Zoomウェビナー設定の完全ガイド！便利な機能や活用シーンを徹底解説

Zoomウェビナーは、オンライン会議ツール「Zoom」の有料オプション機能です。主にウェブ上でセミナーや講演会、大規模な説明会などを開催することに特化しています。本記事では、Zoomウェビナーを使ったことがないという方のため、基本知識や初期設定の方法、使い方や主な活用シーンについて詳しく解説します。

Zoomウェビナーとは？基本知識を解説

Zoomウェビナーは、オンライン上で大規模なセミナーや説明会を実施できるZoomの拡張機能です。ここでは、通常のZoomミーティングとの違いを含め、基本的な特徴を紹介します。

Zoomウェビナーとは？通常のZoomミーティングとの違い

Zoomウェビナーはオンラインセミナー機能に特化したツールです。通常のZoomミーティングは全参加者が映像や音声を共有し、自由な発言が可能ですが、Zoomウェビナーで映像や音声を共有したり発言権を持ったりするのはホスト（ウェビナーの主催者）とパネリスト（発表者や登壇者）だけで、視聴者は講演を聴講するスタイルです。

Zoomウェビナーは事前登録や承認を通じた参加を管理でき、Q&Aや投票、アンケートによる双方向コミュニケーション機能も備えています。また、専用ライセンスを使えば最大50,000名まで同時接続できるため、企業説明会や研修会のような大規模イベントに適しています。

ただし、利用するためには有料アカウントがなければなりません。
詳しくは、ビズらくのウェビナー解説記事にも詳細が乗っておりますので是非ご覧ください。

Zoomウェビナーの初期設定｜開催前にしておきたい準備

Zoomウェビナーをスムーズに開催するには、事前の準備が欠かせません。ここからは定期的にウェビナーを開催しているビズらくがアカウントの取得やスケジュール設定、パネリストの招待方法など、開催前に行うべき初期設定の流れを詳しく紹介します！（ウェビナー担当者さん必見です！）

ウェビナーアカウントの取得

Zoomウェビナーを利用するには、まずビズらくサイトのZoom商品ページ で有料プラン（プロ、ビジネスなど）をカートに入れましょう。カートに入れる際にオプションとして500名までのウェビナー参加者に対応できる有料オプション「Webinar 500 - 1Y」を同時に追加し、申し込み手続きに進みます。申し込み手続き完了後、申し込み内容に不備がなければ、最短で次の月の月初にライセンスが開通されます。（申込日によって最短開通が難しい場合がございますのでご注意ください。）

ウェビナーのスケジュールを設定

Zoomウェビナーのアカウントを取得したら、開催日時や詳細を設定すると、案内用URLが発行されます。とまあ、テキスト上では簡単に見えますが、初めての方は設定が大変…。ということでここからはわかりやすく詳細に設定方法を記載致します。

まず、Zoom公式サイトのウェブポータルにログインします。次に、左側メニューにある「ウェビナー」の項目をクリックし、表示された「ウェビナーをスケジュールする」を選択してください。

トピック（タイトル）、開催日時、所要時間など必要事項を入力し、練習セッションや録画設定は必要に応じて設定しましょう。

最後に「保存」をクリックすると開催枠が確定し、参加案内用の招待リンク（URL）が発行されます。

代替ホスト・パネリストの登録と招待方法の確認

ウェビナーのスケジュールを設定したら、次に共同ホスト・パネリストの登録と招待方法を確認しましょう。

代替ホストの登録方法

共同ホストは、ホストと同様の権限を持ち、運営のサポートが可能です。共同ホストを割り当てる場合は、ウェビナー詳細画面より該当のユーザーのメールアドレスを代替ホスト欄に登録するだけで完了します。代替ホストがいれば役割ごとに担当権限を割り振ることができ、当日の運営がスムーズです。

パネリストの登録方法

パネリストの登録・招待方法は次の通りです。
1.ウェビナー画面の招待状タブを開く

2.氏名とメールアドレスを入力して追加

3.「新たに追加されたすべてのパネリストに招待状を直ちに送信する」にチェックを入れる
4.招待メールを送信される

これで外部の方に登壇を依頼することも可能になり、よりウェビナーの幅が広がります。

参加者登録（自動承認／手動承認）の設定

Zoomウェビナーは、出席者に対して事前登録の有無を選択できます。事前登録を必須にすれば、不正アクセスを抑制しつつ参加者リストの構築が可能です。一方、事前登録が不要の場合、URLを知っている人なら誰でも参加できるため、申込状況が把握できません。安全な運営のためにも事前登録を必須にするのがおすすめです。承認方法は登録時に自動的に承認する「自動承認」と、ホストが承認または拒否を行う「手動承認」があり、いずれかを選択します。

