【採用担当向け】オンライン面接のやり方！成功に導くためのポイントを解説

オンライン面接（Web面接）の導入により、企業は人材確保の選択肢を広げられるだけでなく、採用コストの削減といったメリットも得られます。しかし、ノウハウがないため、導入したくてもできずにお困りの採用担当者様もいると思われます。本記事では、オンライン面接の準備や当日の進め方を解説し、成功のポイントやおすすめツールも紹介します。

オンライン面接のやり方・進め方

オンライン面接の進め方は、以下の通りです。

アイスブレイク

いきなり面接に入る前に、まずは「アイスブレイク」を行いましょう。詳しくは後述しますが、アイスブレイクとは応募者の緊張を和らげるために行う、簡単なコミュニケーションを指します。天候や最近のニュースなど、共感を得られそうな話題を振るのがコツです。

面接官の自己紹介

次に、「面接官の自己紹介」を行います。誰が面接を担当するのかを明示することで、応募者に安心感を与え、面接に集中しやすい環境を整えるためです。自己紹介では、氏名はもちろん、所属部署や役職なども簡潔に伝えておきましょう。丁寧な自己紹介が相手に信頼感を与えるのは、オンライン面接でも同じです。

企業の説明

そして、企業および業務内容を説明します。企業と業務内容の説明は、応募者に志望動機を再確認させるきっかけとして重要です。企業や業務の情報を明確にすることで、応募者は入社後のキャリアパスや自己の展望をイメージしやすくなります。お互いの認識のすり合わせは、入社後のミスマッチ防止に大きな役割をもちます。

面接官から応募者に質問

次に、面接官から応募者に対して質問をしましょう。履歴書や職務経歴書だけでは判断できない、強みやコミュニケーション能力を確認します。一方的な質問攻めにならないよう、応募者の回答によく耳を傾け、対話になるよう意識するのが重要です。

応募者からの逆質問

その後、応募者からの逆質問を受けます。逆質問の場は、応募者の疑問や不安を解消するとともに、採用側にとっても、応募者の価値観や関心事を知るよいチャンスです。応募者の疑問にきちんと答えることで、入社後のミスマッチ防止効果も期待できます。

業務連絡・クロージング

最後に、業務連絡・クロージングをしてオンライン面接を終えます。面接結果の通知時期や今後のスケジュールを明確に伝えることで、応募者の不安を解消し、企業への信頼感を高められます。応募者に対して、感謝の言葉を贈ることも大切です。

オンライン面接までに必要な面接官の準備

機材・ソフトウェアをそろえる

オンライン面接を成功させるためには、適切な機材とソフトウェアを準備しなければなりません。面接に使用するデバイスは、画面が大きく安定性の高いパソコンがおすすめです。スマートフォンやタブレットでも実施は可能ですが、その場合は専用のスタンドを用意して固定しましょう。

クリアな音声でコミュニケーションを取るために、ノイズキャンセリング機能付きのマイク・イヤホンやヘッドセットの準備もおすすめします。オンライン面接では、ハウリングが問題になることがありますが、ヘッドセットやイヤホンを使用することで防止できます。

また、当然ながらカメラが付いていない端末だと、応募者と対面できません。必要に応じて外付けカメラも用意しましょう。 通信環境については、安定した有線LANの使用が理想的です。Wi-Fiを使用する場合は、事前に電波の強い場所を確認し、その場所で面接を行いましょう。

WEB面接ツールについては、Zoom・Google Meetなどの、オンライン会議ツールの使用が一般的です。いずれの場合も、セキュリティなどの関係で、事前に最新バージョンにアップデートしておく必要があります。

面接環境を整備する

オンライン面接では、画面越しでもスムーズなコミュニケーションができるよう、適切な環境作りが欠かせません。チェックするのは、明るさ・映像・音声の3点です。

面接官の表情がはっきりと見えることは、応募者が安心して面接に臨み、集中するために重要な要素です。窓からの自然光を利用する場合は、逆光にならないよう注意してください。明るさが不足する場合は、デスクライトなどで補いましょう。

カメラに映る範囲内の背景は、できるだけシンプルに整えましょう。机の上も必要な書類やメモ以外は片付けておくことをおすすめします。ツールによっては背景を差し替えたり、ぼかしたりすることもできます。

