コミュニケーションツールのひとつである「LINE」は、プライベートなシーンで広く利用されていますが、職場で使うならそのビジネス版である「LINE WORKS」の導入がおすすめです。本記事では、LINEとLINE WORKSの基本的な違い、LINEの業務利用で想定されるリスクや、LINE WORKSを導入するメリットを解説します。

LINE WORKS（ラインワークス）とは

LINE WORKSとは、LINE WORKS株式会社によって提供されている企業向けのクラウド型ビジネスチャットツールです。LINEと言えば、私的な場面で一般に広く利用されているチャットツールとして有名です。 LINE WORKSはこのLINEを原型にしながらも、情報や予定を共有する機能など、ビジネス向けのコラボレーションツールとして設計されています。 2023年時点でLINE WORKSは、43万社・450万ものユーザーに利用されています。
参照元：LINE WORKS｜プレスリリース情報：「LINE WORKS」の最新実績数値

LINEとLINE WORKSの基本的な違い

LINEとLINE WORKSの最大の違いは、ビジネス向けに設定されているか否かです。
通常のLINEは、家族や友人とのコミュニケーションなど、プライベートシーンでの利用を想定して設計されたツールです。LINEは無料でメッセージの送受信や通話ができ、スタンプや既読表示といった便利な機能で幅広い世代の方々に親しまれています。その人気は、国内月間アクティブユーザーが2023年12月時点で9,600万人にも達するほどです。ただし、その機能やセキュリティはビジネス基準では設計されていません。

これに対して LINE WORKSは、組織内でのコミュニケーションや情報共有の効率化に特化した機能を備えているのが特長です。詳しくは後述しますが、基本のトーク・通話機能のほかに、メンバー間で情報共有やタスク管理などができる機能を豊富に搭載しています。通常のLINEに比べてセキュリティも強固です。

LINE WORKSは、このようにビジネス向けの機能が充実していながらも、基本的な使い勝手はLINEの操作感を引き継いでいます。既読表示やスタンプなど、LINEならではの機能も利用可能です。先述の通り、日本でLINEは非常に多くの方に利用されているので、それを原型にしたLINE WORKSは中高年の方でも馴染みやすく、導入後、スムーズに使いこなせるでしょう。他にもLINEとLINE WORKSの違いについてLINE WORKS商品ページでも紹介しておりますのでぜひご確認ください。

LINEを業務で使うデメリット

一部の企業では、通常のLINEを業務連絡用に利用しているケースも見かけます。しかし、前述した特徴を踏まえると、LINEを業務で利用することには以下のようなデメリットが存在します。

1. セキュリティ対策が不足している

通常のLINEは個人利用を想定しているため、ビジネスで必要とされるほどの厳格なセキュリティ対策が施されていません。個人用のアカウントでは、ユーザー側でもパスワードの設定や管理がおろそかになりやすいのも関係し、アカウントの乗っ取りや情報漏えいなどの起きるリスクが高いです。
また、LINEでは端末やその他のアプリへアップロードされたデータを簡単に移行できますが、業務利用を考えた場合、簡単にデータを移行できるということは「データの不正持ち出しを防げない」というデメリットにつながります。さらに、LINEを使う場合は個人用のアカウントを使い回すことになるので、従業員が何か不審な動きをしていても、プライバシー保護の観点から利用履歴を企業側でチェックするのは困難なため、盗難、紛失などにも対応が難しいというデメリットがあります。

2. 操作ミスによる情報流出の可能性がある

LINEは基本的に私的利用のみを想定して設計されているため、業務用のチャットグループとプライベート用のチャットグループを区分けできません。そのため、操作ミスによって社外秘の情報を誤送信し、漏えいしてしまうリスクがあります。