1.スケジュール画面で「登録」欄を展開する
2.「登録を必須」にチェックを入れる

3.招待状タブの登録設定から「自動承認」または「手動承認」を選択

4.「保存」をクリックする

ウェビナー登録ページの編集

Zoomウェビナーにはブランディング機能があり、登録ページの企業ロゴやイメージカラーを反映した独自のデザインにカスタマイズが可能です。カスタマイズを施すことで参加者に統一感のあるプロフェッショナルな印象を与え、企業やイベントの個性を強くアピールできます。
また、新たに「ウェビナー セッションのブランディング」という機能も搭載され、シーンの追加やレイアウトの変更、壁紙やスピーカーの設定など詳細な設定が可能です。
カスタマイズや「ウェビナー セッションのブランディング」の設定は、Zoom公式サイトの管理画面から簡単に行えます。ウェブポータルにログインし、対象ウェビナーの「ブランディング」タブから詳細を設定してください。

待機スペース（練習セッション）の設定

Zoomミーティングで使える「待機室」機能もZoomウェビナーでは利用できます。設定をしておけばウェビナーのリハーサルにあたる「練習セッション」中は一般の参加者は待機室におり、ウェビナーが開始すると自動的にウェビナーに移動します。（管理画面にて待機室はレイアウトも自由に設定が可能です。）

「練習セッション」は一般の参加者にはウェビナーがまだ始まっていない状態として表示されるため、配信準備や画面共有、音声チェックなどを落ち着いて行えます。
設定手順は以下の通りです。

1.Zoom公式サイトにログインする
2.メニューから「ウェビナー」を選択
3.対象のウェビナーを作成・編集
4.「練習セッションを有効にする」にチェックを入れる
5.保存して完了

練習セッションには、ホスト・共同ホスト・パネリストのみが入室可能です。準備が整い次第、「ウェビナーを開始」ボタンで本番を開始できます。（準備が整ったタイミングでウェビナーを開始しましょう！）

アンケートの設定

Zoomウェビナーを開催した際は、アンケートを活用して参加者からのイベント内容や運営に関するフィードバックを収集すれば、次回以降の改善や満足度向上に効果的です。

出席者へアンケートを送るには、ウェビナーの管理画面の「アンケート」タブからアンケートを作成・編集します。質問内容や回答形式（単一選択・複数選択など）を設定し、保存すると終了時に自動でアンケートが表示されます。

オンデマンド配信の設定

Zoomウェビナーのオンデマンド配信とは、ウェビナーを自動的にクラウド録画し、登録者が開催時間後でも録画映像を視聴できる機能です。オンデマンド配信であれば途中参加やリアルタイムで参加できなかった場合でも、ウェビナーを最初から視聴できます。

オンデマンド配信の設定手順は、まずZoom公式サイトのウェブポータルにログインして「ウェビナー」をクリックし、新規作成するか、あるいは既存ウェビナーを編集します。その際、「登録」セクションで「登録を必須」にチェックを入れましょう。

また、「ウェビナーオプション」では、次の項目両方にチェックを入れ、設定を保存したら完了です。

・ウェビナーをオンデマンドにする
・ウェビナーを自動的にレコーディングする

配信前に確認！失敗を防ぐためのチェックリスト

Zoomウェビナーの配信直前は、ちょっとした設定ミスが大きなトラブルにつながることもあります。本番で慌てないよう、音声やカメラ、共有画面などの基本チェックポイントを事前に確認しておきましょう。

オーディオ・マイクの設定は適切かを確認する

Zoomウェビナーで講演内容を正確に伝えるためにも、オーディオ・マイクの設定確認が不可欠です。準備段階ではホストとパネリスト全員で本番のURLを共有し、本番前にURLからアクセスして練習セッションにてパソコン内蔵マイクやUSBマイク、ヘッドセットなど利用機材別にオーディオのテストをしておきましょう。

スピーカーやマイクのテストは、Zoomクライアント設定メニューから行います。特に、「練習セッション」機能を有効にすると、ホストとパネリスト全員が本番同様の環境でのリハーサルが可能です。

カメラ・画面共有のオン／オフができるかをチェックする

Zoomウェビナーの失敗を防ぐためには、カメラや画面共有のオン／オフ操作が適切にできるか事前に確認することが重要です。カメラ・ビデオパネルの表示切り替えがスムーズかどうかによって、参加者の集中力維持を大きく左右するからです。

ビデオの切り替えは、ウェビナー設定で事前に行うことも可能ですし、管理画面下のメニューからオンオフを切り替えられます。ただし、パネリストが切り替えを行う場合は、事前にホストから許可をもらうことが必要です。

