メール誤送信対策はなぜ重要？リスクや原因・対策方法を徹底解説

近年、メールの誤送信による企業の情報漏えい事故が相次いでいます。直近では2025年6月、みずほ銀行が5,572人の顧客情報を提携先にメールで誤送信してしまう事故が発生しました。このような事態を防ぐべく、本記事では、企業におけるメール誤送信のリスクや主な原因、具体的な対策方法などについて解説します。
参照元：みずほ銀行｜お客さま情報の漏えいに関するお詫びとご報告について

メールの誤送信対策が求められている理由と主なリスク

個人情報漏えい

メールの誤送信によって起こりうる重大なリスクのひとつが、個人情報の漏えいです。例えば、誤送信によって取引先や顧客の氏名や住所、電話番号、メールアドレスなどが第三者に渡ると、企業への信頼が損なわれ、それによって顧客離れが発生するなど、事業継続に深刻な影響を及ぼします。また、企業が守るべき個人情報保護法に抵触するため、行政指導や罰金などの法的制裁を受けなければなりません。

このような誤送信による情報漏えいは、宛先やCC/BCCの設定ミス、添付ファイルの誤送などが主な原因で、誰でも起こりうるヒューマンエラーです。

機密情報の漏えい

個人情報漏えいと同様に、宛先やCC/BCCの設定ミス、ファイルの添付ミスなどで起こりうるのが、機密情報の漏えいです。取引先や顧客、提携先などに、企画書や契約書、自社の未公開の製品情報、研究成果などを誤って送ってしまうと、企業の機密情報が外部に流出する恐れがあります。また、他社の機密情報を扱う場合にも注意しなければなりません。

このような機密情報の漏えいは、法的リスクや経済的損失、競争上の不利益など、企業活動に甚大な影響を及ぼします。特に商品開発や機密情報、社外秘情報を取り扱う立場の方は、注意が必要です。

企業信用の喪失

誤送信により個人情報や機密情報が漏えいすると、個人情報保護法違反によって企業は法的責任を問われ、行政処分を受けることになります。

また、取引先や顧客からの信頼も大きく損なわれます。例えば、取引先からの契約解除や新規取引停止、株価の低下、顧客離れ、資金調達の難化など、事業の存続が危ぶまれる状況に陥りかねません。さらに誤送信が繰り返されれば、最悪の場合、倒産に追い込まれる可能性もあります。

一度失った信用を取り戻すには、長期間に渡る誠実な取り組みが不可欠です。加えて、セキュリティシステムの導入や従業員研修の実施など、再発防止のため取り組みと、そのコストも必要になります。

損害賠償請求

誤送信で個人情報や機密情報が漏えいした場合、情報が漏えいした個人や企業から損害賠償請求を受けることがあります。賠償額は、漏えいした情報の内容、二次被害の有無、漏えい後の対応によって異なりますが、1人あたり数千円～数万円が相場です。ただし、大規模な漏えいやセンシティブな情報が含まれていたり、二次被害が出ていたりする場合には、賠償額が高額化する傾向にあります。

このような訴訟や賠償は、金銭面でのコストだけでなく、従業員にとっても業務の煩雑化や風評による精神的ストレスなど、多方面にわたる深刻な影響をもたらします。

メール誤送信が起こる主な原因

メールの誤送信が起きる主な原因として、以下の3つが挙げられます。

メールの誤送信の原因で特に多いのは、ヒューマンエラーです。ヒューマンエラーとは、勘違いや業務過多による焦り・疲労などから、確認・操作・判断におけるミスを起こすことです。例えば、メールの宛先の入力を間違える、CCとBCCを誤って使用する、誤った相手にファイルを添付する、などがこれに該当します。

また、メーリングリストの設定を間違えるなど、メールシステムやセキュリティの設定ミスでもメールの誤送信は起こります。加えて、送信前確認機能やメールの送信取り消し機能の設定を怠るなど、対策が十分でないケースも誤送信の原因となりえます。

メールに関する社内での教育やガイドラインの不足も、誤送信を引き起こす要因のひとつです。従業員がメールの正しい使い方やリスクについて教育を受けていない場合、誤送信のリスクが高まります。さらに、メールに関する明確なガイドラインが周知されていないと、従業員の危機管理意識は低いままで、万一誤送信が発生した際も迅速な対応ができません。

