社内の予算策定とは？サービス導入の流れと予算取りのポイントを解説

事業の運営において資金管理は欠かせません。予算策定は、その資金管理を計画的に行うための重要なプロセスです。本記事では、予算策定について知りたい、サービスの導入をどのように予算へ組み込むべきか分からないという企業担当者の方に向けて、予算策定や予算取りに関する情報を解説します。

社内の予算策定とは

社内の予算策定とは、企業が一定期間の売り上げや経費に関して利益目標を設定し、その達成に向けて計画を立てるプロセスのことです。

言葉としては予算管理と似ていますが、その意味合いは異なります。予算管理は策定した予算に沿い、収入と支出を管理・監視することです。具体的には、利益目標との差異を考慮して調整や改善を行います。こうした予算管理のベースとして位置付けられるのが予算策定です。

予算策定の重要性

予算策定の重要性については、3つのポイントがあります。
ひとつ目は、リスクへの対処の容易化です。予算策定を行う際には今後のリスクも想定するため、問題が生じても経営への影響を低く抑えられます。

次に意思決定の迅速化です。予算策定を行うとやるべきことも明確になり、経営陣や現場における意思決定のスピードが上がりやすくなります。経営判断の遅れは機会損失につながりかねないため、予算策定は非常に重要です。

最後に経営改善の効率化です。予算策定では、重要度の高い項目に対して優先的に支出を割り振れます。適切な予算計画に沿った資金活用は、効率的な経営改善につながります。

予算策定の実施方法

予算策定の実施方法は、トップダウン方式とボトムアップ方式があります。

トップダウン方式は、全体的な見通しや戦略を踏まえて経営陣が予算を立てる手法を指し、合理的な予算配分ができること、スピード感があることがメリットです。他方、現場の意見は反映されにくく、現場レベルで見ると無理な予算が策定されてしまい、従業員のモチベーション低下につながる場合もあります。

一方ボトムアップ方式は、現場レベルでの情報を踏まえて予算を立てる手法です。現場レベルの声を予算策定に反映でき、従業員のモチベーションの向上にもつながりやすいのがメリットです。その反面、現場の声を参考にするため、予算策定には時間がかかる傾向にあります。

それぞれにメリットとデメリットが存在するため、トップダウン方式とボトムアップ方式を組み合わせた折衷方式を採用する場合もあります。

続いて、予算策定の手順の一例を3段階に分けて解説します。
まず、目標設定を行います。その際、企業の短期的・長期的な目標を明確にすることが必要です。売上高、利益率、コスト削減に関する目標など、具体的な目標を設定します。それらを企業の戦略と連動させると、社員のモチベーション向上につながります。

次に、部門別の予算を策定します。この段階では、設定した目標に基づき、各部門が必要な資金を見積もります。ポイントは、過去の実績や市場の動向、サービス導入の場合は代理店の比較などを考慮することです。

その後、全体予算の調整を行います。各部門が提出した予算案をまとめ、全社の予算を調整します。この段階では、各部門のニーズや目標、資金配分のバランスを考慮しつつ、全社の戦略に沿った形で調整を行うことがポイントです。
こうした流れで予算策定を行い、その後は定期的に予算の実行状況を把握して、必要に応じて修正を行います。

予算策定におけるサービス導入の予算取り

企業で何らかのサービスの導入を検討している場合、その導入の予算取りを行う必要があります。予算取りとは、一定期間に使えるお金を予算として企業に確保してもらうことです。

例えば、近年企業での利用が増加しているクラウドサービスを導入するようなケースでも、一定の予算を確保しなければなりません。総務省の報告によると、2023年にはクラウドサービスを導入している企業が8割近くとなっており、導入企業の9割近くが「非常に」または「ある程度」効果があったと回答しています。
参照元：令和5年通信利用動向調査　ポイント｜総務省

このように、サービスの導入を検討するのであれば早めに情報を収集し、予算取りに着手しましょう。

サービス導入の流れと予算取りのポイント

具体的なサービス導入の流れと予算取りのポイントについて、クラウドツールを導入するケースを例にして解説します。ただし、実際には各企業や導入するツールなどで流れが異なることもあるため、注意が必要です。