3. 退職者の管理が難しい

原則として、従業員の個人用アカウントや、そこに含まれたデータを企業が操作・管理する権限はありません。したがって、退職後に従業員のLINEアカウントに残された業務用のデータや会話ログがどのように扱われるかをコントロールすることはほぼ不可能です。つまり、退職者であっても重要な情報を社外に持ち出せるというリスクがあります。

LINE WORKSを業務で使用するメリット

LINEの業務使用には多くのデメリットが存在します。しかし、 LINE WORKSであれば管理者を置いて権限を発行できるので、LINEの使い勝手はそのままに、セキュアで適切なコミュニケーションができます。

セキュリティとプライバシー保護対策が強化されている

LINE WORKSは、個人用のLINEとは異なり、企業専用のIDとパスワードを使用してログインします。そのため、個人用アカウントと違って、パスワードの使い回しなどを防げます。また、管理者による一元的なアカウント管理やセキュリティ設定、ログ監査などができるので、不正アクセスのリスクを大幅に減らせます。

端末の紛失時など、必要に応じてリモートでアカウントを即座に停止することも可能です。特に、有料版のLINE WORKSでは、パスワードや認証方法などのセキュリティ設定がより細かく行えるので、自社のセキュリティ要件にあわせて使いやすくなります。

情報漏えいリスクを軽減できる

LINE WORKSを導入することで、業務用とプライベート用でLINEアカウントを使い分けられるようになります。これは、操作ミスなどによる情報漏えいのリスクを防ぐ上で非常に効果的です。

公私の区別をするために、個人用のアカウントを仕事関係者に教えたくない場合にも役立ちます。また、 LINE WORKSでは全てのログを追跡できるので、万一情報漏えいが起きた場合、どのユーザーがいつどの情報を漏えいさせたのか簡単に特定でき的確な対応を講じやすくなります。

ビジネス専用機能が充実している

ビジネスシーンで役立つ数多くの機能が搭載されているのも大きな魅力です。例えば、以下のような機能を利用できます。

このように、LINE WORKSは業務上のさまざまなニーズに応えられます。

操作が簡単

LINE WORKSは、画面のデザインも含めてLINEと同じような感覚で使えるので、多くの方にとって非常に使いやすい設計になっています。LINEは非常に普及しているアプリなので、ほとんどのユーザーは特に説明がなくても、すぐに使いこなすことが可能です。したがって導入のハードルは非常に低く、LINEの手軽な使い勝手を活かしながら、社内コミュニケーションを活発化できます。

この使いやすさは、シャドーIT（従業員が企業に無断で業務に導入するITツール）の防止にもつながります。シャドーITが発生する一因は、企業が提供するツールに従業員が不満を覚えることにあります。その点、愛用者の多いLINEを原型にしたLINE WORKSはITシャドーの予防につながり、ログ監査機能も相まって、社内のITガバナンスを強化可能です。

業務でLINE WORKSを使用するときの注意点

LINE WORKSを使用する際、ユーザーは以下の点に注意する必要があります。管理者側でも、あらかじめ注意事項として周知しておくのがおすすめです。

私的なトークも管理者に見られる可能性がある

管理者は、LINE WORKSで行われる全てのトーク履歴を閲覧可能です。特に業務外の私的な会話や、誰かの悪口などデリケートな話題は控えましょう。

誰が既読なのか分かるようになっている

通常のLINEと違い、 LINE WORKSでは既読/未読なのは誰なのかも確認可能です。これは情報共有の状況を確認するには便利ですが、「自分が既読したことが相手に伝わるなら返信しないと気を悪くするかも」という余計な重圧にもなりえます。そのため、返信の要不要を明確にするルールを定めるのがおすすめです。

まとめ：業務で利用するならLINE WORKSが使いやすさと機能性でおすすめ

LINE WORKSは通常のLINEの良さを引き継ぎながらも、ビジネス向けの便利な機能や高いセキュリティを備えています。業務用に使うなら、個人用のLINEよりLINE WORKSをおすすめします。導入にご関心のある方は、ぜひ以下のページからお申し込みください。