ウェビナーとは？設定手順や注意点をはじめての方にもわかりやすく解説

ウェビナーを開催するための手順や注意点をわかりやすく解説します。特にZoomのオプションサービスの「 Zoom Webinars 」の導入を検討している方に向けて、準備から実施までの流れを紹介します。ウェビナー開催時の注意点と対処法もあわせて説明します。ウェビナーを成功させるための参考記事としてご活用ください。

ウェビナーとは

ウェビナーとは、オンラインで開催されるセミナーのひとつです。主催者やパネリストが情報を発信し、参加者はそれを視聴する形式で行われます。オンライン会議のような双方向のコミュニケーションを最小限に抑える一方、日本全国、あるいは世界中の人に視聴してもらうことができます。加えて録画配信が可能であり、後日視聴ができる点も利点です。

その中でも、オンライン会議などで多くのビジネスマンに利用されている「 Zoom 」のオプション機能である「 Zoom Webinars 」を使用すれば、より効果的に運営できます。チャットでのコミュニケーションやアンケート・Q&A機能を利用し、参加者と密にやり取りしながら進められます。

Zoom Webinarsの特長は、シンプルな設定でウェビナーを実施できることです。多機能を搭載しつつも操作が簡単なので、誰でもスムーズにはじめることができ、ビズらくもウェビナー機能を使ってみなさんの職場に役立つ情報を配信しております！
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ウェビナーが注目されている理由

ウェビナーはオンラインで行われるため、地理的な制約がなく、広範囲のターゲット層にアプローチできます。オンラインセミナーで全国の参加者とつながれる点は、ウェビナーが注目を集めている理由のひとつです。加えて、従来の対面式セミナーにあったさまざまなコストや手間を省くことにも効果があります。

会場費や移動コストを大幅に削減できる

従来の対面式セミナーでは、会場のレンタル費用や設備費、講演者の交通費など、多くのコストがかかっていました。しかし、 Zoom Webinarsを使用することで、これらのコストをほぼゼロに抑えることができます。参加者が自宅やオフィスから気軽に視聴できるため、集客しやすい点も利点です。録画したものを配信すれば、当日都合が合わなかった人も後から視聴できるため、より多くの参加者を得ることができます。

会場設営の手間がかからず簡単に実施できる

従来の対面式セミナーでは、会場の予約や設備の準備、案内板の設置、受付の設営など、多くの準備作業が必要でした。しかし、 Zoom Webinarsを利用すれば、これらの物理的な準備がほぼ不要です。主催者はパソコンやカメラ、マイクなど必要な機材を用意し、Zoomの設定を行うだけで、ウェビナーを開始できます。準備のためのスタッフや進行アシスタントなどもなしに、主催者1人だけで開催することも可能です。

ウェビナーに必要なもの

Zoom Webinarsを使ってウェビナーを実施するには、以下のものが必要です。

マイク、カメラ、ライトはパソコンに搭載されたものでも代用できます。ただし、多くの参加者に向かって話をする以上、よりよい機材を使うことを推奨します。同じ理由で、インターネット環境が良好かどうかも気にしておきましょう。

なお、無料のZoomアカウントではZoom Webinarsのホスト（主催者）になることはできません。
事前に有料のアカウント（ProプランWebinarにオプションを付ける形がおすすめです）を用意しておく必要があります。参加者の人数や実施頻度に応じて複数の料金プランが用意されているので、どのプランを使うかの検討も含めた準備が必要です。ビズらくではオンライン上で契約が可能ですが、プランにお悩みのお客様やZoom Webinarsにご興味があるお客様はご相談に乗りますので、お気軽にビズらくにお問い合わせください。
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Zoom Webinarsの設定手順

Zoom Webinarsを利用して開催するための基本的な設定手順は以下の通りです。

1.スケジュールを設定する

Zoomのウェブポータルにログイン後、左側のナビゲーションメニューから「ウェビナー」を選択し、「ウェビナーをスケジュールする」をクリックします。その後、トピック、説明、開催日時、所要時間などを入力し、必要な設定を行います。リハーサルのための「練習セッションの有効化」や、Q&A機能、アンケート設定も可能です。

