士業向け電話代行サービスとは｜メリットや選ぶときのポイントを解説

弁護士や司法書士をはじめとする士業の皆様は、日々の業務において電話対応に多くの時間を費やしていることと思います。顧客からの問い合わせ、関係各所との連絡、そして営業電話など、電話対応は業務の一部ではありますが、その対応に追われることで、専門性の高い業務に集中できないという課題を抱えることも少なくありません。そこで注目されているのが、電話代行サービスです。
電話代行サービスとは、貴社にかかってきた電話を外部のオペレーターが代わりに対応するサービスであり、電話代行業とも呼ばれます。これにより、士業の皆様は電話対応の負担を軽減し、本来注力すべき専門業務に集中することが可能になります。本記事では、士業における電話代行サービスの必要性やメリット、活用事例、そしてサービスの選び方について詳しくご紹介します。

士業における電話代行サービスの必要性

弁護士や司法書士などの士業にとって、電話対応は重要な業務である一方、専門業務や外出が多いといった理由から、常に事務所で電話を受けることが難しい状況があります。顧客からの問い合わせや、裁判所、役所といった公的機関からの連絡など、重要な電話を取り逃すことは信頼に関わる可能性も否定できません。特に一人または少人数で事務所を運営している場合、電話対応のために専門業務が中断されたり、営業時間外の電話に対応できなかったりといった課題が生じやすくなります。
また、新規の顧客は迅速な対応を期待しているため、電話に出られないことが機会損失につながる可能性もあります。このような状況において、電話代行サービスは、事務所にかかってくる固定電話への一次対応を任せられるため、電話の取りこぼしを防ぎ、機会損失の防止にも繋がります。常に電話に対応できる体制を構築することは、顧客満足度の向上やビジネスチャンスの最大化につながるため、士業にとって電話代行サービスの必要性は高いと言えるでしょう。

士業が電話代行サービスを利用する利点

電話代行サービスを導入することで、弁護士や司法書士をはじめとする士業は様々なメリットを享受できます。電話対応のプロフェッショナルが会社の顔として対応するため、電話の取りこぼしを防ぎ、顧客からの信頼獲得にも繋がります。また、電話対応に費やしていた時間を専門業務に充てることが可能になり、業務効率の向上も期待できます。

業務効率の向上

電話代行サービスを導入することで、弁護士をはじめとする士業は、電話対応に割かれていた時間を大幅に削減できます。これにより、法律相談や書類作成といった専門性の高い業務に集中できるようになり、業務全体の効率化が図れます。電話対応のプロが一次対応を行うため、電話の取り次ぎや簡単な問い合わせ対応を代行してもらえることで、コア業務に集中できる環境が整います。

専門業務への集中

弁護士や司法書士などの士業は、専門知識を活かした業務が中心であり、これらの業務に集中できる環境が不可欠です。電話代行サービスを利用することで、電話応対の時間を削減し、本来注力すべき裁判の準備や書類作成、顧客対応といった専門業務に、より多くの時間を充てることが可能になります。電話対応による中断が減ることで、集中力を持続させ、業務の質を高めることに繋がります。

顧客からの信頼獲得

電話代行サービスを利用することで、顧客からの信頼獲得に繋がります。プロのオペレーターが秘書のように丁寧かつ的確な電話応対を行うため、電話の相手に良い印象を与えられます。特に、初回問い合わせの電話は、事務所の第一印象を左右するため重要です。電話代行サービスによって、顧客を待たせることなく迅速かつ丁寧な対応が可能となり、事務所全体の信頼性向上に貢献します。また、専門用語にも対応可能なオペレーターであれば、よりスムーズなコミュニケーションが実現し、顧客は安心して相談できます。

電話の取りこぼし防止

士業にとって、電話の取りこぼしは新規顧客の獲得機会を逃すだけでなく、既存顧客からの重要な連絡を逃してしまうリスクにも繋がります。電話代行サービスを導入することで、営業時間外や担当者不在時でも電話対応が可能となり、24時間対応可能なサービスを選べば、夜間や休日を含め、かかってきた電話を取り逃すことなく対応できます。これにより、機会損失を防ぎ、顧客からの信頼維持にも貢献します。

採用や教育に関するコスト削減

電話対応のために専属の事務スタッフや秘書を雇用する場合、採用活動に関わる費用や時間、さらには教育・研修にかかるコストが発生します。電話代行サービスを利用すれば、これらの採用や教育にかかるコストを削減できます。サービス提供会社のプロのオペレーターが電話対応を行うため、自社で人材を確保・育成する必要がありません。また、急な欠員が出た場合でも、サービスの利用を継続できるため、電話対応体制を安定させることができます。

業種別の電話代行サービス活用事例

電話代行サービスは、弁護士、司法書士、税理士、会計事務所、行政書士など、様々な業種の士業事務所で活用されています。それぞれの業種の特性に合わせてサービスをカスタマイズすることで、より効果的な電話対応が実現できます。ここでは、業種別の電話代行サービス活用事例をご紹介します。

