社内報などの文書作成の添削依頼はファイル添付をしてメールで送付している
総務部が作成する文書は社内報だけでなく議事録や発注書、日報など多種多様。限られた時間で文書を作成しなくてはいけないこともあり 「修正が間に合わない！」「○○さん担当部分がまだ提出されていないので完成しない！」など、みなさんも悩んだことはあるのではないでしょうか。
確認のためにほかの部署の方と何十通とメールでやりとりをしたり、はたまた印刷して紙に直接書き込んだり付箋を使って指示をしたものを渡したりと作成以外にも時間と手間がかかってしまっています。
ここが大変
・複数人で文章を作成・編集しにくい
・内容確認のやりとりが複雑で見返しにくい
・文書の修正に手間がかかる
・職場のメンバーに共有する際に手間がかかる
そのお悩み、同時編集機能やチャットでらくに解決！
Microsoft 365の同時編集機能で効率UP！
複数人で共有フォルダを利用して文書を作成すると「使用者は‘ほかのユーザー’です。」と表示されてフォルダのファイルを開くことができない！なんてことを経験したことはありませんか？
複数人での文書の作成にはMicrosoft 365のSharePointがおすすめです。SharePoint では、複数のユーザーがオンライン上で共同作業することができます。 そのため、同じ資料に対して同時に編集を加えても大丈夫。複数人から集めた資料をマージする作業もなくなり、ほかのメンバーの文書作成の進捗も見えるので一石二鳥！
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Word、Excel、PowerPointなどがまとまったオールインワンサービス。
常に最新バージョンで使えるので、Officeの入れ替え作業はありません。
ビジネスチャットでファイルのやりとりを手軽に！
職場でのやりとりのメールの宛先をきちんと使い分けて送信するのが大変、返信や転送が重なるとやりとりが複雑。
メールの作成に時間をとられてしまって他の業務の妨げになってしまう…。
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そんな職場にはビジネスチャットがおすすめです。メールと違って文頭や文末の挨拶が不要になるため、連絡に時間を取られることが少なくなります。さらに、ビジネスチャットでは画像や資料などのファイル、動画の送信もドラッグ＆ドロップなどの操作で簡単に行うことが可能です。
簡単な操作×リアルタイムでコミュニケーションを実現できるので、社内のやりとりの多い総務部で重宝すること間違いありません！
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LINEと同じような使いやすさで誰でもすぐに使えるビジネス版LINE。
社内コミュニケーションと顧客対応の両方で活用いただけます。
社内で簡単・スピーディに報連相！
職場になじみやすく、サポートも充実しているので初めてのビジネスチャットにおすすめ。
たくさんある社内文書の保管・廃棄に苦労している
「印刷してたあの資料の元データはどこ？」や「似ているタイトルの文書ファイルがたくさんあってどれが最新版かわからない！」なんてことはどんな職場でも日常茶飯事。
契約書などの重要書類は共有フォルダに入れていてもなんとなく怖いから自分のパソコン本体からデータ削除できていないなんて人もいらっしゃるのではないでしょうか。その結果、パソコンに本体にいろいろな文書ファイルを保存したまま、パソコンが壊れて大事な文書が消えてしまうなんて恐ろしいこともあるかもしれません。
ここが大変
・探している文書ファイルがどこにあるかわからない
・文書のバージョン管理ができていない
・許可したユーザーのみアクセスできるファイルをつくりたいが、やり方がわからない
そのお悩み、クラウド管理でらくに解決！
ファイル迷子を脱却！目当てのファイルに一直線！
共有フォルダに格納しているとパスを送って中を見ると似たファイルがたくさんあってどれが該当ファイルかわからない。閲覧するだけのつもりが誤ってファイル更新をしてしまったなんてこともよくあるかと思います。
そんなファイル更新・管理のお困りごとにはサイボウズOfficeのファイル管理がおすすめです。こちらの機能を使うとファイルがクラウドで管理できるだけでなく、検索や更新履歴管理も可能です。常に最新のファイルが表示されるため、古いファイルを編集するトラブルを防ぐだけでなく、バージョン管理でだれがどのように更新したのかも確認ができます。ファイル管理をもっと便利に使いこなすことでファイル更新関連のトラブルゼロになること間違いなし！
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簡単シンプルに特化したグループウェア。
使いやすい予定表、ファイル管理やワークフローなど豊富な機能が標準搭載！
日本の中小企業向けグループウェアです。
閲覧制限から廃棄までしっかり情報管理！
共有フォルダの場所を教えなければ入れないからOK・必要なデータをUSBに入れて渡すなどアナログな形で閲覧制限をしていませんか？
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Share Pointを使えばそんなアナログな閲覧制限をなくすことができます。制限をかけて特定の人にしか公開しない、編集権限を付与するなどファイルごとにカスタマイズして使うことも可能です。さらに共有フォルダ内のファイルを勝手に削除されてしまっても削除通知をつけておけば通知を見てデータ復元なども可能です。閲覧だけでなく削除履歴も管理することで大事なファイルがなくなるトラブルを未然に防ぐことができます！
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庶務業務の効率化UPで仕事をらくに！
今回は総務部のお仕事の中でも「庶務業務」にスポットを当てて業務効率UPのコツをご紹介しました。
しかし、総務部のお仕事はまだまだたくさんあります。
皆さんのお仕事をらくにするために次回は「人に関わる業務エリア」で一緒に業務改善のヒントを見つけましょう！
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