LINE WORKS（ラインワークス）の賢い使い方解説～ストレージ容量がいっぱいになったらどうする？～

ビジネスチャットのLINE WORKS（ラインワークス）を利用していると、ある日突然「サービスで利用可能な容量が不足しています」という通知が届くことがあります。
これは、組織全体で利用できる共有ストレージ容量の上限に近づいているサインです。
この通知が表示されると、新たにファイルや写真などを保存できなくなり、業務に支障をきたす可能性があります。
この記事では、LINE WORKSのストレージ容量がいっぱいになった際の具体的な原因と、誰でもすぐ実践できる対処法、そして将来的な容量不足を防ぐための賢い使い方を解説します。

共有ストレージの容量通知について

LINE WORKSから容量不足の通知が届くのは、契約しているプランごとに設定された組織全体の共有ストレージの上限に達しそうになっているためです。
この共有ストレージは、トークでのファイル送受信、Driveへのデータ保存、メールの添付ファイル、掲示板への投稿など、メンバー全員が利用するさまざまな機能のデータを合算して計算されます。
容量が完全にいっぱいになると、ファイルのアップロードやメールの受信ができなくなるなど、業務の継続に影響が生じる可能性があります。
そのため、通知が届いた段階で早めに対処することが重要です。

LINE WORKSの容量がいっぱいになる主な原因とは？

LINE WORKSのストレージ容量が不足する主な原因は、日々の業務で蓄積されるデータにあります。
特に、トークで頻繁にやり取りされる画像やPDFなどのファイル、Driveに保存された各種資料、送受信メールに添付されたデータ、そして掲示板に投稿された添付ファイルなどが容量を圧迫する要因です。
これらのデータは意識せずに利用していると、時間とともに着実に溜まっていきます。
特にファイルサイズが大きい動画や高画質の画像を複数人で共有すると、急激にストレージを消費することもあります。

まずは現在のストレージ使用状況を確認する方法

容量不足の原因を特定するためには、まず現在のストレージ使用状況を正確に把握することが第一歩です。
使用状況の確認は、PCのブラウザ版またはスマホのアプリから行えます。
管理者の場合は、管理者画面にログインし、「統計」メニューからサービスごとの詳細な使用量を確認可能です。
一般ユーザーの場合は、ブラウザ版のDriveを開き、画面左下の使用量表示を見ることで、組織全体のストレージ状況を把握できます。
スマホアプリでも同様にDriveのメニューから確認できるため、まずは現在の状況をチェックし、どの機能が容量を多く使っているのかを突き止めましょう。

トークルームのファイルが容量を圧迫していないかチェック

日々のコミュニケーションで最も頻繁に利用するトーク機能は、気づかないうちにストレージ容量を消費している大きな要因の一つです。
トークで送受信された写真、動画、文書ファイルはすべてサーバーに保存され、ストレージを圧迫します。
特に、複数人が参加しているグループトークや、長期間にわたって運用されているトークルームでは、過去のやり取りで共有されたファイルが大量に蓄積されているケースが少なくありません。
どのトークルームが容量を多く使用しているかは、トークルームごとに保存されているファイル一覧を確認することで把握できます。

Driveに保存したデータが原因で容量不足になっていないか確認する

LINE WORKS Driveは、個人やチームでファイルを保管・共有できる便利な機能ですが、これも容量不足の大きな原因となり得ます。
特に「共有フォルダ」は複数人で利用するため、不要になったファイルが整理されずに放置されがちです。
また、個人の「マイドライブ」にも、バックアップ目的で保存したまま忘れ去られている古いファイルが溜まっていることがあります。
どのようなファイルが保存されているか、サイズや最終更新日を確認し、現在も業務に必要かどうかを見直すことが、容量確保の重要なステップとなります。

【今すぐできる】LINE WORKSのストレージ容量を減らす具体的な手順

ストレージの使用状況を確認し、容量を圧迫している原因が特定できたら、次に行うべきは不要なデータの削除です。
これから紹介する手順に沿ってデータを整理すれば、すぐに空き容量を確保できます。
各機能で削除したデータは一時的に「ゴミ箱」へ移動されるため、最後にゴミ箱を空にする作業も忘れずに行いましょう。
この一連の作業によって、ストレージの空き容量を増やし、再び快適にLINE WORKSを利用できるようになります。