服装については、通常の対面面接と同様に、フォーマルな装いを心がけましょう。画面越しでも、清潔感や仕事意識の高さを印象付けることが大切です。

面接を行う場所は、できるだけ静かな場所が適切です。エアコンや換気扇の音が気になる場合は、面接中は一時停止することをおすすめします。また、突発的な音が入らないよう、職場にいる同僚への事前周知や携帯電話のマナーモード設定・画面通知を切るなども忘れないでください。

事前テストを実施する

オンライン面接を円滑に進めるために、事前テストを実施しましょう。
カメラとマイクが正常に機能しているかは、必須のテスト項目です。カメラについては、映像の明るさや角度、背景に問題がないかを確認します。マイクは、音声が明瞭に届くか、余計なノイズが入っていないかをテストしましょう。スピーカーの音量・音質も、テストで適切に調整しておくのが重要です。

インターネットの接続状況も確認すべきポイントです。接続速度が遅い場合は、有線LANへの切り替えや、電波の強い場所への移動を検討してください。

その他にも、以下の項目を確認しておくことをおすすめします。

オンライン会議ツールを事前にテストし、基本操作に慣れておくことで、面接本番でもスムーズな進行が可能です。

オンライン面接で面接官が注意すべきポイント

求職者が話しやすい雰囲気作りを意識する

オンライン面接では、対面よりも求職者が緊張しやすい傾向があります。直接対面する場合と比較して、表情や反応が伝わりにくく、無機質な印象を与えやすいからです。そのため、面接官は求職者の本来の姿を確認するためにも、リラックスして話せる雰囲気を作るのが重要です。

本題に入る前に軽い話題を振って、求職者の緊張をほぐす試みを行いましょう。その流れで、面接官自身の自己紹介もするとよいです。経歴や趣味を共有することで、求職者は親近感を抱きやすくなります。ただし、家族構成などのプライベートに踏み込む話題は、かえって信頼感を損ねる恐れがあるので避けてください。このような工程を入れることで、オンライン面接の雰囲気は大きく変わり、求職者がもつ本来の実力を見極めやすくなります。

カメラを見て話すよう意識する

オンライン面接で意外と見落としがちなのがカメラ目線です。ついつい画面に映る求職者の方の顔を見たり、デュアルディスプレイの場合はサブモニターを見たまま話してしまいがちですが、これでは相手に「視線が合っていない」という印象を与えてしまいます。

人が対面で会話をする際、相手の目を見て話すことは、相手への敬意や真剣さを伝える基本的なマナーです。オンライン面接においても、この原則は変わりません。

面接官がカメラ目線を意識すると、求職者は面接官が自分に集中し、真剣に話を聞いていると感じやすくなります。逆に、面接官が画面を注視してカメラを見ない場合、求職者は「ちゃんと話を聞いてくれているのだろうか」など、不安を抱く可能性があります。些細なことではありますが、カメラ目線を意識するかしないかで、求職者の印象は大きく変わるため、注意しましょう。

面接開始前に入室して待機する

オンライン面接では、求職者よりも先に面接官が入室して待機してください。これには主に2点の理由があります。

1点目は、マイクとカメラの設定、インターネット接続の最終確認をするためです。面接の開始前に入室してチェックしておけば、問題が発生した場合でも、余裕をもって対応できます。

2点目は、求職者の不安を軽減するためです。面接官が先に待機していることで、求職者は「時間や場所を間違えていないか」という不安を解消し、より落ち着いて面接に臨めます。

必要な資料の準備状況なども確認し、求職者が入室した際には速やかに挨拶をしましょう。そのときに、求職者側の音声と映像の状態を確認することで、スムーズに面接を開始できます。このような準備は、企業の誠実さや仕事への姿勢を求職者に伝えるために重要です。

オンライン面接を成功に導くために大切なこと

開始前に適度なアイスブレイクを実施する

オンライン面接では、画面越しのコミュニケーションという特性上、対面での面接以上に緊張感が高まりやすい傾向にあります。そのため、対面での面接よりも丁寧なアイスブレイクを行い、リラックスした雰囲気を作るのが大切です。

