書類の電子化に取り組むことで、企業はさまざまなプラスの効果を得られます。この記事では紙の書類を電子化する具体的な方法や、メリットについて解説します。電子化における注意点や業務効率化につなげるためのポイントを押さえて、パフォーマンスを向上させましょう。

書類の電子化をするとどんなメリットがある?

書類の電子化は文書管理の方法のひとつです。ビジネスにおける文書管理とは顧客情報や契約書などの書類を管理することであり、書類作成から廃棄までのすべてのプロセスが対象です。
従来は、紙の書類を原本で保存することが法律で義務付けられていました。しかし、電子帳簿保存法の改正やe-文書法施行、社会状況の変化に伴い電子化が推奨されています。

電子化によって得られる最大のメリットは、業務効率化を図れる点です。どこからでもデータにアクセスできるようになれば、テレワークの推進にもつながります。一方で、システム移行やセキュリティ対策に時間がかかるなどのデメリットがあることも押さえておきましょう。

書類を電子化するやり方は主に2つ!

書類を電子化する方法は、ファイルサーバーと文書管理システムの2つです。それぞれのメリット・デメリットについて以下で解説します。

方法1. ファイルサーバーを使用する

複合機やスキャナーなどを使って電子化した書類は、ファイルサーバーで管理できます。ファイルサーバーを利用した文書管理の特徴は、簡単かつ低コストで行えるという点です。ファイルサーバーの種類は自社にファイルサーバーを設置するオンプレミス型と、インターネット上のサーバーを利用するクラウド型の2種類です。機器の購入費用や契約費用がかかりますが、クラウド型の中には無料で利用できるものもあります。

ファイルサーバーのメリット

電子化によって、さまざまなコストを削減できます。ファイルサーバーでデータを共有すれば必要な情報を容易に得られるため、紙の資料を印刷して配布する手間や費用はかかりません。配布ミスもなくなりますし、書類の廃棄も不要です。
また、紙で保存する場合は年月が経つにつれてその書類量は膨大になり、保管スペースの確保が必要になります。電子化すれば紙の書類をファイリングする必要もなく、保管スペースをとることもありません。

ファイルサーバーのデメリット

ファイルサーバーでは簡単にデータを保管可能ですが、一方で不要なデータが増えやすいというデメリットもあります。ファイル名のつけ方が不統一だと、同じファイルでも別の名前で保管されているかもしれません。
さらに、共有しているファイルのバージョンが更新されていないと、最新の情報を得られずミスにつながる恐れもあります。ファイルサーバーは文書管理に特化したシステムではないため、検索性能が低いものもあります。管理が不十分だと必要なデータを見つけられず、かえって業務の効率が下がりかねません。
加えて、利用するサーバーによってはセキュリティ面が弱く、アクセス権限などの設定に手間がかかる点も押さえましょう。

方法2. 文書管理システムを利用する

文書管理システムは電子化したデータの保管に適したシステムであり、ファイルサーバーと同様にオンプレミス型とクラウド型のシステムがあります。利用すれば、書類データの一元管理や大量のデータ蓄積が可能です。
改正電子帳簿法では詳細な保管要件や罰則が定められているため、法対応したシステムを選びましょう。

文書管理システムのメリット

文書管理システムはサービスごとに異なる機能が搭載されており、文書管理や検索、編集などの多様な処理が可能です。アクセス権限をはじめとするセキュリティ機能も充実しており、検索機能を使えばデータに迅速かつ効率的にアクセスできます。期限が過ぎた文書は自動で破棄されるうえ、ファイルの最新バージョンが表示されるため古いバージョンと混同する恐れもありません。

他システムとの連携も可能であり、Microsoft 365とSharePointを利用すれば、WordやExcelで作成したひとつの文書に対する複数人の同時編集ができます。複合機の種類にもよりますが、紙の書類や図面をスキャンした際には複合機上から直接Dropboxへの保存も可能です。

文書管理システムのデメリット

文書管理システムのデメリットは、コストがかかる点です。一般的にファイルサーバーの導入よりも高額であり、初期費用に加えて運用コストもかかります。すべての社員がシステムを利用できるようにするには、マニュアルの整備や勉強会の開催などが必要になる場合もあります。
ただしクラウド型のシステムの場合は機器の購入が不要であり、契約するプランによってはコストの低減が可能です。

書類の電子化を業務効率化につなげる3つのコツ

業務効率化のためには、書類を電子化したうえで適切な文書管理をすることが重要です。以下で解説する3つのポイントを押さえましょう。

1. 書類の分類基準をしっかりと決めておく

分類カテゴリの重複や抜け漏れがあると、必要なデータにアクセスできません。ファイルサーバーと文書管理システムのどちらを使うにしても重要なのは、書類の分類方法と保管場所を明確にすることです。ファイル名のつけ方や保管方法に至るまで、詳細なルールを決めて社内に周知させる必要があります。
ミスを完全に防ぐことは難しいため、ルールに従って分類されているか、定期的に確認することも大切です。

2. 書類ごとの保管期間を決めておく

電子化されたデータは紙の書類よりも増減が分かりにくいため、データの蓄積に気づかずストレージが不足する場合もあります。不要になった書類は適宜処分して、必要なデータのストレージを確保しましょう。書類ごとに保管期間を決めておくと、スムーズに処分できます。
法定文書の場合は、それぞれ法律で保存期間が決められています。中には永久保存が望ましいとされている書類もあるため、誤って処分しないように注意しましょう。

3. 書類の機密性やアクセス権などの条件を決めておく

顧客情報や機密情報などが漏洩すると、企業には多大な被害が及びます。重要度に応じて書類の管理条件を分類しましょう。たとえば、機密性が高い書類は特定の社員にのみアクセス権限を付与する、他の書類と異なる場所に厳重に保管するなどの取り組みが必要です。
高度なセキュリティ機能を搭載したシステムを使っていても、対策は万全ではありません。社員へのセキュリティ教育を徹底して意識を高め、情報漏洩のリスクを低減しましょう。

書類の電子化を進める際の注意点

電子化を進める際には、関連する法律の確認が必要です。国税関係の帳簿や取引関係の書類は電子帳簿保存法に従いましょう。商法や会社法に関わる定款や株式総会議事録などの書類は、e-文書法の対象です。該当する法律で定められた要件や保存形式を遵守し、管理する必要があります。

さらに、法律によって紙での作成が義務付けられているなどの理由で、電子化できない書類がある点も押さえましょう。公正証書は、公証人立ち合いのもと、紙の書類で作成するものです。その他、任意後見契約や農地の賃貸借契約書、事業用定期借地権設定契約書などの書類も電子化が認められません。

業務効率化を左右する書類の電子化においては、関連する法律や電子化できない書類を確認することが必要です。メリット・デメリットをふまえて、電子化を進めましょう。

まとめ

書類の電子化により、業務効率化やコスト削減などが実現できます。ファイルサーバーや文書管理システムを利用して電子化を行いましょう。
電子化にあたっては、分類基準や保管期間、アクセス権などの条件を明確にする必要があります。電子化できない書類や関連する法律の詳細を理解したうえで、デジタル化によって業務効率化を図りましょう。

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