PPAPは意味ない？理由や代替え対策をご紹介！

PPAPという言葉を聞いたことがあるでしょうか。ビジネスシーンで広く利用されてきたファイル共有方法の一つですが、近年ではPPAPは意味がないと指摘され、その利用を廃止する企業が増えています。本記事では、PPAPがなぜ問題視されているのか、その理由や潜在的なリスク、そしてPPAPに代わる安全で効率的な代替策について詳しく解説します。

PPAPとは何か

PPAPとは、パスワード付きのZIPファイルをメールに添付して送信し、その後、ファイルを解凍するためのパスワードを別のメールで送信するという、ファイル共有の手法を指します。この名称は、「Password付きZIPファイルを送ります」「Passwordを送ります」「Angoka」「Protocol」の頭文字を取ったもので、ピコ太郎さんの楽曲「PPAP」の響きにちなんで命名されたとされています。多くの企業でセキュリティ対策として慣習的に行われてきましたが、本来の目的は第三者による盗聴や改ざんから添付ファイルを保護することでした。しかし、現在ではこの方法がセキュリティ対策として不十分であるとの認識が広まっています。

PPAPが問題視される理由

PPAPは、かつては手軽なセキュリティ対策として広く普及していましたが、現在ではその有効性に疑問符がつけられ、多くの企業で問題視されています。PPAPが「意味がない」と言われる主な理由には、セキュリティ上の脆弱性や業務効率の低下が挙げられます。特に、多くの企業でPPAPがやめられない現状があるものの、情報漏洩のリスクを考えると早急な対策が必要です。この運用方法は、本来想定されていた「異なる通信経路でのパスワード共有」が形骸化し、ファイルとパスワードを同一のメール経路で送る誤った認識が広まってしまったことが背景にあります。

セキュリティ上の懸念点

PPAPが抱えるセキュリティ上の懸念点は多岐にわたります。PPAPはセキュリティ対策としては不十分であり、情報漏洩やマルウェア感染のリスクを高める可能性があります。ファイルとパスワードを別々のメールで送信したとしても、多くの場合、同じメール経路を通るため、攻撃者にとっては両方を盗聴しやすい状況となります。これでは、暗号化が施されていても、実質的にセキュリティ対策として機能しないのです。また、誤送信の場合でも、同じメールアドレス宛にファイルとパスワードが送られることが多く、情報漏洩に直結する危険性も指摘されています。これらの理由から、PPAPは「セキュリティ対策をしたつもり」になっているだけで、本質的なセキュリティ強化には繋がらないと認識されています。

ウイルスチェックのすり抜け

PPAPでは、パスワード付きZIPファイルが添付されるため、受信側のセキュリティソフトによるウイルスチェックをすり抜けてしまう危険性があります。セキュリティ対策ソフトはメール添付ファイルをスキャンし、マルウェアの有無を確認しますが、暗号化されたZIPファイルの中身までは検査できないケースが一般的です。そのため、マルウェアに感染したファイルがパスワード付きZIPファイルに隠されて送られてきた場合、ウイルスチェックを回避して受信者のPCに侵入し、情報漏洩やシステム感染につながる可能性があります。実際に、「Emotet」のようなマルウェアがパスワード付きZIPファイルに仕込まれ、大流行した事例も報告されており、セキュリティ対策として非常に危険な状態を引き起こします。

情報漏洩の危険性

PPAPは情報漏洩の危険性を常に伴います。パスワード付きZIPファイルとパスワードを別々のメールで送信する形式が一般的ですが、多くの場合、これらのメールは同じ通信経路を通過します。そのため、メールが盗聴されたり、誤って異なる宛先に送信されたりした場合、ファイルとパスワードの両方が第三者の手に渡ってしまう可能性が高まります。これでは、せっかくパスワードで保護した情報も、容易に解読されてしまい、情報漏洩に直結します。特に、パスワードの別送が同じメールアドレス宛に行われるケースでは、誤送信が発生した場合に、ファイルとパスワードの両方が無関係な第三者に送られてしまうリスクが顕著です。このように、PPAPは情報漏洩対策としては不十分であり、セキュリティ上の大きな弱点となっています。

パスワードの脆弱性

PPAPで利用されるパスワードにも脆弱性があります。多くのOSで採用されているZIPファイルの暗号化方式「ZipCrypto」は、簡単なパスワードを設定すると短時間で突破されてしまう危険性があるため問題視されています。コンピュータの性能向上と解析ツールの発達により、専用のツールと時間をかければパスワードが解読される可能性が高まっているのです。さらに、Webの暗号とは異なり、ZIPファイルのパスワードは入力回数に制限がないため、総当たり攻撃によっていずれ突破される可能性も否定できません。ファイルとパスワードが同じメール経路を通る場合、攻撃者がメールにアクセスできれば、暗号化されたファイルとパスワードの両方を容易に入手できてしまうため、セキュリティ対策としての意味が失われてしまいます。このように、PPAPにおけるパスワードは、その設定や運用方法によってはセキュリティをほとんど担保できない状態にあると言えるでしょう。

