固定電話の必要性は? ベンチャー企業必見の信頼感を得る起業のヒント

企業における固定電話は、携帯電話よりも社会的信用があり、固定電話を持つことでさまざまなメリットが期待できます。この記事では、起業にあたり固定電話の導入を検討している方に向けて、法人が固定電話を保有するメリット・デメリットなどについて解説します。

固定電話の必要性に関する最新の動向

総務省の「令和6年版 情報通信白書」によると、固定電話を含む固定通信の契約数は、2014年度が2,773万件だったのに対し、2023年12月末時点では1,383万件と約半数に減少しています。一方、携帯電話に代表される移動通信の契約数は伸び続けており、2023年12月末時点での契約数は2億1,888万件と固定通信の約15.8倍です。

さらに、NTT東日本とNTT西日本は、2010年に固定電話サービス用網の維持限界の到来と、固定電話の需要減少を理由に、固定電話サービス用網をIP網に移行することを公表しました。そして、2024年1月1日以降、IP網と呼ばれる通信に移行しました。こうした通信会社の動向からも固定電話市場が縮小傾向だとわかります。

なお、IP網に移行したからといって電話番号が変わったり、加入している電話回線が廃止されたりするわけではありません。固定電話は通常通り使用でき、基本料金も変更されませんが、IP網に切り替わったことで、距離によって変動していた通話料金が全国一律の料金体系に変わりました（携帯電話などへの通話料金は除く）。
参照元：総務省｜令和6年版 情報通信白書
参照元： NTT東日本｜固定電話（加入電話・INSネット）のIP網移行を2024年1月1日から順次開始

法人が固定電話を持つメリット

社会的信用が高まる

法人が固定電話を保有するメリットのひとつが、社会的信用が高まることです。近年は、携帯電話を悪用した詐欺が横行しており、企業の代表電話番号が携帯電話では不信感を与える可能性があります。一方、法人用の固定電話があれば所在地や常駐する従業員の存在を証明しやすく、取引先や顧客からも一定の社会的信用が得られます。

特にITやスタートアップ、ベンチャー企業を立ち上げる場合、新規顧客の開拓や販路拡大 において社会的信用は必要不可欠です。顧客や取引先から少しでも信用を得たいのなら、固定電話の設置を検討しましょう。

プライベートと仕事を分けられる

固定電話を保有しない場合、プライベート用の携帯電話が社用電話となり、休日でも連絡が入る可能性があります。プライベートと仕事のすみ分けができなくなると、気持ちの面で切り替えができないのはもちろんのこと、情報の管理体制も甘くなりやすいため注意が必要です。

例えば、重要な機密情報や顧客の個人情報が誤送信などで外部に漏れたら、企業は大きな損害を被ることになります。加えて、個人の携帯番号を取引先や顧客に教えることで、電話番号を不特定多数にさらされたり、迷惑電話や迷惑メールが増えたりなど、予期せぬトラブルに発生するかもしれません。

しかし、固定電話を使えば、プライベートと仕事をしっかり区別することが可能です。セキュリティ上のリスクも軽減でき、プライバシー保護にもつながります。さらに、法人として固定電話を契約した場合、通話料金は通信費として経理処理が可能です。一方、個人の携帯電話を利用する場合、業務で利用した通話のみを算出しなければならず、経費処理に手間がかかります。

起業準備に役立つ

法人として起業する場合、法人登記や銀行口座の開設、法人用クレジットカードの契約などで電話番号の登録を求められます。携帯電話の番号でも可能ですが、信頼性が低いため手続きに時間がかかる可能性も否めません。特に、金融機関では企業の信用度が審査に影響する傾向にあります。

法人が固定電話を持つデメリット

リモートワークに不向きである

働き方改革や感染症拡大の影響により、近年、リモートワークを導入する企業が増えています。リモートワークの大きなメリットは、場所を問わず業務を遂行でき、通勤費や移動の負担が軽減される点です。しかし、固定電話を使う場合、使用できる場所が限られるためリモートワークには適していません。

