勤怠管理をペーパーレス化するメリット３選｜勤怠管理システムを導入する前の注意点をご紹介！

2023年08月08日

# 勤怠管理

デジタル化の推進やペーパーレス化の重要性が高まっており、今後ますますその潮流は加速すると考えられます。
実際にさまざまな場面でペーパーレス化が進んでおり、それは勤怠管理も例外ではありません。

紙のタイムカードや出勤簿を手作業で集計・転記する勤怠管理をペーパーレス化したいとお考えの担当者様も多いのではないでしょうか？
そこで今回は勤怠管理をペーパーレス化するメリットと移行時の注意点をご紹介します。

勤怠管理をペーパーレス化する3つのメリット

今まで苦労していた集計作業がワンクリックで完結

勤怠管理システムはデータ化の手間を省くことができます。
専用の端末などを用意しなくても、今使っているパソコンや、最近はスマホやタブレットを1台準備するだけで、価格を抑えた形で勤怠管理システムを導入することも可能です。
仮に従業員数30名で、1名当たりデータ化に10分掛かっていたとすると、1ヶ月に300分（＝5時間）の手間が省けます。
さらに、複数拠点がある場合、集計のたびにタイムカードを郵送するためのコストも削減が可能です。

勤怠打刻・労働時間の把握がどこでもいつでもできる

パソコンやスマートフォンなどのインターネット環境さえあれば、どこからでも打刻することができます。
そのため、お客様先や出張先、テレワークの従業員も正確に出退勤の打刻が可能です。

また、勤怠情報はリアルタイムで反映されるため、その場で労働時間を把握することができます。
残業時間が多い従業員の業務量を調節するなど、長時間労働への対策を迅速にとることができます。打刻データはすぐに管理画面にも反映されるため、上長や勤怠管理担当者等は打刻データをリアルタイムで確認でき、長時間労働にいち早く気が付くことができます。

法改正にしっかり対応できる

2019年4月から、労働基準法の改正により有給休暇の取得が義務化され、2023年月より月60時間を超える時間外労働における賃金割増率が50％に引き上げられました。このような度重なる法改正で、年々勤怠管理のルールが複雑になっています。

これに伴い職場では、常に法改正に気をつける必要があります。
しかし、法改正のたびに新しい管理表を作成したり集計ルールを修正したりすることは、大変…。
そんな皆さんには最新の法改正に合わせてアップデートに対応できるクラウド型の勤怠管理システム（※）がおすすめです。
クラウドの勤怠管理システムは法改正時には迅速にバージョンアップを行い無償で対応できることが多いので管理者が慌てる必要がありません！
※ビズらくでご提供している勤怠管理カテゴリーの商品は全てクラウド型勤怠管理システムになります。

タイムカードから勤怠管理システムに移行するときの注意点

ここまで紹介した通り、業務効率化や法律の厳守をサポートしてくれる等の様々なメリットがあります。
しかし、新しいシステムの導入にはイレギュラーなトラブルや失敗がつきものです。勤怠管理システムを導入する場合に気を付けておくべきことを事前に把握し、対策しておくことが重要です。

自社の雇用形態や勤務形態に合うシステムかどうか

固定時間制やフレックスタイム制、シフト勤務など働き方は様々。職場によって雇用形態や勤務形態は異なります。
また、同じ職場であっても事業場や職種によってさまざまな働き方が混在している場合もあります。
勤怠管理システムを選択する際には、必ず職場の勤務形態がすべて対応できるかを確認しましょう。

職場のインターネット環境が整っているか

クラウド勤怠管理システムはインターネットにつなげられる環境下であれば、時間や場所を選ばずすぐに利用可能です。
一方で導入するに伴い、勤怠打刻を行う場所ではインターネット環境が必須ということになります。
これまでインターネット環境を整備していない場所の場合は、事前に準備が必要です。

サポート体制が整っているか

クラウド勤怠管理システムを選ぶうえで「サポート体制が整っているか」という点も、比較する際に注意すべきポイントです。
導入する際はもちろん、実際に運用を開始してみてからのトラブルや疑問の解消に対応してくれるかどうか、問い合わせ方法なども勤怠システムを選ぶうえでしっかりと確認しておきましょう。

従業員・管理職にとって使いやすいシステムかどうか

勤怠管理システムは、実際にシステムを利用する従業員・管理者両者にとって使いやすいものを選ぶ必要があります。システムによってさまざまな打刻方法や機能が用意されていますが、多種多様な機能も、運用する職場に合っていなければ不便です。職場環境にとってどのシステムが一番使いやすくわかりやすいのかという点に、着眼して導入前にはトライアルを行うことがおすすめです。