業務効率への影響

PPAPはセキュリティ上の問題だけでなく、業務効率にも悪影響を及ぼし、無駄な作業を発生させる原因となっています。送信側も受信側も、PPAPの煩雑な手順に多くの時間と手間を費やしており、全体的な生産性低下につながっています。

送受信の手間

PPAPはファイルを送受信する双方に多くの手間を強いるため無駄な作業が多く発生します。送信者はまずファイルをパスワード付きZIP形式で圧縮しそのファイルをメールに添付して送ります。さらにそのZIPファイルを解凍するためのパスワードを別のメールで送信する必要があります。このように2通のメールを送信する手間がかかるだけでなく文面の作成にも時間を要するため頻繁にファイルのやり取りを行う場合は非常に煩雑になります。一方受信者側も2通のメールが届くのを待ってパスワードを確認しパスワード付きZIPファイルに入力して解凍するという手間が発生します。送信者がパスワードの送信を忘れてしまうと受信者はファイルを開封できず業務に支障をきたし催促の手間も発生する可能性があります。このようにPPAPは送信側と受信側の双方にとって余計な作業工程を増やし業務効率を著しく低下させる要因となっています。

リモートワーク環境での不便さ

リモートワーク環境において、PPAPの手間はさらに顕著になります。外出先や自宅からスマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスでファイルを確認しようとした場合、PPワード付きZIPファイルが開けない、または操作がしにくいといった不便さが生じることがあります。リモートワークでは、社内ネットワークへのアクセスが制限されることが多く、重要なデータをメール添付でやり取りする機会が増えるため、PPAPのセキュリティリスクも高まる懸念があります。このような環境下で、パスワード付きZIPファイルの解凍やパスワードの入力といった煩雑な作業は、スムーズな業務遂行を妨げ、生産性の低下を招きます。迅速な情報共有が求められるリモートワークにおいて、PPAPはプロセスとなり、業務のボトルネックとなる可能性が高いと言えるでしょう。

PPAP廃止の動向

PPAPはセキュリティ上の問題点が多く指摘されてきたため、現在、日本政府をはじめとする公的機関や多くの企業で脱PPAPの動きが加速しています。PPAPを廃止する動向は、コロナ禍によるテレワークの浸透でファイル共有の機会が増加したことも契機となり、より一層注目されるようになりました。PPAPが時代遅れのセキュリティ対策であるという認識が広まる中で、セキュリティ意識の高い企業は代替手段への移行を進めています。

政府の方針転換

日本政府は、PPAPの問題点を明確に認識し、その運用廃止に積極的に取り組んでいます。2020年11月、当時の平井卓也デジタル改革担当大臣が、内閣府および内閣官房においてPPAPの廃止を公に表明しました。この発表は、中央省庁におけるパスワード付きZIPファイルを使った文書のメールでのやり取りを原則廃止し、代替手段としてクラウドストレージのリンク共有などを利用するという、ファイル送信のあり方を根本的に見直す大きな転換点となりました。政府は、PPAPがセキュリティ対策として不十分であること、そして受け取る側の利便性も考慮して、廃止の理由を説明しています。政府の方針転換は、民間企業にも大きな影響を与え、多くの企業がPPAPの廃止に向けた動きを加速させるきっかけとなりました。

企業での廃止の広がり

政府の方針転換を契機に、民間企業においてもPPAPの廃止が急速に広がっています。情報通信業や製造業をはじめ、幅広い業種で「脱PPAP」が進んでおり、大手企業も続々とPPAPの利用を中止しています。例えば、日立製作所は2021年12月13日以降、パスワード付きZIPファイルの利用を原則廃止しました。これは、PPAPがセキュリティ面での脆弱性だけでなく、業務効率の低下を招くという問題点が企業に広く認識された結果と言えます。多くの企業がPPAPを使い続けることで「時代遅れ」や「セキュリティ意識が低い」というマイナスイメージを持たれることを懸念し、取引先からの信頼性向上のためにも代替手段への移行を進めています。今後も、より安全で効率的なファイル共有方法への転換は加速していくと予想されます。

PPAPを廃止するメリットは？

PPAPの廃止は、単にリスクを回避するだけでなく、企業に多くのメリットをもたらします。セキュリティ体制の強化、業務効率の向上、そして取引先からの信頼性向上は、デジタル化が進む現代において、企業価値を高める重要な要素となります。