効果的な話題の例としては、天候・最近のニュース・企業の周辺環境などが挙げられます。また、「オンライン面接は慣れていますか？」といった質問も、通信状態の確認を兼ねられ、自然な会話のきっかけとなります。

ただし、アイスブレイクに時間をかけ過ぎると面接時間を圧迫するため、5分ほどを目安に適度な会話を心がけましょう。また、プライバシーに踏み込む話題は避け、面接の場にふさわしい内容を選ぶことが重要です。

質問内容や判断基準を事前にまとめておく

オンライン面接では対面と比べて、その場の雰囲気を活かした即興的なやり取りがしづらい面があります。そのため、事前準備がより重要です。
まずは、求職者から確認したい内容を質問リストとしてまとめましょう。職務経験・保有スキル・志望動機・将来のキャリアプランなど、重要なポイントを漏らさず確認できるようにします。また、想定される回答に対する追加質問も用意しておくと、スムーズな進行につながります。

面接官が複数人いる場合、面接官どうしでの事前打ち合わせも欠かせません。「Aさんは求職者の自己紹介後に職務経験について質問する」、「Bさんは技術的なスキルについて深掘りする」など、面接官それぞれの役割を明確にしておきましょう。そうすることで、当日の進行がスムーズになるだけでなく、求職者に対する評価の公平性も高められます。

また、評価基準についても事前に明確化することが重要です。必須となるスキルや経験、加点要素となる資格、自社の企業文化との適合性など、合否判定の基準をあらかじめ設定しておくことで、より客観的な評価が可能です。

通信トラブル時の代替案を考えておく

オンライン面接において通信トラブルはつきものです。スムーズな採用活動を継続するためにも、事前に対策を用意しておきましょう。

よくあるトラブルとしては、接続不良や音声・映像の途切れなどが挙げられます。万が一に備えて、 ZoomやGoogle Meetなど複数のオンライン会議ツールを、いつでも使用できる状態にしておくことをおすすめします。

それと同時に、面接中に通信トラブルが発生した際の対応策や連絡手段も、事前に求職者と決めておきましょう。アイスブレイクの一環として、通信トラブル時の対応策を説明しておくのも有効です。

重要なのは、トラブル対応策を面接官全員で共有しておくことです。トラブルが発生した際、誰が求職者に連絡を取り、どのように面接を再開するのか、具体的な手順を部署全体で決めておきましょう。迅速かつ適切な対応は、求職者への企業イメージ維持にもつながります。

オンライン面接とコミュニケーションにおすすめのツール

オンライン面接におすすめのツール：Zoom

Zoomは人気のオンライン会議ツールのひとつで、パソコンはもちろんスマートフォンでも使用できます。オンライン面接でもよく用いられている代表的なツールで、高画質・高音質・シンプルに操作できることが特徴です。画面共有機能も備えており、企業や業務の説明が視覚的かつ効果的に行えます。

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内定者とのコミュニケーションにおすすめのツール：LINE WORKS

LINE WORKSは、チャット・カレンダー・ビデオ会議など、仕事に便利な機能をひとつのアプリに統合したコミュニケーションツールです。LINEの使いやすさを踏襲しつつ、法人利用に必要な管理機能や高度なセキュリティを備えています。

LINEと操作感が似ているので、導入障壁が低く実務での使用もスムーズです。ビデオ会議機能もあるので、オンライン面接にも使用できることに加え、LINEと繋がることのできる唯一のビジネスチャットなので内定者への説明会や連絡も簡単に行えます。

東京工科大学が2024年度に新入生1,712人（男女比約6対4）を対象に実施した、大学新入生の利用実態調査では、SNS利用率1位が「LINE」で、99.2％であることから内定者を逃さないためのコミュニケーションツールとしてLINE WORKSはとても注目されています。
参照元：新⼊⽣の「コミュニケーションツール」利⽤実態調査 | 東京工科大学

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まとめ：オンライン面接の成功が優秀な人材確保につながります

オンライン面接は、人材確保の幅が広がるほか、採用コスト削減などのメリットもあります。成功させるには、機材とツールを用意した上で、入念な事前準備が必要です。オンライン面接ツールにお困りなら、ビズらくにご相談ください！