弁護士事務所

弁護士事務所では、裁判所や依頼者からの電話が多く、専門性の高い内容や緊急性の高い連絡が含まれることがあります。弁護士が接見や裁判などで不在の場合でも、電話代行サービスを利用することで、重要な電話を取り逃すことなく、相手に失礼なく対応できます。オペレーターは、用件を正確に聞き取り、担当弁護士へ速やかに報告します。法律用語に対応可能な電話代行サービスを選ぶことで、よりスムーズなコミュニケーションが実現し、依頼者からの信頼を得やすくなります。

司法書士事務所

司法書士事務所では、不動産登記や相続に関する問い合わせ、金融機関や関係各所からの連絡などが頻繁にあります。司法書士が外出している場合や、複雑な案件に対応中で電話に出られない場合でも、電話代行サービスが代わりに対応します。例えば、登記の進捗状況に関する問い合わせや、必要書類に関する簡単な質問などに対し、オペレーターが一次回答を行うことで、司法書士は専門業務に集中できます。司法書士の業務内容を理解しているオペレーターであれば、より適切な対応が可能です。

税理士事務所

税理士事務所では、確定申告時期や税務調査の時期に電話対応が増加する傾向があります。顧問先からの税務相談や、税務署からの連絡など、重要かつ専門的な内容の電話が多くなります。電話代行サービスを利用することで、これらの電話に迅速に対応し、担当税理士へ正確な情報を伝達できます。簡単な問い合わせであればオペレーターが対応し、税理士は複雑な税務処理やコンサルティング業務に集中できます。経理や税務に関する用語に慣れたオペレーターがいるサービスを選ぶと、より安心して任せられます。

会計事務所

会計事務所では、顧問先からの経理や会計に関する問い合わせ、金融機関や役所からの連絡などが発生します。月次・年次の決算業務や税務申告業務で多忙な時期でも、電話代行サービスが電話対応を担うことで、業務効率を落とすことなく対応できます。オペレーターは、問い合わせ内容をヒアリングし、担当者へ引き継ぎを行います。これにより、会計士は専門的な会計処理や経営コンサルティングに集中できます。会計事務所の業務フローに合わせた柔軟な対応が可能なサービスを選ぶと良いでしょう。

行政書士事務所

行政書士事務所では、許認可申請や書類作成に関する問い合わせ、官公署からの連絡などが発生します。行政書士が許認可申請のために外出している場合や、書類作成に集中したい場合でも、電話代行サービスが電話対応を代行します。例えば、申請書類の書き方に関する簡単な質問や、手続きの進捗状況に関する問い合わせなどに対し、オペレーターが対応することで、行政書士は専門業務に集中できます。行政手続きに関する一般的な用語に慣れているオペレーターであれば、よりスムーズな対応が可能です。

その他士業

弁理士、社会保険労務士、土地家屋調査士、不動産鑑定士など、その他の士業においても電話代行サービスは有効です。例えば、弁理士事務所では特許や商標に関する問い合わせ、社会保険労務士事務所では労働問題や社会保険に関する問い合わせ、不動産鑑定士事務所では不動産の評価に関する問い合わせなどが発生します。これらの専門性の高い問い合わせに対し、電話代行サービスは一次対応を行い、担当者へ正確な情報を伝達することで、士業の専門業務への集中を支援します。また、不動産業やネットショップ運営など、士業以外の業種でも、顧客からの問い合わせやクレーム対応など、電話対応業務の効率化のために電話代行サービスが活用されています。

電話代行サービスの選択基準

士業事務所が電話代行サービスを選ぶ際には、いくつかの重要な基準があります。自社の業務内容や求めるサービスレベルに合った業者を選ぶことで、最大の効果を得られます。対応内容、料金体系、オペレーターの質、セキュリティ体制、導入実績などを比較検討することが重要です。

対応内容

電話代行サービスを選ぶ際には、どのような対応を依頼したいのかを明確にする必要があります。単に電話を受けて用件を伝える一次応対だけでなく、簡単な問い合わせへの回答、特定の部署への転送、さらにはクレーム対応や24時間対応の可否など、サービスによって対応範囲は異なります。自社の業務で発生しうる電話の種類や、オペレーターに任せたい業務範囲を考慮し、必要な対応内容を提供しているかを確認しましょう。特に、専門性の高い問い合わせや緊急性の高い連絡が多い士業事務所では、柔軟な対応が可能なサービスを選ぶことが重要です。

料金体系

電話代行サービスの料金体系は、サービス提供会社やプランによって様々です。月額固定料金制や、コール数に応じた従量課金制などがあります。自社の月間のおおよその入電件数や、希望するサービス内容を考慮し、コスト効率の良い料金プランを提供しているかを確認しましょう。また、初期費用やオプション料金についても事前に確認しておくことが重要です。複数のサービス提供会社の料金プランを比較検討し、予算に合った無駄のないプランを選ぶことをお勧めします。

オペレーターの専門性と品質

電話代行サービスの品質は、オペレーターのスキルに大きく左右されます。士業の専門用語や業界知識にある程度精通しているか、ビジネスマナーを習得しているか、丁寧かつ正確なコミュニケーションができるかなどを確認することが重要です。可能であれば、トライアル期間を利用してオペレーターの対応品質を確認すると良いでしょう。秘書検定などの資格保有者の在籍率を公開しているサービス提供会社もあり、オペレーターの専門性や品質を判断する材料となります。