最近では、不安定な社会情勢や気候変動を踏まえ、事業を守るための『BCP（事業継続計画）』への対応が求められています。BCPとは、自然災害などの緊急事態が発生した際に、事業資産の損害を最小限に抑えつつ、早期に事業を回復するために取り決めておくべき計画のことです。
この点でも、固定電話のみでは適切な行動が取りにくく、特に固定電話で顧客や取引先と連絡している企業では、業務に大きな支障をきたす恐れがあります。

こうした課題を解決するには、電話代行サービスの利用がおすすめです。電話代行サービスとは、企業にかかってくる電話を代理で取り、応対してくれるサービスです。通話内容は、普段利用している電話やメール、チャットツールに転送してもらえるので、リモートワークや災害時などで職場に誰もいない状態・電話番がいない状態でも受電ができ、機会損失を防げます。

従業員の負担になる

固定電話にかかってくる内容は、顧客や取引先だけとは限りません。不必要な営業電話や迷惑電話の場合も多く、従業員はこのような電話にも手を止めて対応しなければならないため、集中力が途切れて生産性の低下を招く可能性があります。

また、多忙で電話に出られないケースも少なくありません。コールが鳴り続けている状況は、発信者にとってストレスであり、企業の印象を悪くする恐れがあります。加えて、新規顧客や見込客からの問い合わせであれば、利益に直結するチャンスを失うことにもなりかねません。

特に、少人数で業務を回している企業では、受電漏れや折り返し対応の遅れなどが起こりやすく、従業員の負担も大きくなります。こうしたリスクを避けるためにも、電話代行サービスを利用するなど、自社に合った対策が欠かせません。

電話代行サービスとは

電話代行サービスの概要

電話代行サービスとは、自社の従業員に代わって電話応対にたけたオペレーターやAIオペレーター（ボイスボット）等が一次対応を担い、取次や電話内容を報告してくれるサービスです。顧客や取引先からの重要な用件のみを報告してくれるため、迷惑電話や不要な営業電話に悩まされる心配がありません。また、自社で電話応対を担当する人材を確保する必要がなく、人材雇用や育成にかかるコストの削減にもつながります。ほかにも電話代行サービスのスタッフは、電話応対に関する研修を受けており、品質の向上が期待できる点もメリットです。

ただし、電話代行サービスを利用するには、受電する電話番号を取得しなければなりません。法人用の電話番号を新しく発行したい場合は、Web上で仮想的に電話番号を発行する「電話番号発行サービス」の導入も一緒に検討するもしくは電話番号を新しく取得するところから始められる電話代行サービス「 IVRy（アイブリー）」がおすすめです。

電話代行サービスならではのポイント

電話代行サービスの業務内容は業者やプランによってさまざまです。例えば、電話代行サービスによっては、有人だけではなく自動応答やAIによる自動応答を取り入れているものがあります。「よくある質問（FAQ）」など簡単な問い合わせが多い企業の場合、このような自動応答を導入することで、オペレーターがより重要な電話応対に集中でき、問題解決のために顧客を待たせることもありません。

また、電話内容を普段使っているチャットツールやメールなどに報告してくれるサービスや、指定の電話番号に電話を転送してくれるサービスなどもあり、電話対応・電話取次に苦手意識を持つ従業員の心理的負担軽減にもつながります。ほかにも英語や中国語など外国語での対応を行ってくれる多言語対応サービスや24時間対応サービスなどもあり、活用することで顧客満足度向上が期待できます。

まとめ：電話代行や自動応答サービスを活用して信頼性向上と業務効率化につなげましょう

法人が固定電話を持つことは、顧客や取引先からの信用が得られやすい一方、従業員の負担が増えるなどのデメリットがあります。こうした課題を解決しつつ社会的信用を築くには、電話代行などの便利なサービスの利用がおすすめです。電話代行サービスなら fondesk（フォンデスク）、電話の自動応答サービスなら IVRy（アイブリー）がおすすめです。ぜひご活用を検討ください。