職場において業務や案件の担当者が変わるのは珍しいことではありませんが、その際に問題になりがちなのが担当者の変更に伴う生産性の低下です。この問題を防ぐには、適切な方法で引き継ぎを行う必要があります。本記事では、業務の引き継ぎの基本的な意義や重要性、引き継ぎに役立つコツやITツールを紹介します。

業務の引き継ぎとは？

業務の引き継ぎとは、仕事の内容やノウハウなどを後任者に伝達する作業のことです。多くの場合、引き継ぐ側（前任者）の異動や転職、休職などに伴って必要となります。引き継ぎをしっかり行うことで、担当者の変更に伴って生産性が落ちたり、業務上のトラブルが起きたりするリスクを最小限に抑えることが可能です。

引き継ぎ資料とマニュアルとの違い

引き継ぎをスムーズに行うためには、引き継ぐ側が事前に引き継ぎ資料を用意しておくのが役立ちます。引き継ぎ資料とは、引き継ぎ対象となる業務や案件の具体的な内容や進捗状況、関連情報、注意事項などを記載したものです。

「業務内容を伝える資料」という点ではマニュアルとよく似ていますが、業務の基本的な内容や標準的な進め方を網羅的に記載するマニュアルに比べて、引き継ぎ資料は個々の業務に特有の情報を伝えることにより特化しています。例えば、「取引先からの入金を確認する方法」はマニュアルで説明すべきことですが、「取引先のA社は入金が遅れがちだから要注意」という情報は引き継ぎ資料の方に記載するのがふさわしい内容です。

引き継ぎ業務はなぜ重要？

引き継ぎ業務が企業にとって重要なのは、担当者の変更に伴って生産性を落とさないためです。先述のように、実際に業務をこなす中では、マニュアルに含まれないような知識やノウハウなどが必要なことも多々存在します。それらが前任者から十分に継承されていなければ、後任者は手探りで仕事をこなさなければならず、十分なパフォーマンスを発揮できません。特に、顧客や取引先に関係する業務でミスやトラブルが起きれば、自社の信頼性低下につながる恐れもあります。

また、しっかり引き継ぎを済ませておくことは、引き継ぐ側にとっても重要です。引き継ぎをしっかり済ませておかないと、異動・退職後も以前の職場から頻繁に問い合わせが来る可能性があります。自分自身も新たな職務や生活に早く慣れようとしているところに、以前の仕事のフォローまでするのは大きな負担です。

そのため、引き継ぎを確実に行うことは、企業と前任者、後任者のいずれにとっても欠かせないことです。

引き継ぎの3つのコツ

引き継ぎを成功させるためには、以下で紹介する3つのポイントを押さえておくことが重要です。

1.後任者のペースを第一に考える

引き継ぎにおいて最も重要なことは、「早く伝えること」ではなく、「確実に伝えること」です。引き継ぐ側にとっては当たり前にできることでも、引き継ぎを受ける側にとってそうであるとは限りません。そのため、引き継ぎに際しては多少教えるのに手間取ってもイライラせず、後任者と密にコミュニケーションを取って理解度を確認しながら進めましょう。

なお、こうした綿密なコミュニケーションを取るためには、ビジネスチャットを活用すると便利です。ビジネスチャットがあれば、引き継ぎ中はもちろん、社内での異動であれば引き継ぎ後も、異動した前任者と簡単に連絡を取って、不明点の問い合わせなどをしやすくなります。さらに、チャットでのやりとりは記録として見返せるので、引き継ぎ内容を伝える際やメモ、簡易的なマニュアルとして機能させることもできます。

ビズらくおすすめビジネスチャット

2.関係者を巻き込む

引き継ぎを行う際は、上司や同僚にも引き継ぎ事項に関する簡単な情報共有をしましょう。これは引き継ぎ後に、後任者が必要に応じて周囲から配慮やフォローを得られるようにするためです。後任者が頼れる相手を作っておけば、異動・退職後に前任者がフォローする必要性も大きく下がります。

また、営業職など社外の関係者と直接接するような仕事の場合は、これまでお世話になった挨拶も兼ねて、後任者の紹介なども済ませておくのがおすすめです。事前に知らせもなく担当者が変わるのは、先方に迷惑や悪印象を与えかねません。事前に紹介しておいた方が、信頼関係を維持しやすくなります。

3.属人化を防ぐ

日頃から上司や同僚との情報共有や業務のマニュアル化などを積極的に行い、属人化を防ぐことも重要です。普段から担当業務の内容や進捗状況などがしっかり共有できていれば、上司や同僚も業務についてある程度は把握できているので、後任者をフォローしやすくなります。また、引き継ぎ資料やマニュアルなどが充実していれば、口頭だけで引き継ぎをするよりも後任者の理解度をスムーズに深めることが可能です。

