ビズらくが行ったDX化による課題解決支援事例として、明星大学同窓会様におけるZoom導入のケースを紹介します。ICT・ウェブ担当理事の榎本様に、導入の背景や活用方法、得られた効果についてインタビューしました。Zoom導入により、遠方のメンバーの出席も容易になり、議事録作成や情報共有の効率化も実現したとうかがいました。
一般社団法人明星会 明星大学同窓会様の紹介
一般社団法人明星会 明星大学同窓会は1968年に創設された同窓会を2022年4月に一般社団法人化した組織です。大学の支援、奨学金の給付、親睦を深めるためのイベント開催や会報の発行などを行っています。地域や職域別に支部が複数あります。
ICT・Web担当理事の榎本様にインタビューし、ツール導入や代理店選定の経緯、導入後の効果について実際の状況をうかがいました。
ビズらくで契約されたサービス
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導入の背景：理事会運営に課題
――Web 会議サービスのZoomを導入したきっかけは何でしたか？
明星大学同窓会榎本様（以下、榎本様）：コロナ禍で対面での会議が困難になったことがきっかけです。また、理事会は法人化により原則出席義務がありますが、遠方に住んでいて都合がつかないメンバーがいることも課題でした。
コロナ禍の最初の頃はメール会議で対応しました。ただ、議事次第の準備や議事録作成、情報共有に時間と手間がかかり、細かい内容を詰めるのも困難でした。そこで、当時流行し始めていて、無料版もあったZoomを使うようになりました。
ツール選定と導入までの経緯
――最初は無料版のZoomを利用したのですね。他のWeb会議ツール、例えばMicrosoft Teamsなどもありますが、なぜZoomにしたのでしょうか？
榎本様：最初使い始めたのは私ではなく、誰かが無料版を見つけて使い始めました。大学では Teamsを使っていますが、同窓会は別組織なので、合わせる必要もありませんでしたし、Zoomのほうが使い勝手が良いと思いました。
――途中で代理店を通して有料版に切り替えたのですか？
榎本様：当初は、別の案件で利用していた代理店に依頼しました。ただ営業担当者の対応に不満がありました。契約更新の連絡漏れやその後の対応が悪かったこと、メールでの対応だけで電話連絡がないことなどです。
――そうでしたか。導入から運用までのステップはどのようなものでしたか？
榎本様：理事会を通し、決算が4月に新しくなるので予算申請し、その後許可が下りて実施という流れで、期間は2か月ほどです。今回は12月で、価格がむしろ安くなる状況だったので、変更を申請して切り替えました。一応執行部の許可を取って、理事会では報告だけでした。
ビズらくを選んだ理由と対応の評価：支援体制が充実
――今回、前の代理店からビズらくに切り替えていただいたわけですが、選定の際に重視したポイントはありましたか？
榎本様：まず、営業担当者の対応が非常に良かったことです。質問にもすぐ応答してくれるので好印象でした。当時は1ライセンスだったのですが、丁寧に対応してくれました。
あとは、Zoomに関するマニュアルや支援体制がしっかりしていたことです。年契約ですし、切り替えのサポートは大事だと思いますが、前の代理店では申し込んだあとにもマニュアルがなく何通ものメールが来るだけで、登録や設定に手間がかかったのとは大きな違いがありました。
――評価していただき、ありがとうございます。弊社への切り替え後に期待していたことや、実際どうだったかについても教えていただけますか？
榎本様：期待していたのは、気軽にいろんなことを質問できることですね。Zoom以外にもOffice365の話やGoogleのクラウドサービスのことも聞きましたが、すぐに対応してもらえました。詳しい人達を集めてZoomで説明会までしてくれて、ありがたかったです。
――お役に立てたようで良かったです。
導入後の効果：会議の円滑化、資料共有の手間削減に成功
――Zoomを毎月の会議で利用しているとのことでしたが、コロナが落ち着いてきた現在でもZoomを利用して良かった点や効果などはありますか？
榎本様：ほぼ毎月開かれる執行部会と理事会で活用しています。仕事で忙しい遠隔地在住の方も参加しやすくなりました。メールとは異なり、顔を見ながらのコミュニケーションが可能になり、会議が円滑に進むようになりました。
――メール会議と比べると、情報共有の面でも変わりましたか？
榎本様：はい。メール会議では非常に詳細な議事次第を作成するなど、事前の準備が大変でしたが、今は事前打ち合わせもZoomでやり、要点をまとめて会議で議論する形になり、準備の手間も省けるようになりました。
今後の展望：高齢の会員へのサポート・浸透がカギ
――その他に導入したいITツールやクラウドサービスなどはありますか？
榎本様：議事録作成なのですが、AIを活用して文字起こしの精度を向上させたいです。自宅でのZoom会議では無料サービスできれいに文字起こしができたので、会議室で複数人での利用にも対応できるものを希望しています。特に、大きな会議室で話し手からマイクが遠いと雑音が入り音声が拾いづらいので、マイク配置の工夫や外付けマイクも検討しています。
――なるほど、Zoom AI Companionの利用も検討できそうです。 さらに、今後はこういうツールを使ってこんなことをしたい、といった展望はありますか？
榎本様：ファイルのやり取りはメールで行っていますが、皆が別々に作成したファイルをまとめる担当者の負担が重いので、今後はクラウド上での共同編集に移行したいと思っています。
――クラウド上の共同編集だと、どのファイルが最新版か分かりにくくなる問題を防げます。また、ログが記録されているので間違って削除しても戻せるなど、バックアップという意味でもおすすめです。
榎本様：まだ実感していないので、ぜひやってみたいです。資料の共同編集やファイル共有、スケジュール共有のために、 Microsoft 365 または Google Workspace といったクラウドサービス（グループウェア）の導入を検討しています。広報活動における記事・写真の収集・共有や、年間スケジュールの共有を効率化させていきたいですね。PC、プロジェクター、スクリーンなどのハードウェア購入も検討しており、ビズらくに相談する予定です。
ドキュメント共同編集におすすめのサービス
Microsoft 365
Word、Excel、PowerPointなどがまとまったオールインワンサービス！
常に最新バージョンで使えるので、Officeの入れ替え作業はありません。
買い切り型からクラウド型へ移行しましょう。
Google Workprace
Googleドキュメントでは、他のユーザーとドキュメントを共有し、共同で編集することができます。
編集画面右上の「共有」ボタンをクリックし、共有相手のメールアドレスを入力するか、
リンクをコピーして共有することで、複数人でリアルタイムに編集できます。
――明確なビジョンがあり素晴らしいです。導入へ向けて課題はあるでしょうか？
榎本様：私はコンピューターの基礎教育を担当する教員だったので新しいツールに興味が強いですが、高齢の会員への操作説明や浸透は難しいので、特に最初のうちは導入するツールを絞る必要があります。ITツールに不慣れな高齢層に対する習熟支援がカギですね。
組織全体のIT化を進めていきたい
――最後に、今後の目標を教えてください。
榎本様：Zoom導入を足がかりに、クラウドサービスなどの活用を進め、組織全体のIT化・効率化を図りたいです。ITツールの浸透には課題もありますが、前に進めていく必要があると感じています。
――ビズらくは他団体にもおすすめですか？
榎本様：はい、対応力の良さがポイントです。さまざまなITツールやサービスについても気軽に相談できて助かっています。価格も大事ですが、極端に高くなければ、営業の対応が一番大事だと考えています。
――ビズらくに今後期待することはどんなことでしょうか？
榎本様：クラウド活用事例などの情報提供があると助かります。業種は違っても、使い方を参考にしたいです。
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