不要になったトーク履歴や添付ファイルを削除する

トーク機能で消費している容量を減らすには、不要になったファイルや画像の削除が効果的です。
各トークルームの設定メニューから「ファイル」や「写真」の一覧を開き、不要なデータを選択して削除します。
特にサイズの大きい動画ファイルや、古い議事録の添付ファイルなどが整理の対象となります。
一度削除したファイルは復元できないため、重要なデータでないかを必ず確認してから実行してください。
トークルーム単位で定期的に整理する習慣をつけることで、ストレージの圧迫を未然に防げます。

Drive内の古いファイルやフォルダを整理して空き容量を確保する

LINE WORKS Driveの容量を確保するには、中身を整理して不要なファイルを削除するのが最も直接的な方法です。
マイドライブと共有フォルダの両方を確認し、プロジェクトが終了した案件の資料や、重複して保存されているファイル、内容が古くなった文書などを探します。
ファイル一覧を「サイズ」や「最終更新日」で並べ替えると、容量の大きいファイルや長期間アクセスしていないファイルを効率的に見つけ出せます。
必要なファイルはPCなどにバックアップを取った上で、不要なものを削除していきましょう。

受信トレイや送信済みアイテムから不要なメールを削除する

メール機能も、特に添付ファイルのやり取りが多い場合にストレージを圧迫する原因となります。
まずは受信トレイや送信済みアイテムの中から、不要なメールを削除することから始めましょう。
特にサイズの大きい添付ファイルが含まれるメールを検索し、優先的に削除すると効果的です。
例えば、メーラーの検索機能で「添付ファイルあり」の条件で絞り込み、古いものから整理していく方法があります。
重要なメールや添付ファイルは、削除する前にローカルPCなどに保存しておくことをお勧めします。

掲示板やノートに添付したファイルを整理する

掲示板やノートは、全社的な情報共有やチーム内の議事録として活用されることが多い機能ですが、ここに添付されたファイルもストレージ容量を消費します。
投稿内容が古くなり、すでに参照されなくなった掲示やノートに含まれる添付ファイルは、削除の対象になります。
例えば、過去のイベント告知や、完了したプロジェクトの共有資料などは、内容を確認した上で添付ファイルを削除することで、ストレージの空き容量を増やすことが可能です。
定期的に古い投稿を見直し、不要なデータを整理する運用が望ましいです。

最後にゴミ箱を空にしてデータを完全に削除する

トーク、Drive、メールなどでデータを削除しても、それだけではストレージの空き容量はすぐに増えません。
削除されたデータは、一時的に「ゴミ箱」フォルダに移動される仕組みになっているからです。
完全にデータを消去して空き容量を確保するためには、最後にゴミ箱を空にする操作が必要です。
Driveのメニュー内にある「ゴミ箱」を開き、「ゴミ箱を空にする」を実行してください。
この操作を行うとデータは完全に削除され、復元できなくなるため、最終確認を怠らないようにしましょう。

データを削除したくない場合の解決策！ストレージ容量を追加する方法

業務上、過去のデータやファイルを削除することが難しい場合もあるでしょう。
そのような状況でストレージ容量が不足した場合は、データを削除する代わりに、利用可能な容量そのものを増やすという解決策があります。
現在利用しているプランに応じて、有料プランへのアップグレードや、追加ストレージオプションの契約を検討することが可能です。
これにより、既存のデータを保持したまま、ストレージ不足の問題を根本的に解決し、安心してLINE WORKSを継続利用できます。

【フリープランユーザーの場合】有料プランへアップグレードする

現在フリープラン（無料版）を利用している場合、共有ストレージの容量は5GBに制限されています。
もし頻繁に容量不足に陥るようであれば、根本的な解決策として有料プランへのアップグレードが最も効果的です。
有料プランに移行することで、ストレージ容量が大幅に増加するだけでなく、音声・ビデオ通話の長時間利用や、より高度な管理者機能、充実したサポートなど、ビジネス利用に適した多くのメリットを享受できます。
業務の効率化と安定運用を考えると、アップグレードは有力な選択肢です。