セキュリティ体制

士業は顧客の機密情報や個人情報を取り扱うため、電話代行サービスにおいても強固なセキュリティ体制が不可欠です。個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）への準拠や、情報の取り扱いに関する規程が明確に定められているかを確認しましょう。プライバシーマークやISO27001などの認証を取得しているサービス提供会社は、セキュリティ対策に力を入れていると考えられます。弁護士や司法書士事務所など、特に機密性の高い情報を扱う場合は、サービス提供会社のセキュリティ体制について十分に確認することが重要です。

導入実績

士業向けの電話代行サービスを選ぶ際には、士業事務所での導入実績が豊富にあるかを確認することも重要な基準となります。特に、自社と同じ業種（弁護士、司法書士、税理士など）での導入実績があるサービス提供会社であれば、当該業種特有の電話対応ニーズや専門用語に対する理解があると期待できます。導入事例を確認することで、どのような課題を解決できたのか、どのような効果があったのかを知ることができ、サービス選択の参考になります。

電話代行サービスの導入で対応可能な業務

電話代行サービスを導入することで、士業事務所の電話対応に関する様々な業務を外部委託することが可能になります。これにより、事務所のスタッフはコア業務に集中できるようになります。具体的にどのような業務を代行してもらえるのかを理解することは、サービスを最大限に活用するために重要です。

電話の一次応対

電話代行サービスを導入する最も基本的な目的は、かかってきた電話の一次応対を任せることです。事務所にかかってきた電話に代わりに応答し、会社名や個人名を名乗った上で、相手の用件をヒアリングします。これにより、事務所のスタッフは電話に縛られることなく、目の前の業務に集中できます。特に会議中や外出中、来客対応中など、電話に出られない状況でも、電話代行サービスがあれば電話の取りこぼしを防ぐことができます。

伝言の正確な伝達

電話代行サービスの重要な役割の一つは、電話で受けた伝言を正確に担当者へ伝えることです。オペレーターは、電話で確認した相手の名前、連絡先、用件などを正確に聞き取り、事前に設定した方法（電話、メール、チャットツールなど）で担当者へ速やかに報告します。秘書のように、担当者が外出先からでもリアルタイムに伝言を確認できるような仕組みがあれば、迅速な折り返し対応が可能となり、顧客満足度の向上にも繋がります。

特定の電話への対応可否設定（営業電話など）

電話代行サービスでは、特定の種類の電話について、あらかじめ対応ルールを設定できる場合があります。例えば、営業電話については担当者へ取り次がずに断る、緊急性の高い電話は担当者の携帯電話へ転送するなど、自社の運用に合わせて柔軟な設定が可能です。これにより、業務に関係のない電話に煩わされる時間を削減し、本当に重要な電話のみに対応できるようになります。これにより、業務効率をさらに向上させることができます。

電話代行サービス導入時の考慮事項

電話代行サービスをスムーズに導入し、効果的に運用するためには、いくつかの考慮事項があります。事前の準備や電話転送の設定、そして将来的な契約解除の可能性まで考慮しておくことが重要です。

サービス開始までの準備

電話代行サービスの利用を開始するにあたり、いくつかの準備が必要です。まず、自社の電話対応に関する課題や、サービスに求める内容を明確に定義します。次に、複数のサービス提供会社を比較検討し、自社に最適なサービスを選択します。契約後は、電話応対のスクリプト作成や、オペレーターへの情報共有、報告方法の決定などを行います。サービス提供会社と密に連携を取りながら、円滑なサービス開始を目指しましょう。また、現在の電話システムからの移行についても考慮が必要です。

電話転送の設定方法

電話代行サービスを利用するためには、事務所の固定電話にかかってきた電話をサービス提供会社へ転送する設定が必要です。この設定方法は、現在利用している電話回線や電話機によって異なります。NTTなどの通信事業者に問い合わせるか、電話代行サービスの担当者から案内を受けることで、適切な設定を行えます。留守番電話に設定している時間を短くするなど、電話代行サービスへスムーズに繋がるように設定を調整することが重要です。

契約解除と通常運用への移行

電話代行サービスの利用を開始した後、契約内容の見直しや、サービスを解除して自社での電話対応に戻すといった可能性も考慮しておく必要があります。契約解除の手続きや、解約時の違約金の有無、通常運用へ戻す際の電話転送設定の解除方法などを事前に確認しておきましょう。サービス提供会社によっては、契約期間の縛りがあったり、解約の申し出期限が定められている場合があります。スムーズな移行のためにも、契約内容をしっかりと把握しておくことが大切です。

おすすめの電話代行サービス

士業向けの電話代行サービスは数多く存在し、それぞれに特徴があります。サービス内容、料金、対応品質、セキュリティ体制などを比較し、自社のニーズに最も適したサービスを選ぶことが重要です。複数のサービス提供会社を比較検討し、資料請求や無料トライアルなどを活用することで、自社にとって最適なパートナーを見つけることができるでしょう。