e-文書法は、商法などによって保存することが義務付けられている書類を、電子文書として保存することを認めている法律です。本記事では、e-文書法の対象となる書類や保存時に求められる要件、電子帳簿保存法との違い、ペーパーレス化推進のメリットについて解説します。各種法令に対応したクラウドサービスも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

e-文書法とは? 概要をわかりやすく説明

e-文書法（電子文書法）とは、商法などで保存が義務付けられている文書や帳簿を、書面（紙）だけではなく、電子文書（電磁的記録）として保存することを認めている法律 です。正式には、以下の二つを指す総称であり、2005年4月に施行されました。
・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

本法律が制定された背景には、書類の管理・保存が民間企業で負担になっていたことがあります。具体的には、書類の保存スペースの問題やファイリングの負担、文書を検索する際の手間などが挙げられます。e-文書法の目的は、書類の保管にかかる負担を軽減し、ICTの活用を促進することによって、民間企業の利便性を向上させ、ひいては国民の生活の向上や経済の健全な発展を図ることにあります。対象の文書を電子保存するためには、法令で定められた要件を満たさなければなりませんが、電子化することによって、コストの削減や業務の効率化など、さまざまなメリットが得られます。

e-文書法と電子帳簿保存法との違いって何?

電子帳簿保存法は、財務省および国税庁が管轄する、国税関連文書の電子保存について規定している法律 です。具体的には、仕訳帳などの帳簿類、貸借対照表や損益計算書などの決算関連書類、納品書・請求書などの取引関連書類、電子取引関連書類などの保存要件を定めています。その要件は、可視性（誰もが視認・確認できること）と真実性（データが改竄されていないこと）が求められています。

一方、e-文書法は商法などをもとに民間を対象に、多数の省庁や法律が関与 しています。保存要件は、見読性、完全性、機密性、検索性が求められています。e-文書法の対象帳票や保存要件は、以下で詳しく解説します。
▶電子帳簿保存法一問一答! よくある誤解や間違いを解消

e-文書法の対象書類

e-文書法は、約250本の法律によって保存が義務付けられた書類全般を対象にしており、書類の種類は多岐にわたります。例えば、以下が挙げられます。

e-文書法で電子保存するための4つの要件

上述したような対象書類を電子保存するための要件として、e-文書法では、見読性、完全性、機密性、検索性の要件を規定しています。ただし、多数の法律が関連しているため、内容は一定ではありません。

1. 見読性

見読性とは、電子保存した書類が紙の書類と同じように、文字が見やすく、読みやすい状態で保存されている状態 のことを指します。パソコンやタブレットなどの画面に表示したり、プリンターで出力したりした際にも、明瞭である状態で内容を確認できることが求められます。必要なときにすぐ画面に表示したり、出力したりできる状態であることも重要です。見読性は、全ての電子保存する書類に求められる要件です。

2. 完全性

完全性とは、電子保存した文書が、改ざんされたり、削除されたりしないことが担保されており、完全な状態で存在していること を指します。電子文書は紙と違い、データの改ざんや消去を比較的容易に行えることから、完全性を確保するために電子署名やタイムスタンプが用いられます。電子署名を付与することにより、その文書をいつ・誰が作成したのかが、またタイムスタンプを付与することによって、その時刻に確実に文書が存在したことと、それ以降、改ざんされていないことが証明されます。さらに電子署名された文書が改ざんされた場合には、警告が表示されるようになっています。

2022年1月に改正された電子帳簿保存法によって、2024年1月1日以降は、取引データは原則として電子データで保存することが義務付けられました（例外が認められることはあります）。電子データの完全性を担保するためにも、対象の文書には電子署名とタイムスタンプを付与するワークフローの構築をおすすめします。
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3. 機密性

機密性とは、例えば企業においては許可された従業員のみが特定の電子データにアクセスできるように管理され、情報漏えいのリスクを抑えるための対策が実施されている状態のこと を指します。紙の文書の場合には、金庫や鍵のかかった部屋で管理し、金庫の開け方や鍵の保管場所を知る人間を制限することで機密性を確保しますが、電子データにおいても同様です。特定の従業員のみに、ファイルが保存されたサーバー上のフォルダを見えるようにしたり、ログイン時のアカウントでアクセスをブロックしたり、アクセス時にパスワードの入力を求めたりといった対策を行うことで機密性を確保します。

万が一、悪意のある第三者からのサイバー攻撃でデータが流出するようなことがあっても、解読されないように暗号化保存しておくことも重要です。これらの対策を行ったうえで、セキュリティに対する意識を向上させるための講習などを全ての従業員に対して実施することが求められます。