セキュリティ体制の強化

PPAPを廃止することで、企業はセキュリティ体制を大幅に強化できます。PPAPが抱える多くのセキュリティリスク、特にウイルスチェックのすり抜けや情報漏洩の危険性を排除できるため、より安全なファイル共有が実現します。暗号化されたZIPファイルの送受信を中止することで、セキュリティ製品が危険なウイルスを見逃すリスクが減少し、マルウェアやランサムウェアへの感染リスクを軽減できます。これは、自社だけでなく、ファイルを受け取る取引先企業のセキュリティ環境の改善・向上にもつながります。セキュリティ対策を徹底し、より安全な方法でファイルを送信することで、企業全体のセキュリティレベルを向上させ、現代の巧妙なサイバー攻撃から重要な情報を守ることが可能となります。

業務効率の向上

PPAP廃止は、業務効率向上に直結します。PPAPは、ファイルの圧縮、パスワード設定、2通のメール送信といった送信側の手間と、2通のメール受信、パスワード入力、ファイル解凍といった受信側の手間を発生させ、多くの無駄な作業を生み出していました。これらの煩雑な作業がなくなることで、送信者も受信者も作業時間を短縮し、本来の業務に集中できるようになります。特に、パスワードの送り忘れによる業務停滞や、リモートワーク環境での不便さも解消され、全体的な生産性向上が期待できます。PPAP廃止は、単なるセキュリティ対策に留まらず、企業の働き方改革にも大きく貢献するメリットと言えるでしょう。

取引先からの信頼性向上

PPAPの廃止は、取引先からの信頼性向上に大きく貢献します。PPAPはすでにセキュリティリスクが高く、無駄な作業を伴う手法として認識が広まっているため、いまだに利用している企業は時代遅れやセキュリティ対策への意識が低いというマイナスイメージを持たれる可能性があります。これに対し、PPAPではない安全なファイル送信方法を採用することで、企業はセキュリティ意識の高さやITリテラシーの適応性をアピールでき、取引先からの信頼を高めることができます。また、PPAPを続けることは、取引先企業にも情報漏洩やウイルス感染のリスクを負わせることになるため、取引先の不安を引き起こし、信用を損なう可能性もあります。PPAPを廃止し、より安全で効率的な方法に移行することは、自社のイメージアップだけでなく、取引先との良好な関係を維持・発展させる上でも重要なメリットとなるでしょう。

PPAPの代替手段

PPAPに代わる方法として、企業はより安全で効率的なファイル共有手段への移行を進める必要があります。現在、様々なツールやサービスが提供されており、それぞれに特徴とメリットがあります。

クラウドストレージの利用

クラウドストレージの利用は、PPAPに代わる方法として最も推奨される代替手段の一つです。クラウドストレージは、ファイルをオンライン上に保存し、必要な相手にダウンロードリンクを共有することで、安全にファイルを送受信できるサービスです。アクセス制限や暗号化された通信など、強固なセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。また、ファイル圧縮やパスワード設定、複数のメール送信といったPPAPの煩雑な手間が不要となり、アップロードしてURLを送信するだけで共有が完了するため、業務効率も大幅に向上します。クラウドストレージは、複数のデバイスからのアクセスや共同編集も可能で、リモートワーク環境においても非常に有効な方法と言えるでしょう。多くの企業がすでにクラウドサービスを利用しており、特にファイル保管・データ共有での利用が主流となっています。代表的なサービスにはBoxやFleekdriveなどがあります。

ファイル転送サービスの活用

ファイル転送サービスは、PPAPに代わる方法として有効な選択肢の一つです。大容量のファイルや機密情報を安全にやり取りすることに特化したサービスで、Webブラウザを通じてファイルをアップロードし、ダウンロード用のURLを相手に知らせることで共有します。これらのサービスは、データの暗号化、アクセス制限、ダウンロード期限の設定、ダウンロード履歴の管理など、高度なセキュリティ機能を備えています。PPAPのようにファイルを圧縮したり、パスワードを別送したりする手間が省けるため、送受信双方の業務効率を向上させることが可能です。また、誤送信対策やウイルスチェック機能が強化されているサービスも多く、PPAPが抱えるセキュリティリスクを軽減できます。特に、一時的に大容量ファイルを共有したい場合や、取引先とのファイル共有が多い企業にとって、ファイル転送サービスはPPAPに代わる方法として非常に利便性の高いツールと言えるでしょう。例としてはBizストレージファイルシェアやSECUREDELIVERなどがあります。