【プライバシーマーク対応】メール誤送信を防ぐための具体的な対策方法

メールの誤送信は、企業における個人情報漏えい事故の主要原因でもあります。特に、個人情報を適切に管理し、第三者機関からその体制と運用を認められているプライバシーマーク（Pマーク）取得の企業では、厳格な対策が不可欠です。
メール誤送信を防ぐ対策として、4つの方法を紹介します。

宛先・CC/BCCの確認を強化する

誤送信を防ぐには、メール送信前の確認を強化することが重要です。まずは、送信先のメールアドレスの入力、選択、CC/BCCの使い分けなどをルール化し、周知徹底します。例えば、アドレスの入力ミスを防ぐなら、複数人による宛先の確認が有効です。

また、企業名、氏名、部署ごとにわかりやすく分類したアドレス帳を作成するのもよいでしょう。このようなアドレス帳を使用することで、入力ミスやアドレス帳からの選択ミスを防げます。
さらに、確認すべき項目をまとめたチェックリストの活用も、誤送信防止につながります。

メール送信前の確認ポップアップを導入する

Outlookなどのメールサービスには、メール送信前に、宛先や件名、本文、添付ファイルなどを別画面で確認できるポップアップ機能があります。直感的な画面で確認が促され、「確認前に送信ボタンをうっかり押してしまう」といったヒューマンエラーの抑止に効果的です。

送信取り消し機能を活用する

GmailやOutlookなどの主要なメールソフトには、送信取り消し機能が搭載されています。送信取り消し機能とは、メール送信後、一定時間内であれば送信されたメッセージを削除できる機能のことです。取り消し可能時間はメールソフトによって異なりますが、多くの場合、任意に調整可能です。そのため、自社の運用に合わせて調整が可能です。 送信直後に気付いたミスも、送信取り消し機能を活用することで、被害を最小限に抑えられます。

メール誤送信対策ツールを導入する

メール誤送信対策ツールとは、宛先や添付ファイルの確認機能、添付ファイルの自動暗号化機能、送信前の一時保留機能、上長承認機能などを備えたツールのことです。このようなツールを導入することで、システムによりヒューマンエラーを防げるだけでなく、セキュリティ強化や業務の効率化も図れます。さまざまなツールがリリースされており、企業規模や運用に合わせて選べます。

例えば、「 Active! gate SS（アクティブゲート エスエス）」は、送信メールの一時保留や添付ファイルの暗号化などの機能があり、セキュリティを強化しつつ、誤送信による情報漏えいを防ぎます。

また、「 Dropbox（ドロップボックス） 」は、ファイルを添付する代わりにリンクを共有することで、誤送信リスクを減らすことが可能です。

万が一誤送信をした場合は早急なお詫びが重要

メールを誤送信した場合、被害拡大を防ぐには迅速な対応と謝罪が重要です。まずは上司に報告し、社内共有をして関係者が早急に対応できる体制を整えましょう。そして、誤送信した相手に電話で直接謝罪をします。電話ですぐに誤送信した旨を伝えることで、早期の信頼回復につながります。

謝罪の電話をかけたら、次に正式なお詫びメールを送ります。このメールでは謝罪だけでなく、状況説明や削除依頼、再発防止策について記載しましょう。丁寧かつ具体的な内容にすることで相手に安心感を与え、こちらの誠意も伝わります。

また、社内でも誤送信したメールの削除依頼や影響範囲の調査を速やかに実施します。重大な情報漏えいの場合には、法的な側面も考慮し、上司や関係部署と連携して対応を進めましょう。

添付データで選択ミスがあった場合も同様に、謝罪の電話をかけた後、お詫びのメールを送ります。メールには状況説明や削除依頼、再発防止策以外に、本来送るはずだったファイルについても触れ、ファイルも忘れずに添付します。

誤送信した際のお詫びの文例について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

まとめ：メール誤送信対策は複数を組み合わせよう

メールの誤送信は、個人情報や機密情報の漏えい、企業の信用喪失につながりかねない重大なインシデントです。誤送信を防ぐためには、メール送信前の確認強化や送信取り消し機能の活用、メール誤送信対策ツールの導入などを組み合わせた包括的なアプローチが有効です。