4. 検索性

検索性とは、電子保存された文書を有効活用するために、必要なときに必要な文書を取り出す仕組みが整っている状態のこと を指します。例えば、保存する際のファイル名を一定のルールに則って付けたり、ファイルを分類する際のフォルダもルールにもとづいて、わかりやすい名前で付けたりすることが重要です。さらに、高い検索性を確保するためには、さまざまなキーワードで目的の電子文書を探し出せる機能が必要です。日付をキーワードにして検索したり、複数のキーワードを組み合わせて検索したり、範囲を指定して検索したりできれば、検索性を高めることができます。

2022年1月の改正電子帳簿保存法では、検索要件が緩和され、取引年月日、取引金額、取引先の各記録項目で検索できればよいことになりました。ただし、範囲指定検索などに対応し（優良な電子帳簿の要件を満たし）、所定の届出を行えば、青色申告の特別控除は受けられます。
▶電子帳簿保存法における電子契約の方法と注意点

ペーパーレス化を推進する主なメリット

e-文書法や電子帳簿保存法のように、文書を電子化する制度の整備が進んでいます。紙の文書を電子化すること──すなわちペーパーレス化──により、企業は、以下のメリットが得られます。

コストを削減できる

紙の書類を電子データ化すれば、それまでにかかっていた用紙や印刷の経費を大幅に削減 できます。具体的には、用紙代やインク・トナー代に加え、プリンターのメンテナンス費用などです。さらに、書類の郵送にかかっていた費用、保管スペースを確保するための費用、廃棄の際のシュレッダーや廃棄業者にかかっていた費用なども不要になります。加えて、管理にかかっていた人件費の削減 にもつながります。

企業イメージが向上する

近年、環境保護やSDGs（持続可能な開発目標）などの観点から、企業の社会的責任（CSR： C orporate S ocial R esponsibility）に注目が集まっています。ペーパーレス化によって紙の使用を減らせば、森林資源の保護や紙ゴミ焼却時に発生するCO2の削減にもつながります。こうした取り組みをアピールし、社会的な問題に積極的に取り組んでいることが認知されれば、企業イメージの向上が期待 できます。

業務効率化につながる

紙の文書の電子データ化で検索性が向上 することによって、文書を探す手間が削減されるなど業務の効率化や生産性の向上が期待できます。また、文書を電子保存したうえで、クラウドストレージなどを利用して一元管理すれば、検索性が向上するだけでなく、どこからでも閲覧・編集できるようになり、アクセス性も向上します。情報共有も容易になり、業務の効率化に寄与します。さらに、書類の物理的なファイリングや記入漏れによる書き直し、回覧・承認のための郵送などの業務が不要になります。

ペーパーレス化の推進にはクラウドが便利

ペーパーレス化にクラウドサービスを利用すれば、多様な働き方への対応、文書の紛失防止、要件に沿った文書の保存といったメリットが得られます。

多様な働き方に対応できる

クラウドサービスを利用して電子文書を一元管理することにより、場所や時間を問わずに目的の文書にアクセス できるようになります。例えば、外出中であっても文書の内容を確認することができ、承認作業などもオンラインで完結します。クラウドサービスは、テレワークやサテライトオフィス、フレックスタイム制などとの親和性が高く、導入することによって多様な働き方にも柔軟に対応できるようになります。

文書の紛失防止につながる

紙で文書を保管する場合のリスクのひとつとして紛失が挙げられます。ヒューマンエラーによる紛失や誤廃棄、災害での消失など、紙による保管には常に紛失・消失リスクがつきまといます。文書を電子保存することにより、紛失・消失リスクは大幅に軽減 できます。クラウドサービスに保存した場合には、自動バックアップ機能を利用できることから、万が一の際にもバックアップから復元できます。

保存要件に沿って保存することができる

クラウド型のツールを使用すれば、e-文書法などの法令に対応しながら文書を作成・保存できます。例えば、取引年月日や取引金額、取引先などで検索できたり、タイムスタンプを付与したり、訂正・削除の履歴が残ったりなど、さまざまな便利な機能が用意されており、要件に沿って電子文書を保存することができます。

まとめ：e-文書法の要件に対応｜ペーパーレス化で業務効率化におすすめのツール

e-文書法は、商法などによって保存が義務付けられている文書を、電子文書として保存することを認める法律です。同法では、電子文書の保存に見読性、完全性、機密性、検索性の要件を満たすことを求めています。要件を満たしつつ、ペーパーレス化による業務効率化を実現するには、クラウド型のツールの活用がおすすめです。

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ペーパーレス化で「何から手を付けたらよいのかわからない」ような場合、まずは帳票のスキャナ保存からはじめてみる方法 もあります。文書をペーパーレス化し、業務効率化を図るのであれば、クラウドサービスの活用をおすすめします。