により労働時間を集計しなければならず、業務負担大。Excelを利用していても膨大なデータを確認して、複雑な条件を加味した計算が必要になります。このように確認に時間がかかったり、計算・関数のミスが発生したりと、工数がかかる上にミスが発生しやすいといったお悩みはありませんか？

そこでおすすめなのが勤怠管理システムです。締め作業はワンクリックで自動集計されるので、労働時間の計算工数を大幅に削減することができます。さらに手軽に集計ができるため週や月の途中など短い周期でも確認ができます。勤怠状況を把握することで残業時間の管理・打刻漏れの検知が可能になり、さらには集計業務で発生していた残業を減らすことができること間違いなし！

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KING OF TIMEは出勤・退勤、残業、休暇を
集計・管理できるクラウド型の勤怠管理システム
いつでも・簡単に・最新の勤怠情報を確認することができます!

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勤怠管理業務に必要な機能を全て備えています。
従業員の各作業の工数を把握でき、さまざまなデータ
分析が可能になります。

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不正打刻もクラウド防犯カメラでしっかり確認！

Excelで管理している勤怠情報は、いつでも編集ができてしまいデータ改ざんの危険性があります。さらに、紙のタイムカードでの打刻は本人でなくても打刻ができてしまうため、その場にいなくても他の人に頼んで打刻してもらえば、記録上は働いていることになるなど不正の余地があります。

タイムカードをすぐにシステム化には踏み切れないが不正打刻は防ぎたい、同時に入退室のセキュリティも強化したい！そのような職場におすすめなのはクラウドカメラです。 現場から不正の報告が上がった場合に、防犯カメラの映像情報を不正行為の証拠とすることができます。 さらに、代理打刻が行われていないか、防犯カメラなどで常にチェックできる環境にすることで内部不正の抑止ができます。

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その他のチェックポイントは『人に関する業務の秘伝書』で解決！

以下に当てはまる職場はこちらの資料で解決！総務部でよくあるシーンの業務改善ポイントをこちらの資料で紹介しています。

時間外労働などに対しての賃金の計算に時間がかかっている

不在にしている従業員の連絡先がすぐにわからない

人員配置表を作るのに苦労している

こんなことありませんか？これらのお悩みを解決する方法や本ブログのおさらいもこちらの資料で公開中！

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