電子帳簿保存法の改正により、猶予期間の2023年12月末までに契約書の保存や管理に関して方向性を定め、スムーズに運用できる準備を整えておく必要があります。まずは、今回の電子帳簿保存法の改正点を説明し、どのように対応すべきかを解説します。また、おすすめの電子契約サービスにも触れますので、ぜひご検討ください。

電子帳簿保存法改正で書類の電子化に関する要件が緩和!

電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や領収書、請求書などの書類について、データで作成・保存する方法について定めた法律です。1998年に施行されて以来、社会情勢にあわせて何度も改定が繰り返されています。2022年の改正ポイントは以下のとおりです。

①電子取引の電子データ保存の義務化
②税務署による事前承認の廃止
③タイムスタンプ要件の緩和
④検索要件の緩和

今回の改正は、対応が遅れていた企業に対し、導入ネックとなっていた要件を緩和する措置を取るものとなっています。一方で、EDI取引や電子契約書などの電子データで授受した取引情報は、印刷した書面での保存が認められなくなり、規制が強化される側面もあります。

2024年1月には、すべての事業者がこれに対応しなければならないため、義務化に向けて早いうちに準備を進める必要があります。対応には相応のコストがかかるものの、契約フローを電子契約に切り替えれば、関係する書類の保管・管理を電子データのみに済ませられます。これにより、ペーパーレス化に加え業務効率化が可能です。

なお、従来の紙の契約書はスキャナ保存が可能であり、タイムスタンプ要件が緩和されるなどの措置もあります。しかし、先立って2023年10月に開始するインボイス制度への対応や、法改正にまつわる今後の情勢を考えると、請求書は形式を問わず、クラウド上にて一括受領することが望ましいでしょう。クラウドシステムの電子契約サービスは、契約書の作成・更新がスムーズに行え、クラウド上で簡単に保存でき、一元管理ができるなどのメリットがあるためおすすめです。

参考：国税庁 電子帳簿保存法の概要
参考：国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト

電子帳簿保存法の改正ポイントについて知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
▶電子帳簿保存法 2022年改正のポイントは？義務化への対応法も解説！

電子帳簿保存法での電子契約書とは? ケース別に保存方法と注意点を解説

電子帳簿保存法では、取引先と書面で取り交わした契約書は「スキャナ保存」が可能で、電子取引上の電子契約書は「電子取引データ保存」が必須です。正しい手順でルールに沿って締結した電子契約書は、書面の契約書と同等の効力が認められます。契約書を電子化することで、さまざまなメリットがあります。

印紙税や郵送料を削減できるほか、契約締結までに要する日数を短縮できます。検索性と保存性が担保されることでガバナンス強化につなげることも可能です。
ここからは、契約書を電子化する方法を2つのケースに分けて紹介します。

ケース1. 既に紙で締結した過去の契約書を電子化する場合

紙ベースの契約書を電子化する場合は「スキャナ保存」に該当します。スキャナ保存を行うにあたっては、次の要件を満たす必要があります。

要件1. 入力期間の制限
スキャナ保存の要件として、契約書を作成または受領してから電子化するまでには、一定の期限が定められています。
2022年の改正前は、期限が3営業日以内と決められていました。ただ、状況によっては短期間での電子化は難しいケースもあります。これを受け、改正後は入力期間が延長され、最長で2か月と7営業日以内であれば認められるようになりました。そのため、以前よりも余裕をもって処理することが可能です。

要件2. タイムスタンプの付与
電子データは、紙の書類のように誤った箇所を二重線で修正したり、訂正印を押したりする必要なく、簡単にデータが書き換えられます。これを悪用した不正な改ざんが行われることのないよう、国税関係の電子データには、基本的にタイムスタンプの付与を必要とします。 タイムスタンプとは、ある特定の時点においてデータが存在していたことと、その後変更がないことを、公的に証明する認証サービスです。タイムスタンプは、第三者機関である時刻認証局(TSA：Time-Stamping Authority)によって発行されます。

改正以前は、スキャナ保存の際には手段にかかわらず、すべてのデータにタイムスタンプの付与が必須とされていました。しかし、2022年の改正で、訂正や削除履歴が残るクラウドサービスなどを使用した場合に、タイムスタンプが不要となりました。
なお、タイムスタンプを使用する場合にも、入力期間と同じく付与の期限が定められています。法改正以降は書類の作成・受領から「最長2か月と概ね7営業日以内」です。