メールセキュリティシステムの導入

メールセキュリティシステムの導入は、PPAPに代わる方法としてセキュリティ強化に大きく貢献します。このシステムは、添付ファイルの自動暗号化、誤送信防止機能、ウイルス・マルウェア対策、通信経路の暗号化など、メールの送受信における様々なセキュリティリスクに対応します。PPAPのように手動でパスワード付きZIPファイルを作成したり、パスワードを別送したりする手間をなくしつつ、メール自体にセキュリティ対策を施すことができます。例えば、S/MIMEのようなメール暗号化技術を用いることで、メールの盗聴や改ざんを防ぎ、メールの信頼性を高めることが可能です。また、システムによっては、不審なメールの検知や隔離、迷惑メール対策なども行えるため、包括的なメールセキュリティを実現できます。PPAPが抱える「ウイルスチェックのすり抜け」や「情報漏洩の危険性」といった問題点を解決し、より安全なメール運用を実現するPPAPに代わる方法として有効です。

チャットツールの活用

チャットツールの活用は、PPAPに代わる方法として、手軽かつ効率的なファイル共有手段です。多くのビジネスチャットツールにはファイル共有機能が搭載されており、ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作でファイルを送受信できます。メールのように件名や本文を作成する手間が省け、リアルタイムでのコミュニケーションと連携して迅速なファイル共有が可能です。セキュリティ面においても、多くのチャットツールは通信の暗号化やアクセス制限などの機能を備えており、PPAPより安全な環境でファイルを共有できます。また、万が一誤送信があった場合でも、チャットツールによっては送信メッセージの削除や編集機能が利用できるため、情報漏洩のリスクを軽減できる場合があります。リモートワーク環境での利用にも適しており、チーム内の情報共有をスムーズにし、業務効率を向上させる方法として有効です。ただし、機密性の高い情報を共有する場合は、ツールのセキュリティ機能や運用ルールを十分に確認し、適切に利用することが重要です。

異なる経路でのパスワード共有

異なる経路でのパスワード共有は、本来のPPAPの概念に近い、PPAPに代わる方法の一つです。これは、パスワード付きZIPファイルをメールで送信し、そのパスワードを電話や別のチャットツールなど、メールとは異なる通信経路で伝える方法です。PPAPの最大の脆弱性である「ファイルとパスワードが同じメール経路を通ることで同時に盗聴されるリスク」を軽減することを目的としています。もしメールが盗聴されても、パスワードが別の経路で伝達されていれば、攻撃者はファイルを開封することが困難になります。この方法は、新たなシステム導入が難しい場合や、緊急時の一時的な対策として有効です。しかし、パスワードを口頭で伝えるなどの手間がかかることや、パスワードの管理が煩雑になる可能性があるため、恒久的なPPAPに代わる方法としては、クラウドストレージやファイル転送サービスなどの専門的なツールの導入がより推奨されます。

代替手段導入時の留意点

PPAPからの代替手段を導入する際には、単にツールを導入するだけでなく、いくつかの重要な留意点があります。これらを考慮することで、より効果的かつ安全なファイル共有環境を構築できます。

セキュリティと利便性の両立

PPAPに代わる方法を導入する際には、セキュリティと利便性の両立が極めて重要です。新しいファイル共有手段は、PPAPが抱えるセキュリティリスクを確実に解消できる安全性が担保されている必要があります。具体的には、誤送信のリスクが低いこと、情報が紛失しにくい仕組みであること、データが適切に暗号化されること、閲覧権限を細かく設定できることなどが挙げられます。しかし、セキュリティを追求するあまり、利用者の利便性が損なわれてしまうと、新しいシステムが定着せず、かえってシャドーITなどのリスクを招く可能性があります。簡単な操作でファイルを共有できるか、モバイルデバイスからも利用しやすいか、既存の業務フローにスムーズに組み込めるかなど、従業員がストレスなく利用できる利便性も考慮する必要があります。セキュリティレベルが高く、かつ誰もが使いやすいPPAPに代わる方法を選ぶことで、組織全体の情報セキュリティ意識と業務効率の向上を同時に実現できます。

運用ルールの確立と周知

PPAPに代わる方法を導入する際は、新しいファイル共有手段の運用ルールを明確に確立し、社内全体に周知徹底することが不可欠です。どんなに優れたセキュリティツールを導入しても、従業員がその使い方やセキュリティ上の注意点を理解していなければ、効果は半減してしまいます。どの情報をどのツールで共有すべきか、アクセス権限の設定方法、ダウンロード期間の制限など、具体的なルールを定めます。そして、これらのルールをマニュアル化したり、研修を実施したりするなどして、全ての従業員が共通認識を持ち、実践できるようにします。特に、テレワークが普及する中で、情報セキュリティリテラシーの向上は企業の喫緊の課題であり、PPAPに代わる方法への移行を機に、社員への危険性の周知と運用ルールの策定を徹底することが重要です。運用ルールが浸透することで、ヒューマンエラーによる情報漏洩リスクを最小限に抑え、PPAP廃止によるメリットを最大限に享受できるでしょう。