サービス導入のおおまかな流れとしては、以下のようになります。

導入するサービスの種類や規模などによって、サービス導入のスケジュールは異なりますが、①から⑩までを実施するのに、おおよそ2カ月以上はかかります。

サービスを導入する際のポイントとしては、個々のサービス概要やプランの内容を考慮すること、活用の範囲や費用対効果などを加味して予算を考えること、自社の予算取りのフローを把握しておくことなどが挙げられます。

サービス例と予算目安

以下では、実際のサービス例を5つ挙げて、それぞれの概要とサービス導入にかかる予算について見ていきます。

ジョブカン勤怠管理

「ジョブカン勤怠管理 」は、初めての方でもカンタンに使える勤怠管理システムです。パソコンのみならず、スマートフォンやビジネスチャットでも出退勤打刻が可能で、シフト申請や作成も直感的な画面操作で行えます。出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の4機能から3機能を選択できる「ジョブカン勤怠管理 3機能利用 年額」を例にすると、料金は5,280円（年額/1ID）、5名以上のご契約となりますので26,400円（年額/5ID）からとなります。また、労務や給与計算と同時申し込みでおトクになる人事労務バリューパックもあります。詳しくはこちら で紹介しております。導入は、その勤怠ルールに適合したシステムを見極める期間が必要なため、「新制度開始の3カ月前」がおすすめです！

KING OF TIME（キングオブタイム）

「 KING OF TIME（キングオブタイム） 」は、幅広い打刻方法が選べ、外部サービスとの連携もできるクラウド勤怠管理サービスです。打刻したデータはリアルタイムにブラウザ上で管理可能なため、作業効率化やコスト削減の効果が見込めます。料金は、「KING OF TIME システム（年契約月払い）」を例にすると、330円（月額/1ID）から契約が可能です。導入するなら、「新制度開始の3カ月前」がおすすめです。

Zoom Workplace（ズームワークプレイス）

「 Zoom Workplace（ズームワークプレイス）」は、ビズらくでは1ライセンスから購入ができ、お急ぎプランであれば最短3営業日に利用を開始できます。さらにビズらくなら、Zoom Workplace Proプランが初年度5%オフでご利用可能です。「【お急ぎプラン】Zoom Workplace Pro 1-99 1Y」の場合、ビズらくでの初年度料金は32,081円（年額/1ID）です。このサービスを導入するなら新入社員が入る前の２月から3月にかけての契約がおすすめです。

Microsoft 365（マイクロソフト 365）

「 Microsoft 365（マイクロソフト365） 」の中でもビズらくおすすめプランの「Microsoft 365 Apps for Business」では、クラウドでWord、Excel、PowerPointなどのMicrosoft Officeサービスが利用でき、常に最新バージョンのOffice製品を使うことが可能です。ご契約されるID数に応じて、たくさん割^（※）が適用されます。「Microsoft 365 Apps for Business」の場合、料金は24,710円（年額/1ライセンス）です。このサービスを導入する場合、新入社員が入る前の2月から3月にかけての契約をおすすめします。
※新規申し込みが5ID以上で初年度5%オフ、30ID以上で初年度15%オフ。本割引については予告なく変更・終了する場合がございます。あらかじめご了承ください。

アルコールチェック管理サービス スリーゼロ

「アルコールチェック管理サービス スリーゼロ 」は、アルコールチェックの管理業務を効率化するサービスです。紙管理と比べて、管理者1人当たりの労働時間が月に35分、運転者1人当たりの労働時間が1時間減らせると仮定すると、時給を2,000円とした場合、管理者10人と運転者90人が契約すると、年間で230万円のコストが削減できます。「スタンダードプラン」の場合、初期費用 16,500円に加えて、クラウド使用料の6,600円（年額/1ID）がかかります。このサービスを導入するなら、アルコール検知器買い替え時期の12月以降がおすすめです。

まとめ：サービス導入の予算取りはお早めに！

このようにどのようなサービスを導入するにおいても社内の予算策定についてはかなりの時間を要するため、予算取りは早めの動き出しが肝心です。
社内の予算策定は、予算管理のベースとなる重要なプロセスです。業務の負担を減らし、作業効率化につなげるためのサービス導入にも、予算取りは欠かせません。早めに情報をキャッチし動くことが、サービス導入までをスムーズに進めるカギとなります。サービス導入時のご相談やお見積りのご相談もビズらくは受けてたまわっておりますのでお気軽にお問い合わせください！お問い合わせはこちら