要件3. スキャナ･パソコンのスペック
紙の書類を電子データ化する際には、ただ写真や画像として残せばよいというわけではなく、スキャンに使用する機器についていくつかの要件を満たす必要があります。
まず書面の文字、グラフや表、イラストや写真などを明確に読み込んで、原本と同じように出力できる環境を整備しなくてはなりません。読み取れる解像度が低い機器では、電子データとして認められない可能性があります。最低限の水準として、画像解像度は200dpi以上が必要です。
また、一般的な書類はモノクロでの読み取りも認められていますが、契約書などの重要書類に関してはカラー画像でスキャンする必要があります。カラーの場合、それぞれ256階調以上(24ビット)の赤、緑、青の階調を持つことと規定されています。
なお、解像度と色彩の要件を満たし、出力時に可読性を損なわなければ、スキャナ以外にスマートフォンやデジタルカメラでの撮影も認められています。

要件4. 所轄税務署長等への適用届出書の提出(重要書類のみ)
ここまでに挙げた要件のいずれかを逸脱する重要書類をスキャンして保存する必要がある場合、税務署に申請手続きを行います。
過去の書類のスキャンについては、「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出書(過去分重要書類)」の用紙に必要事項を記入して提出し、あらかじめ所轄税務署長の承認を受けておく必要があります。過去分の重要書類は、記録事項の入力が確認できれば、タイムスタンプを必要としません。

ケース2. 新たに電子契約を結ぶ場合

新規に電子契約を締結する場合は、電子取引に該当します。電子帳簿保存法の電子取引として満たす必要のある契約書の要件は、主に以下の2種類です。

要件1. 真実性の確保
電子データは、紙の書類よりも不正・改ざんが容易なことから、電子契約において真実性の確保は重要です。具体的には、以下に挙げた4つのうち、いずれかひとつを満たすことで不正や改ざんの疑いがない、正式な書類であることを担保できます。

①タイムスタンプが付与されたデータを受領
②データを作成・受領したあと(またはその業務の処理にかかる期間を経過したあと)速やかにタイムスタンプを付与
③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用する
④訂正削除の防止に関する事務処理規程の策定、運用、備え付け

タイムスタンプを利用しない方法としては、多くの場合、③の要件を満たしたクラウドシステム(電子契約サービス)が用いられます。

要件2. 可視性の確保
電子取引のデータを記録・保存する場合、可視性の 確保が求められます。これは、自社で電子データを有効活用することはもちろん、税務監査が入った際の税務職員に求めに応じて、該当の書類をスムーズに出力・確認できるようにするためでもあります。主な内容は以下のとおりです。

①見読可能装置の備え付けなど
②検索機能の確保

①は、14インチ以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタを使い、それぞれの操作説明書を備え付けることで要件を満たせます。②の検索機能の確保とは、特定の書類を見つけるためのキーとなる「取引年月日・取引金額・取引先」の3項目をスムーズに検索できることを意味します。クラウドシステム(電子契約サービス)には保存した取引情報の検索機能が搭載されているため、スムーズに導入できます。

電子契約サービスを導入するなら｢GMOサイン｣がおすすめ

電子帳簿保存法によるデータ保存の義務化を受け、電子契約サービスの導入が進んでいます。しかし、どのサービスが自社に適しているか、決断に悩む担当者もいるかもしれません。
どのような契約を誰と交わしているかをはじめ、月・年ごとの契約量、導入支援サポートやストレージの要否など、会社の状況や目的に応じて検討すべき事項が多数あります。
例えば、取引先との関係によって、簡易的な契約印タイプと、法的拘束力の高い実印タイプのどちらで電子契約を結ぶべきかが異なります。10年以上の長期署名が必要な場合や、特定の取引先との契約には、実印タイプも一案です。

クラウド型の電子契約サービス「GMOサイン」は、これら2つのタイプの両方に対応しているなど、さまざまなメリットがあります。具体的な特長としては、以下のとおりです。

①立会人型・当事者型の2つのタイプに対応

GMOサインは、メール認証による簡易的な立会人型(契約印タイプ)、電子署名法に準拠した法的拘束力の高い当事者型(実印タイプ)の2つのタイプに対応しています。いずれの場合もスムーズな契約が行えるため、業務効率化につながります。

②契約書の送信料が安い

GMOサインは、契約印タイプの送信料が1件110円と安価です。紙での契約に比べて印紙代、郵送費などがかからないため、コスト削減につながります。契約本数が多い事業者には特におすすめです

③アフターサポートが充実している

GMOサインは、電話やチャットサポートに対応しています。さらに、導入後のサポートとして、動画コンテンツやウェビナーなども提供しているため、迷わず安心して利用できます。

法改正以降、要件が緩和される一方で、電子データ保存の義務化によって、対応を急ぐ企業が増加すると見られます。電子契約サービスの導入は、企業のDXにつながるほか、業務効率化やコスト削減への第一歩となります。ぜひ、サポート体制の充実したGMOサインをご検討ください。