2.参加者を招待する

Zoom Webinarsでは、参加者を招待する方法が複数あります。招待用リンクをコピーしてメールやSNSで共有する方法や、Zoomが自動生成する招待状を利用する方法です。参加者側からすると、前者はリンクをクリックすればすぐに視聴ページにいける方法で、気軽な参加が可能です。後者は試聴のために自身の情報を登録した上で試聴用URLが送られてきます。参加者側としては手間がかかりますが、主催者側からすれば参加者の情報を集められるというメリットがあります。

また、パネリスト（登壇者）には、一般の参加者とは別に招待を行う必要があります。「ウェビナー」設定画面で氏名とメールアドレスを入力して保存すると、パネリストとして招待できます。パネリストとして招待された人は、運営側の1人としてカメラやマイクのオンオフの切り替えや画面共有が可能です。
ウェビナーの性質や対象者に応じて、最適な招待方法を選択しましょう。

3.Zoom Webinarsを開始する

「ウェビナー」メニューから対象のウェビナーを選択し、「開始」をクリックして開始します。また、Zoomデスクトップクライアントやカレンダーアプリからも開始可能です。

Zoom Webinarsでウェビナーを実施する際の注意点

ウェビナーを実施する際に注意すべき点は、ターゲットを明確にすることです。ターゲットの年齢層や職業、興味関心を考慮に入れることで、より効果的なコンテンツを提供できます。また、ウェビナーの実施後には詳細なデータを分析して効果を測定し、改善点があれば次回に活かしましょう。参加者へのアフターフォローを徹底し、長期的な関係構築に努めることも重要です。

実施するターゲットを明確にする

ターゲット層にあわせて、ウェビナーの内容やプレゼンテーションのスタイルを調整しましょう。ターゲットがどのような業界で働いているか、どのような問題に直面しているかを理解することが重要です。ターゲットが求めている情報や期待する内容を事前に把握することが、成功の鍵を握ります。

また、ターゲットの特徴に応じた言葉遣いや事例を選ぶことで、より参加者の共感を得やすくなります。例えばビズらくでは特定の業界で働く人を対象としたウェビナーを作成する場合、業界の専門用語や具体的な事例を取り入れると、参加者が自分ごととしてとらえることが可能です。

さらに、質疑応答やコメント機能を活用し、参加者が積極的に関与できる環境を作ることも大切です。これにより、参加者の理解が深まり、ウェビナー後の実践に役立つ情報を得られます。

終了後の効果測定・アフターフォローを徹底する

Zoom Webinarsには、参加者数、滞在時間、質問内容、アンケート結果など、詳細なデータを分析する機能があります。これにより、ウェビナーの効果を測定し、次回に向けて改善点を見出すことが可能です。参加者の反応を数値で把握できるため、どの部分が効果的だったのか、どこに改善の余地があるのかを明確にできます。ビズらくでも参加者の皆さんのアンケートをもとにコンテンツの改善や磨き込みを行っております！

また、ウェビナーが終了した後は、参加者に対してアフターフォローを行うことも重要です。例えば、参加者からの質問やフィードバックに個別に対応することで、参加者との信頼関係を深め、次回の参加意欲を高めることができます。登録制の場合、個別のフォローアップメールを送ることができ、参加者がその後どういったアクションを取ったのかも把握できます。このようなアフターフォローを徹底することで、長期的な関係構築が可能です。

適切な手順でウェビナーを成功させましょう

ウェビナーは、セミナーを実施するコストや手間を抑えつつ、オンラインで参加者と情報を効率的に共有できる手法です。特に、Zoom Webinarsを活用すれば、簡単にウェビナーを運営できます。紹介した手順と注意点を押さえて効果的に実施しましょう。