ビデオをオンにしたら、映像の解像度やフレームレート、画面共有の動作、ビデオオフ時のアイコン表示、照明やカメラ位置を調整します。

本番前に状態をしっかり確認し、必要に応じて練習セッションで動作をテストしましょう。

ウェビナー開始方法

Zoomウェビナーの開始方法は簡単です。Zoom公式サイトのウェブポータルにログインし、左側のメニューから「ウェビナー」をクリックします。スケジュール済みの一覧から該当するウェビナーを選び、「開始」ボタンをクリックするだけでスタートします。

「練習セッション」が有効の場合はすぐに開始せず練習セッション画面に切り替わるため、画面内「ウェビナーを開始する」をクリックして本番を始めてください。（緊張して押し忘れていた！とならないようにご注意ください！）

Zoomウェビナーの知っておきたい便利な機能

Zoomウェビナーには、スムーズな進行や参加者とのやり取りを支える便利な機能がそろっています。ホスト・パネリスト・参加者それぞれに役立つ代表的な機能と、その活用ポイントを紹介します。

Q&A機能｜ホストや共同ホストが画面を切り替えずに回答できる

Q&A機能は、ウェビナー中に参加者が質問を投稿し、ホストや共同ホスト、パネリストが一覧で管理・回答できる便利な機能です。この機能を使えば、ウェビナー中に参加者からの質問があっても、画面を切り替えることなく即時対応できます。

Q&A機能を使う場合は、事前に設定画面で有効化しておきましょう。開催中はQ&Aパネル上で質問の公開・非公開や匿名質問の許可などを選択できます。また、質問と回答はスレッド形式で整理されます。

挙手機能｜参加者が発言希望を示せる

挙手機能は、参加者が画面下の「手を挙げる」アイコンをクリックすると参加者が発言希望や質問の意思表示をできる機能です。こちらはウェビナー初心者だと少し使い方が難しい機能ですが、ホストや共同ホストは挙手した参加者をリストで確認し、順番に発言許可を与えたり、パネリストへ昇格させたりできます。この機能を活用すれば全員に発言機会を与えられるため、ウェビナー中の双方向コミュニケーション活性化に効果的です。

レポート作成

Zoomウェビナーにはレポート作成機能が搭載されています。ウェビナー後にさまざまなデータを自動でまとめて出力できる機能で、ウェビナーの効果分析や参加者管理が効率的に行えます。

取得できる主なレポートは、次の通りです。

・登録レポート（登録者のリストと詳細情報）
・参加者レポート（出席者、入退室時間、滞在時間など）
・パフォーマンスレポート（参加率やエンゲージメント統計）
・Q&Aレポート（質問と回答の履歴）
・投票レポート（投票結果）
・アンケートレポート（アンケート回答）

レポートを作成したい場合は、ウェビナー終了後Zoom公式サイトにログイン後、「レポート」「ウェビナー」の順にクリックしましょう。取得したいレポートの種類を選択したら日付やウェビナーIDで検索し、「CSVレポートを作成」をクリックするとダウンロードが始まります。

Zoomウェビナーの主な活用シーン

社内向け｜従業員への方針説明会や研修会

Zoomウェビナーは社内イベントの運営におすすめです。全拠点や本社と支社をオンラインでつなげば全従業員が同時に共有でき、社内情報共有や社内コミュニケーションの活性化に効果的です。

例えば、方針説明会では、Q&A機能を使うことで各拠点や支社からの質問にもリアルタイムで対応 できます。また、研修会では投票機能を活用し、受講者の理解度を把握しながら進行することが可能です。社内勉強会でもZoomウェビナーを利用でき、多人数でも情報共有や質疑応答が効率的に行えます。

社外向け｜オンライン展示会や会社説明会

Zoomウェビナーは、社外向けのオンライン展示会や会社説明会、新製品発表会、商品説明会、株主総会など幅広い用途で活用可能です。オンラインで開催することで、地理的制約なく多くの視聴者に情報発信でき、リード獲得や企業ブランディングや売り上げなどに貢献します。

新製品発表会では、画面共有機能を使ってデモンストレーション映像や資料を詳細に見せることができます。また、投票機能を活用して参加者の関心度をその場で調査することも可能です。会社説明会では、事前登録フォームを利用して参加者情報を収集し、イベント後のフォローや分析に役立てられます。

また、商品説明会や株主総会でもZoomウェビナーのQ&Aや投票機能を活用できるため、参加者との双方向コミュニケーションやエンゲージメント向上が図れるのもうれしいポイントです。

Zoomウェビナーを適切に設定して円滑に実施しましょう

Zoomウェビナーは、オンラインセミナーや説明会に特化したサービスです。初期設定は簡単で、便利な機能も充実しており、ビジネスにおけるさまざまなシーンで活用されています。社内外の大型イベント開催を検討している方は、ぜひ導入を検討しましょう。