総務部が担当する人に関する業務をらくにしよう！
入社手続きにかかわる書類を紙で行っている
勤務時間や給与、勤務地を記載した労働条件通知書を発行したり、労働契約書・雇用契約書によって雇用契約を締結したり。入社の手続きは多くの紙業務がつきものです。さまざまな書類に記入依頼をして、郵送して、印鑑を押して…。さらには、社員の情報を台帳や名簿に転記・更新と膨大な手間がかかります。
ここが大変
・書類準備や郵送作業の手間が大きい
・不備がないかの確認や再依頼が面倒
・提出状況の管理が煩雑になる
・個人情報を含む紙管理が大変
その悩み、SmartHRで解決！
入社手続きをオンラインで大幅短縮！
入社手続きは、書類の作成や発送、従業員の記入済み書類の回収やデータ入力などさまざまなステップを経る必要があります。手続きに必要な書類はすべて非常に重要なもので正確さが求められる一方で、期限も決まっているものもあるためスピードも求められます。
そこで、おすすめなのがSmartHRです。入社情報の提出を電子上で依頼し、従業員がスマートフォン・PCで入力するだけで入社手続きが完了します。入社手続きにかかるステップを短縮できます。加えて、総務部が行う大変なデータ入力や転記・押印の作業時間を大幅に削減します。
契約期限の“切れ・漏れ”も徹底対策！
雇用契約などの書類更新は、契約更新対象者の過不足がないかの確認をしたり、また未提出者をエクセルでリストアップしてリマインドの連絡をしている方も多いのではないでしょうか。
しかし、SmartHRでは契約期限が近い文書を自動的にリストアップし、管理までオンラインで完結します。期限の“切れ・漏れ”をなくし、文書管理そのものを効率化します。従業員ごとに依頼の進捗状況がわかるため、個別のリマインドもスムーズに実施できます。
ビズらくがおすすめするお助けアイテムはこちら
雇用契約や入社手続き、年末調整などの多様な労務手続きを
ペーパーレス化し担当者の業務負荷を大きく軽減します。
社員の交通経路や給与情報の管理にExcelを利用している
交通経路や給与情報の管理においても、Excelを使用している企業が多いのではないでしょうか？古くから使われているフォーマットの申請書をそのまま使い続け、それをもとに確認を行いExcelで管理もしくは印刷して配布する運用で非効率のままになってしまっていることが多く見受けられます。
ここが大変
・最短経路や重複分、正しい交通費の確認が面倒
・毎月紙に印刷して給与明細の配付する作業が大変
・従業員の人数が多ければ多いほど手間がかかる
・運賃改定・異動・中途入社のたびに対応が必要
その悩み、勤怠管理システムや労務管理システムで解決！
交通費精算の確認作業を自動で！
交通費精算業務は手間がかかります。従業員の交通経路はもちろん。利用経路・費用は、都度Web検索で正しいか確認していませんか。膨大な作業量になりますよね。
そこで、おすすめなのがkinconeの交通費の自動マッチング機能です。kinconeは日々の出退勤の打刻時に、通勤で利用した交通系ICカードをタッチするだけでICカードから読み取った交通費と利用経路の情報を自動的にマッチングさせます。
ビズらくがおすすめするお助けアイテムはこちら
必要な機能が絞られたシンプルな設計で導入もスムーズ！
働きやすいを実現する勤怠管理・経費精算クラウドシステム。
給与明細をオンライン配付！
毎月行う給与明細の印刷や封入作業は従業員が多ければ多いほど大変。紙・印刷代や郵送代などもかかります。さらに、配布先を間違えてしまうといった人的ミスの発生のリスクもあります。
そこでおすすめなのが、SmartHRの給与明細機能です。Excelや給与ソフトから出力した結果をわずか数クリックで取り込み、担当者が内容を確認し問題がなければ通知メールで一斉配布！オンラインで完結します。
ビズらくがおすすめするお助けアイテムはこちら
給与明細の配付や年末調整などにまつわる
煩雑な業務を大幅に改善！サクサク業務が進みます。
人に関する業務の効率化UPで仕事をらくに！
今回は総務部のお仕事の中でも「人に関する業務」である勤怠管理などの人事労務系のお仕事にスポットを当てて業務効率UPのコツをご紹介しました。しかし、総務部のお仕事はまだまだたくさんあります。
皆さんのお仕事をらくにするために次回は「お金に関する業務」で一緒に業務改善のヒントを見つけましょう！
商品についてのお問い合わせ
電話でのお問い合わせ
（受付時間：9:00～18:00 土日祝を除く）
.png)
.png)
