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近年、日本では地震や台風などの自然災害が毎年各地で多発しており、大きな被害が生じています。これに伴い、企業でも防災対策の重要性が高まっています。特に災害時の社員の安否確認は、企業の社会的責務やBCP対策において必要不可欠な要素です。本記事では、災害時の社員の安否確認に役立つ「安否確認システム」について解説します。
安否確認システムとは
災害時に社員の安全を迅速に確認することは、社員の命を守るだけでなく、事業の継続性を確保するためにも非常に重要です。安否確認システムは、その目的を達成するためのシステムであり、近年導入する企業が増えています。
安否確認システムの概要
安否確認システムとは、地震や台風などの災害発生時に、社員の安否を迅速かつ効率的に確認するためのツールです。機能はシステムによって異なりますが、基本的な機能はどれもほぼ同じで、災害発生時に自動で社員に安否確認用メッセージを一斉送信でき、社員からの回答を自動で集計します。
そもそも安否確認では、社員のけがの有無や現在地、出社の可否、家族の安否など、さまざまな事柄の確認が欠かせません。しかし、災害発生時の混乱の中、担当者が社員一人一人と連絡を取り合い、手作業で情報をまとめるのは非効率であり、社員数の多い大企業ではほぼ不可能です。その点、安否確認システムなら安否確認に欠かせない連絡作業や回答の集計作業を自動化でき、より迅速かつ正確な状況把握が行えます。
企業が社員の安否確認を行う必要性
企業が社員の安否確認を行う一番の目的は、社員の安全を守るためです。企業には社員の安全を確保する「安全配慮義務」が法律で定められています。したがって、災害時に社員の状況を確認し、適切な指示を出すことは企業の義務です。また、災害の状況に応じて自宅待機や休業の指示を迅速に出すことは社員の安心感にもつながります。
さらに災害時の社員の安否確認はスムーズなBCP対策を実現するのにも必要不可欠です。BCP対策とは、災害などが発生した際に事業に関わる損害を最小限にとどめ、速やかな復旧と事業存続を可能にするために取り決めておくべき手順や計画のことです。このBCPを発動する際、緊急対応や復旧作業にあたれる人材の確保に、迅速な社員の安否確認が欠かせません。
以上のような理由から、災害時に社員の安否確認ができる仕組みや体制を事前に構築しておくことが重要です。
災害時に企業が安否確認をする方法
災害時の社員の安否確認には、電話連絡（緊急連絡網）、メール、災害用伝言ダイヤル（171）、災害用伝言板（web171）といった方法があります。中でも電話とメールは今でも多くの企業で災害時の安否確認に利用されています。
しかし、これらの方法は社員の回答を集計するまでに多くの時間と手間がかかります。また、担当者自身が被災している場合には、対応が困難になることも考えられます。そのため、災害時に社員の状況をスピーディに把握したいなら、自動で安否確認メッセージの送信や回答データの集計ができる安否確認システムがおすすめです。
安否確認システムの選び方のポイント
自社に適した安否確認システムを選ぶ際には、以下の点に注意が必要です。
必要な機能やコストから選ぶ
安否確認の際に必要な機能は、安否確認メッセージの一斉自動送信機能、安否情報の回答機能、データの自動集計機能、未回答者の確認機能、未回答者への自動再送信機能があります。また、システムによっては災害時以外の平時でも利用できるものもあれば、多言語に対応しているものもあります。したがって、安否確認システムを導入する際には、自社にとって必要な機能を明確にすることが大切です。
さらに導入コストや運用コストが自社の予算に収まるかも確認しましょう。災害はいつ起こるかわかりません。そのため、安否確認システムは長期的に継続利用する必要があります。必要な機能を押さえつつ、コスト負担の大きすぎないシステムを選ぶようにしましょう。
複数の通信手段に対応しているものを選ぶ
災害時は電話やインターネットの回線がつながりにくくなるため、複数の通信手段に対応できるかも重要です。メールや電話、SMSなど、複数の連絡手段に対応できる安否確認システムであれば、通信環境に混乱が生じていても社員と連絡がとれる可能性が高まります。
また、パソコンやスマートデバイスなど複数のデバイスに対応できるかも要チェックです。災害時に普段使っているパソコンやスマートデバイスが故障や紛失してしまう恐れもあるため、複数のデバイスからシステムにアクセスできるかも確認しましょう。
セキュリティ対策がされているものを選ぶ
安否確認システムで扱うデータには、社員の連絡先や位置情報などの個人情報が含まれるため、セキュリティ対策が十分に施されているシステムを選ぶことが大切です。選ぶ際には、日本および国際標準に準拠した厳格なセキュリティレベルの高い会社が提供するシステムを選ぶとよいでしょう。
普段の業務でも使えるものを選ぶ
災害時は冷静な判断や行動をとることが難しくなるため、普段の業務でも使えるものを選ぶのがおすすめです。このような安否確認システムを導入することで社員は操作に戸惑うことがなく、心理的な負担も軽減できます。また、災害時に特化した専用のシステムを使うよりも導入コストや社員への教育コストを削減できるメリットもあります。
おすすめの安否確認システム
最後に、ビジネスチャットツールとして普段使いができ、災害時には安否確認システムとして役立つおすすめのシステムを2つ紹介します。
WowTalk(ワウトーク)
WowTalkは、安否確認システムとしても利用できるビジネスチャットツールです。インターネット回線を使用するため、災害時に電話回線が混雑していても、比較的安定して連絡がとれます。
WowTalkの安否確認機能は気象庁と連携しており、震度5以上の地震が発生した際に、地震発生地域を登録している社員に対して安否確認メッセージが自動送信されます。社員は送られてきたメッセージに対し、「問題あり」や「安全です」といったシンプルな回答を選択するだけで安否状態が伝えることができ、企業・団体は迅速な状況把握が可能です。
LINE WORKS
LINE WORKSはビジネス版のLINEとして知られるコミュニケーションツールです。LINE WORKSでは、アンケート機能を使って安否確認が行えます。アンケート機能には、あらかじめ安否確認用のテンプレートが用意されており、簡単にアンケートを作成できます。回答結果も自動集計され、グラフで確認できるため、状況の把握や確認がスムーズに行えます。さらに回答結果は作成者以外も閲覧できるため、「担当者が被災して対応できない」といった場合でも迅速に対応できます。
まとめ：安否確認システムは、平時にも利用できるものがおすすめ
安否確認システムは災害時だけでなく日常の業務でも活用できるものを選ぶと、災害時にも社員が落ち着いて対応しやすくなります。また、専用のシステムを別途導入する必要がないためコスト削減にもつながります。この記事を参考にして、自社に最適な安否確認システムを見つけてください。