情報共有に際しては、先に紹介したビジネスチャットをはじめ、グループウェアやマニュアル作成ツールなどが役立ちます。こうしたツールを活用することで、効率的に業務連絡や業務状況の把握、ナレッジの蓄積・継承などを促進できます。

引き継ぎを効率化する4つのツールの活用方法

ここまでにも触れてきたように、引き継ぎに際してはITツールの活用が効果的です。以下では、人事異動や引き継ぎに役立つ具体的なITツールとその活用方法を解説します。

SmartHRで異動手続き・人事業務を効率化

まず紹介するのは、クラウド型の人事・労務管理システムである「 SmartHR 」です。 SmartHRは、人事データの管理・更新作業はもちろん、適切な人員配置の支援も行う人事担当者向け人事・労務管理システムです。（※）
※タレントマネジメントプランのみ利用可能です。

例えば、人事に際して困ったことになりがちな「あるある」として、「人事情報の更新が大変」という問題があります。しかし、SmartHRがあれば、社内の人事データを一元管理し、必要なときにすぐに見つけること、そして簡単に情報更新することが可能です。

また、SmartHRは、従業員の適正配置を支援する「配置シミュレーション」という機能も搭載しています。（※）※タレントマネジメントプランのみ利用可能です。
これは直感的な操作で、従業員の経歴や勤続年数、資格の有無などの人事データを参照しながら人員配置を検討できる機能です。

引き継ぎがうまくいかない要因として、「そもそもその仕事に向いていない従業員が後任者になること」が考えられます。その点、この配置シミュレーションを使えば、人事データを効果的に活用して最適な従業員を後任者に選定し、配置転換に伴う負荷を軽減可能です。

ペーパーレスで引き継ぎ資料やマニュアルを作成できる3つのツール

引き継ぎ資料やマニュアルの作成に際しては、社内情報共有サービスや動画マニュアルなどを活用するのもおすすめです。こうしたツールを用いて引き継ぎを行うことで、文書の作成やナレッジの共有が容易になり、引き継ぎや属人化の解消を進めやすくなります。

1. Microsoft 365 OneNote

引継ぎを効率化するツールとしては、ノートアプリの「Microsoft 365 OneNote」（以下、OneNote）が第一に挙げられます。 OneNoteとは、 Officeソフトや手書き、画像の貼り付けなど多様な方法を使って、資料をノート感覚で作成できるツールです。作成したノートはメールやクラウド上で共有したり、共同編集したりできます。OneNoteを活用すれば、マニュアルはもちろん、日報や打ち合わせメモ、顧客の案件情報などさまざまな資料を簡単に作成し、引き継ぎに役立てることが可能です。

2.サイボウズ Officeのファイル管理

中小企業向けのグループウェア「サイボウズ Office 」のファイル管理を活用することでも、ペーパーレスで引き継ぎを行えます。これは、クラウド上で文書のアップデート・ダウンロード・共有・更新などを実現する機能です。ファイルのバージョン管理もできるので、マニュアルを継続的に更新する場合にも役立ちます。サイボウズ Officeには、その他にもスケジュールやプロジェクトの管理、報告書の共有、掲示板など、引き継ぎや情報共有に役立つ機能が豊富にあります。プレミアムコース限定ですが、カスタムアプリ機能を利用して、業務用アプリを簡単に作れるのも魅力です。

3. Zoomのクラウド録画

オンライン会議システムとして有名な「 Zoom 」ですが、そのクラウド録画機能を使えば、いつでも動画で確認できる引き継ぎ資料(動画マニュアル)を作成できます。使い方は簡単で、Zoomを起動し、マニュアルのテーマとなる操作画面を共有した状態で録画ボタンを押し、[クラウドにレコーディング]を選択するだけです。こうすることで、システムの操作手順などの動画マニュアルを作成し、Zoomクラウド上で保存・共有できます。文章だけの説明に比べ、動画は実際の作業風景を確認できる分、直感的に理解しやすいのが利点です。

まとめ：スムーズな引き継ぎには、ツールの活用がおすすめ

担当者が変わっても仕事に悪影響を出さないようにするためには、引き継ぎをしっかり行うことが重要です。引き継ぎに際しては、引き継ぎ資料やマニュアルの作成・共有や、関係者間の綿密なコミュニケーションが求められます。これらを実現するには、本記事で紹介したビジネスチャットやグループウェアなどの活用がおすすめです。ぜひビズらくで確認してみてください！