各料金プランで利用可能な容量を比較してみよう！

LINE WORKSの有料プランへ移行を検討する際は、各プランで提供されるストレージ容量を比較することが重要です。
例えば、ベースのストレージ容量は「スタンダードプラン」では1TB、「アドバンストプラン」では100TB といったように、プランのグレードに応じて組織全体で利用できる総容量が大きく異なります。また、どちらのプランも1ライセンスごとに1GB追加されます。
自社の従業員数や、普段やり取りするデータの種類・量を考慮し、どの程度のストレージ容量が必要かを見極めましょう。
将来的なデータ増加も見越して、少し余裕のあるプランを選択することが、長期的な安定運用につながります。

【有料プランユーザーの場合】ストレージ追加オプションを契約する

すでに有料プランを利用しているにもかかわらずストレージ容量が不足してしまった場合、プラン自体を上位のものに変更する以外に、「ストレージ容量追加」オプションを契約する方法があります。
このオプションを利用すると、現在のプランを維持したまま、必要な容量だけを追加購入できます。
例えば1TB単位で容量を増やすことが可能で、事業の拡大やデータ量の増加に柔軟に対応できる点が大きなメリットです。
大規模なプラン変更を行う前に、まずはオプションでの対応が可能かどうかを確認してみるとよいでしょう。

今後容量不足に悩まないための賢いストレージ節約術

一度ストレージの整理や増量を行っても、日々の業務でデータは増え続けるため、再び容量不足に陥る可能性があります。
そうならないためには、普段からストレージ容量を賢く使う意識と仕組み作りが重要です。
ここでは、現場での運用ルール作りや管理者の設定機能を活用した、継続的に実践できるストレージの節約術を紹介します。
これらの工夫を取り入れることで、将来的な容量不足のリスクを低減させ、快適な利用環境を維持できます。

【現場運用編】チーム内で定期的にデータ整理を行うルールを決める

ストレージの節約は、個人の努力だけでなく、チームや組織全体での取り組みが不可欠です。
例えば、「毎月最終金曜日に、各自が担当する共有フォルダ内の不要なファイルを整理する」「プロジェクト完了後、1ヶ月以内に関連データを精査し、不要なものは削除する」といった具体的なルールを設け、定着させることが効果的です。
このようなルールを設けることで、データ整理が習慣化され、ストレージが常にクリーンな状態に保たれます。
定期的な声かけやリマインドも、ルールの形骸化を防ぐために重要です。

【現場運用編】容量の大きいファイルは外部ストレージサービスを併用する

すべてのファイルをLINE WORKS内に保存するのではなく、用途に応じて外部のストレージサービスと使い分けるのも賢い方法です。
特に、動画や高解像度のデザインデータ、サイズの大きいCADファイルなど、特定の業務でのみ使用する大容量ファイルは、GoogleDriveやDropboxといった専用のクラウドストレージサービスで管理することを検討しましょう。
これにより、LINE WORKSの共有ストレージ容量を圧迫することなく、日々のコミュニケーションや情報共有に必要な容量を確保できます。

【管理者設定編】フトークの保存期間を短めに設定して自動削除を活用する

LINE WORKSの管理者機能には、ストレージの肥大化を防ぐための便利な設定があります。
その一つが、管理者画面からトークの保存期間（ファイルのダウンロード期限やデータ保存期間）を設定することです。フリープランには制限がありますが有償プランであれば1ヵ月～3年まで選択肢より設定可能です。
例えば、保存期間を1年に設定しておけば、期限が過ぎるとサーバー上での保存期間が終了すると、データは完全に削除されます。
これにより、手動で削除する手間が省けるだけでなく、不要なファイルがサーバーに残り続けることを防げます。
セキュリティ向上にもつながるため、積極的に活用したい機能です。

まとめ

LINE WORKSのストレージ容量が不足した場合の対処法は、大きく分けて「不要なデータを削除して空き容量を確保する」方法と、「プランのアップグレードやオプション契約で利用可能な総量を増やす」方法の二つです。
まずは、トークやDrive、メールなどに溜まった不要なデータを整理することから始めましょう。
それでも容量が足りない、あるいは業務上データを削除できないという状況であれば、自社の利用状況に合わせて有料プランへの移行やストレージ容量の追加を検討することが根本的な解決策となります。
定期的なデータ整理を心がけ、必要に応じてプランを見直すことで、快適な利用環境を維持してください。