SharePointで業務効率化するには？便利機能をご紹介

Microsoft 365に入っているサービスのひとつ「SharePoint」は、書類や情報を共有できる便利なツールですが、どうしたら使いこなせるでしょうか。本記事では、SharePointのどのような機能を使って業務効率を最大化させられるか、おすすめの活用法や注意点について解説します。

SharePointで業務効率化できる便利な機能・事例3選

SharePointとは、Microsoft社が提供するクラウドベースのファイル・情報共有サービスです。ビジネスに便利なOffice製品をそろえたサブスクリプションサービス「 Microsoft 365 」の、ほぼ全てのパッケージプランに標準搭載されています。 ただし、「Microsoft 365 Apps for Business」にはこの機能は付帯していないため、購入の際にご注意ください。

では、SharePointを利用すると、企業の業務効率化にどのように役立つのでしょうか。以下に業務効率化に役立つ3つの機能と活用事例を解説します。

書類の一元管理でコストと手間を削減

SharePointを使えば契約書や領収書、就業規則、各種マニュアル、スケジュールなど業務に関する書類・情報の一元管理が可能です。検索機能も付いているため、必要な書類をすぐに見つけられます。

自社サーバーで部署ごとに書類を別々に管理していると、必要になったときに書類のやり取りに時間がかかってしまいます。一方、クラウドで一元管理しておけば、ファイルのやり取りにかかる手間と時間を削減でき、人為的なミスも防げます。重要な書類をセキュリティの行き届いたクラウド環境で安全に、効率的に保管できるため、最近は書類管理にSharePointを利用する企業も増えています。

社内向けページを作成し､情報を共有

社内向けページ（社内ポータルサイト）を作成できるのも、大きな特長のひとつです。ポータルサイトの作成というと難しそうに聞こえますが、テンプレートが用意されているので、ITに詳しくない人でも簡単に作成できます。

SharePointを活用すれば、資料や書類、情報を場所・時間を問わず共有できる上、編集も可能です。テレワークを導入している企業にとっては、社外からの作業を安全かつスムーズに行うために非常に役立ちます。社内向けページで資料などを共有しておけば、たとえ伝達漏れが起こっても、影響を最小限にとどめられます。

また、コスト削減という面でもメリットを感じていただけるはずです。例えばサイトの作成を外部に依頼すると多額のコストがかかりますが、 SharePointを活用すれば制作費はほとんどかかりません。資料を印刷しなくてもよくなるため、印刷コストも抑えられます。またマニュアルを共有すれば、研修の手間を省ける場合もあるため、教育コストの削減も可能です。

書類以外の情報も共有して業務を改善

SharePointでは、書類以外の情報も共有できます。例えばデータ収集ツール「Microsoft Forms」で作成したアンケートを埋め込み、SharePoint上で回答の収集や集計が可能です。

従業員アンケートを実施することで、企業は従業員の満足度やエンゲージメント、職場環境や経営面の課題を把握できます。その結果をもとに職場環境を改善することで、業務効率化や離職の予防、従業員のモチベーションの向上が期待できるでしょう。

さらにタスク管理に有効なツール「Microsoft Lists」と連携すれば、やるべき作業や進行状況を可視化し共有できるため、効率的に作業を進められます。

SharePointのメリット

Microsoft社製品であるSharePointは、WordやExcelなど同じMicrosoft 365に入っている他サービスとの連携がスムーズです。クラウド上で複数の人が同時に共同編集も行えます。

またSharePointには、Microsoft社の強固なセキュリティ対策が適用されています。データの暗号化以外にもアクセス権限の制御ができるなど、さまざまな対策が講じられているため、社外で作業をしても情報漏えいや不正アクセスのリスクを減らせます。

さらに、TB（テラバイト）単位の大容量ストレージを利用でき、過去のものも含め複数のバージョンを管理できます。過去の書類の変更履歴を確認することや、編集データを自動保存することも可能です。

SharePointで業務効率を最大化するためのポイント

上記で紹介したように、SharePointは業務効率化を進める上で非常に有効なツールです。その効果を最大限に高めるためには、どのようなことを心がければよいのでしょうか。以下にポイントをまとめました。

導入の目的を明確にする

SharePoint導入にあたっては、まずどのような情報をどのぐらいの範囲で共有するのか、目的を明確にすることが重要です。Microsoft 365には、ストレージ容量やセキュリティ対策の異なるプランが多数そろっています。上位のプランになるほど大きなストレージ容量と強固なセキュリティ対策も備わっていますが、その分料金も高くなります。

無駄なコストをかけないためにも、共有の対象者や共有する情報の範囲を正しく見積もり、サイズ感に合ったプランを選びましょう。また、安全に運用するためには、更新の頻度や閲覧・編集の権限範囲の設定など、運用する上でのルールを定めることも大切です。ただ、ルールは複雑過ぎるとスムーズな運用が行えないため、できるだけシンプルにするようにします。

チームサイトとコミュニケーションサイトを使い分ける

SharePointを使って社内向けページを作成する際、チームサイトかコミュニケーションサイトかを選ぶ必要があります。チームサイトは、プロジェクトやチーム単位で情報の共有が必要な際に適しています。Microsoft 365グループとの紐付けや、プライバシー設定なども可能です。

一方、コミュニケーションサイトの場合は、Microsoft 365グループとの紐付けやプライバシー設定などができず、共有対象者も広く想定されています。就業規則など社内全体で共有すべき情報はコミュニケーションサイト、プロジェクトに関する資料や機密情報などを扱う際はチームサイトと、特長に応じて使い分けるようにしましょう。それにより余計な情報を確認する手間が省け、作業を効率化できます。

SharePointを活用するときの注意点

最後に、セキュリティやデザインの観点から、活用の際に留意すべき注意点を2点紹介します。

アクセス権限の管理やセキュリティポリシーの策定が必要

SharePointでは資料や書類へのアクセス権限を管理できますが、異動や離職者があった場合、アクセス権限をそのままにしておくと情報漏えいのリスクが高まります。共有するメンバーに変更があればすぐにアクセス権限も変更し、データの編集を行えるのは必要最小限にするなど、適切にアクセス権を管理することが重要です。

また、ITの世界は日々技術が進歩するとともに、マルウェアの手口も巧妙になっています。適切に対策を行うには、セキュリティポリシーを策定し、定期的に見直しながら運用していかなければなりません。加えて情報を守るためには、従業員へのガバナンスの強化も必要です。

テンプレートを活用する場合はデザインが限られる

前述したようにSharePointはテンプレートが付いているため、専門知識がなくても簡単に社内向けページを作成できます。ただ、テンプレートで使われているデザインはシンプルなものが多いため、ページにデザイン性を求める企業にとっては物足りないかもしれません。

まとめ：業務効率アップならSharePoint

SharePointは、クラウドでファイル管理・共有ができるテレワーク時代にぴったりのツールです。書類の一元管理や、社内向けページの作成ができ、業務効率化を図れます。SharePointも入ったMicrosoft 365の導入の際はビズらくオリジナル資料「Office製品 まるわかり解説 買い切り型クラウド型どうちがう？ 」をぜひご覧ください！

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